FIȘĂ DE POST SECRETAR DIPLOMATIC

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR DIPLOMATIC

1.2. Cod C.O.R.:111234

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful de misiune, atașatul politic, secretarul general adjunct, personalul administrativ, interpreții, alți secretari diplomatici, pentru coordonarea activităților, pregătirea documentelor și asigurarea fluxului informațional. Externe: Colaborează cu reprezentanții altor misiuni diplomatice, oficiali guvernamentali, organizații internaționale, agenții de presă, și alte entități, pentru facilitarea dialogului, reprezentarea instituției și promovarea intereselor naționale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul diplomatic îndeplinește sarcini de suport administrativ și logistic în cadrul misiunii diplomatice, contribuind la buna funcționare a activităților ambasadei sau a delegației permanente. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea de întâlniri și evenimente, traduceri și interpretări, redactarea de note și rapoarte, precum și asistarea superiorilor ierarhici în îndeplinirea obligațiilor. Secretarul diplomatic trebuie să dețină cunoștințe solide de limbi străine, abilități de comunicare eficiente și o bună cunoaștere a protocolului diplomatic.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Redactarea și diseminarea corespondenței diplomatice, inclusiv telegrame, note verbale și circulare.
Gestionarea fluxului de documente, arhivarea și recuperarea informațiilor conform procedurilor interne.
Organizarea și coordonarea programului de lucru al superiorilor ierarhici, inclusiv stabilirea priorităților.
Pregătirea agendelor de lucru pentru întâlniri, conferințe și alte evenimente diplomatice.
Redactarea de rapoarte, note informative și alte documente necesare activității diplomatice.
Traducerea și interpretarea de documente și discursuri din/în limbi străine.
Gestionarea bazei de date a contactelor și a informațiilor relevante pentru misiunea diplomatică.
Organizarea și coordonarea deplasărilor oficiale, inclusiv rezervarea de bilete și cazare.
Asigurarea suportului logistic pentru evenimentele organizate de misiunea diplomatică.
Gestionarea corespondenței oficiale, inclusiv sortarea, distribuirea și răspunsul la solicitări.
Monitorizarea presei și a informațiilor relevante pentru activitatea diplomatică, sintetizând datele în rapoarte.
Asigurarea respectării protocolului diplomatic în toate interacțiunile.
Gestionarea și actualizarea registrului vizitatorilor.
Pregătirea de materiale informative pentru publicul larg, conform instrucțiunilor.
Asistență în pregătirea de prezentări și discursuri pentru reprezentanții misiunii.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de lungă durată, preferabil în domeniul științelor politice, relații internaționale, drept internațional sau economie.
Cunoașterea aprofundată a limbii române, scris și vorbit, cu deprinderi excelente de redactare.
Cunoașterea fluentă a cel puțin o limbă străină de uz internațional (engleză, franceză, germană, etc.), scris și vorbit.
Certificat de competență lingvistică recunoscut, nivel minim B2/C1, pentru limba străină relevantă.
Cunoștințe solide de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a aplicațiilor de gestiune a informațiilor.
Cunoștințe de protocoale diplomatice și utilizarea acestora în activitatea de zi cu zi.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul relațiilor internaționale sau al protocolului diplomatic (avantaj).
Cunoștințe de drept internațional public și privat (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință și de colaborare online (avantaj).
Atestat de securitate, conform cerințelor specifice postului (obligatoriu).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul secretariei (avantaj).
Experiență în utilizarea sistemelor de arhivare electronică (avantaj).
Cunoștințe de contabilitate de bază (avantaj).
Abilități de comunicare interpersonale și de lucru în echipă.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în activități de secretariat, preferabil în instituții publice sau organizații internaționale.
Experiență în gestionarea corespondenței oficiale și a fluxului de documente.
Experiență în redactarea de rapoarte, note informative și alte documente administrative.
Experiență în traduceri și interpretări, din/în limbi străine, constituie un avantaj.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente, conferințe sau întâlniri.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office și a altor aplicații de birou.
Experiență în lucrul cu baze de date și aplicații de gestiune a informațiilor.
Experiență în gestionarea agendelor și programului de lucru al superiorilor ierarhici.
Experiență în activități de protocol diplomatic (avantaj).
Experiență în domeniul relațiilor internaționale sau al diplomației (avantaj).
Experiență în activități de monitorizare a presei și de sintetizare a informațiilor (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare electronică (avantaj).
Experiență în gestionarea corespondenței confidențiale (avantaj).
Experiență în activități de cercetare și analiză (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de videoconferință și de colaborare online (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a programului Microsoft Word (formatare, stiluri, tabele, corespondență).
Cunoștințe bune de utilizare a programului Microsoft Excel (creare tabele, formule, grafice).
Utilizarea eficientă a programului Microsoft PowerPoint pentru realizarea de prezentări.
Utilizarea eficientă a programului Microsoft Outlook pentru gestionarea corespondenței electronice.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică (SharePoint, Alfresco).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru identificarea de informații relevante.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de traducere asistată de calculator (CAT tools) (avantaj).
Utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL, Access) (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de criptare și securizare a datelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de colaborare online (Google Workspace, Dropbox).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de editare grafică (Photoshop, GIMP) (avantaj).
Cunoștințe de programare (HTML, CSS, JavaScript) (avantaj).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de analiză de date (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al conținutului (CMS) (avantaj).
Utilizarea sistemelor de raportare și business intelligence (BI) (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a redacta note, rapoarte și alte documente administrative cu claritate și concizie.
Abilități de negociere și diplomație.
Capacitate de a gestiona situații de criză cu calm și profesionalism.
Abilități de organizare și planificare.
Capacitatea de a lucra eficient sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de relaționare interpersonale și de construire a relațiilor profesionale.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Capacitatea de a demonstra atenție la detalii și acuratețe.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Capacitatea de a demonstra inițiativă și proactivitate.
Abilități de leadership și de motivare a echipei (în funcție de rol).
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Abilități de gestionare a conflictelor și de mediere.
Capacitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesionistă în orice situație.
Abilități de a oferi și primi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente redactate/revizuite corect și la timp, volumul de corespondență gestionată zilnic, numărul de evenimente/întâlniri organizate cu succes, gradul de respectare a termenelor limită pentru sarcini, numărul de erori/omisiuni în documente, scorul obținut la evaluările periodice de performanță, gradul de satisfacție al beneficiarilor serviciilor, numărul de reclamații/sesizări primite, numărul de sarcini finalizate în bugetul alocat, numărul de îmbunătățiri procesuale implementate, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de rapoarte generate conform cerințelor, numărul de documente clasificate și arhivate conform regulamentului, numărul de evenimente/situații de criză gestionate eficient, numărul de întâlniri/conferințe organizate în conformitate cu protocolul diplomatic, numărul de traduceri/interpretări realizate cu acuratețe, numărul de cereri de informații răspunse prompt și corect, numărul de sarcini delegate și urmărite cu succes, numărul de documente/rapoarte generate conform standardelor de calitate, numărul de traininguri/seminarii participate pentru dezvoltarea profesională.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea și corectitudinea documentelor, respectarea protocolului diplomatic, claritatea și concizia comunicărilor, profesionalismul în relațiile interpersonale, eficiența organizării evenimentelor, respectarea confidențialității informațiilor, promptitudinea răspunsurilor, adaptabilitatea la situații neprevăzute, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, calitatea relațiilor de colaborare cu alte instituții, respectarea procedurilor interne și a standardelor de calitate, gradul de satisfacție al superiorilor ierarhici, calitatea prezentării informațiilor, respectarea termenelor limită, respectarea instrucțiunilor, contribuția la buna funcționare a instituției, capacitatea de a gestiona situații de criză, respectarea limbii și culturii țării gazdă, capacitatea de a reprezenta instituția într-un mod pozitiv, contribuția la îmbunătățirea proceselor interne, gradul de implicare în activitățile echipei, calitatea documentării activităților desfășurate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, adaptabilitate, reziliență, orientare către rezultate, atenție la detalii, capacitate de lucru sub presiune, gândire analitică, comunicare eficientă, relaționare interpersonale, etică profesională, discreție, profesionalism, obiectivitate, responsabilitate, cooperare, respectarea termenelor, gestionarea conflictelor, gândire strategică, leadership, capacitate de a învăța, orientare către soluții, flexibilitate, gestionarea timpului, capacitate de a asculta, gestionarea schimbărilor, gestionarea priorităților, perseverență, gestionarea emoțiilor, capacitate de a influența, capacitate de a negocia, capacitate de a delega, capacitate de a motiva, capacitate de a lua decizii, capacitate de a anticipa, capacitate de a coordona, capacitate de a construi relații, capacitate de a prezenta, capacitate de a reprezenta, capacitate de a convinge.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer performant, imprimantă multifuncțională, scanner, telefon fix și mobil, fax, software de procesare text, software de foi de calcul, software de prezentare, software de gestionare a bazei de date, software de videoconferință, software de criptare, software de traducere asistată de calculator, agendă electronică, arhivator de documente, echipamente de protecție a datelor, sistem de stocare extern, echipamente de audioconferință, echipamente de videoconferință portabile, dispozitiv de stocare USB, stație de andocare, proiector, ecran de proiectie, echipamente de sonorizare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.