FIȘĂ DE POST VICEPRESEDINTE INSTITUTIE PUBLICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:VICEPRESEDINTE INSTITUTIE PUBLICA

1.2. Cod C.O.R.:111231

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, șefii de departamente, consilierii juridici, auditorii interni și personalul administrativ pentru implementarea politicilor și strategiilor instituției. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, parteneri strategici, furnizori de servicii, reprezentanți ai mass-media și organizații neguvernamentale pentru promovarea obiectivelor instituției și asigurarea respectării cadrului legal.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Vicepreședintele unei instituții publice are rolul de a asista președintele în conducerea și coordonarea activităților, asigurând buna funcționare a acesteia. Responsabilitățile includ reprezentarea instituției în relațiile externe, implementarea politicilor stabilite, monitorizarea progresului proiectelor și oferirea de consultanță strategică. De asemenea, vicepreședintele poate exercita atribuțiile președintelui în absența acestuia, respectând prevederile legale și statutare, contribuind la atingerea obiectivelor instituționale și la îmbunătățirea eficienței activității."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Exercitarea atribuțiilor de conducere și coordonare a activităților specifice domeniului de responsabilitate, în conformitate cu strategia instituției.
- Asigurarea respectării legislației în vigoare și a actelor normative interne, monitorizând constant conformitatea activităților.
- Elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor operaționale, asigurând eficiența și predictibilitatea proceselor.
- Gestionarea și optimizarea resurselor umane, materiale și financiare, în vederea atingerii obiectivelor instituționale.
- Coordonarea activităților de planificare strategică, bugetară și financiară, asigurând alocarea eficientă a fondurilor.
- Reprezentarea instituției în relațiile cu alte autorități publice, cu parteneri externi și cu publicul, în conformitate cu protocoalele stabilite.
- Asigurarea fluxului informațional între conducere, departamente și alte entități implicate în activitatea instituției.
- Monitorizarea indicatorilor de performanță și elaborarea de rapoarte privind progresul proiectelor și realizarea obiectivelor.
- Identificarea și gestionarea riscurilor, propunând măsuri de prevenire și atenuare a impactului.
- Implementarea sistemelor de management al calității și asigurarea respectării standardelor de performanță.
- Gestionarea conflictelor și a situațiilor de urgență, asigurând continuitatea activității instituției.
- Evaluarea eficienței programelor și proiectelor, propunând îmbunătățiri și ajustări.
- Elaborarea de propuneri legislative și de politici publice, în domeniul de competență.
- Coordonarea activităților de comunicare și relații publice, promovând imaginea pozitivă a instituției.
- Asigurarea respectării principiilor etice și a codului de conduită profesională, promovând integritatea în activitatea instituției.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvirea studiilor universitare de licență, preferabil în științe economice, științe administrative, drept sau într-un domeniu relevant pentru specificul instituției.
- Absolvirea studiilor postuniversitare (master sau echivalent) într-un domeniu relevant pentru specificul instituției, constituind un avantaj.
- Experiență profesională superioară, de minimum 5 ani, într-o poziție de conducere în administrația publică sau în sectorul privat, cu responsabilități în gestionarea resurselor și coordonarea activităților.
- Cunoștințe aprofundate de drept constituțional, administrativ, financiar și fiscal, precum și de legislația specifică domeniului de activitate al instituției.
- Cunoștințe solide de management strategic, planificare, bugetare, contabilitate și raportare financiară.
- Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale, precum și de prezentare a informațiilor într-un mod clar și concis.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a altor aplicații software utilizate în activitatea instituției.
- Certificări sau atestate în domeniul managementului public, leadership sau alte domenii relevante, constituind un avantaj.
- Capacitatea de a lucra în echipă și de a coordona activitățile altor persoane.
- Cunoștințe de limbi străine, în special engleză, constituind un avantaj.
- Absolvirea unor cursuri de formare continuă în domeniul managementului public și leadership.
- Capacitatea de a analiza și interpreta date și informații complexe.
- Cunoștințe despre principiile bunei guvernări și ale eticii publice.
- Capacitatea de a lua decizii informate și de a-și asuma responsabilitatea pentru acestea.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență de minimum 7 ani în administrația publică, cu responsabilități de conducere și coordonare a activităților.
- Experiență în gestionarea bugetară, planificare strategică și monitorizarea indicatorilor de performanță, de minimum 5 ani.
- Experiență în elaborarea și implementarea de politici publice și proceduri operaționale, de minimum 3 ani.
- Experiență în reprezentarea instituției în relațiile cu alte autorități publice și cu parteneri externi, de minimum 2 ani.
- Experiență în gestionarea proiectelor, inclusiv identificarea, finanțare, implementare și evaluare, de minimum 3 ani.
- Experiență în managementul resurselor umane, inclusiv recrutare, formare, evaluare și motivare a personalului, de minimum 2 ani.
- Experiență în gestionarea riscurilor și implementarea de măsuri de prevenire și atenuare a impactului, de minimum 2 ani.
- Experiență în coordonarea activităților de comunicare și relații publice, promovând imaginea pozitivă a instituției, de minimum 1 an.
- Experiență în negocierea contractelor și acordurilor cu furnizori și parteneri, de minimum 1 an.
- Experiență în audit intern și control managerial, asigurând conformitatea cu reglementările legale și interne, de minimum 1 an.
- Experiență în gestionarea situațiilor de criză și implementarea de planuri de urgență, de minimum 1 an.
- Experiență în utilizarea de sisteme informatice de management și raportare, de minimum 1 an.
- Experiență în lucrul cu personalități politice și în gestionarea relațiilor cu mass-media, constituind un avantaj.
- Experiență în sectorul privat, cu responsabilități similare, constituind un avantaj.
- Experiență în mediul internațional, cu responsabilități de reprezentare a instituției, constituind un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
- Cunoștințe aprofundate de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Utilizarea fluentă a sistemelor de raportare și analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
- Cunoștințe solide de operare a sistemelor de management financiar și contabilitate (ex: SAP, Oracle).
- Utilizarea eficientă a sistemelor de management al proiectelor (ex: MS Project, Jira).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de e-administrare și portaluri web.
- Utilizarea sistemelor de videoconferință și de comunicare audio-video.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică și protecție a datelor.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM).
- Utilizarea instrumentelor de management al cunoștințelor și de baze de date.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de geoinformare (GIS), dacă este relevant pentru specificul instituției.
- Utilizarea software-ului de analiză statistică (ex: SPSS, R).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al performanței.
- Utilizarea platformelor de comunicare și social media pentru promovarea activităților instituției.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al calității (ISO).
- Utilizarea instrumentelor de digitalizare și scanare a documentelor.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al riscurilor.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de criptare și securizare a comunicațiilor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilitatea de a conduce și motiva o echipă, inspirând și delegând eficient.
- Capacitatea de a lua decizii strategice, chiar și în situații de incertitudine și presiune.
- Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, adaptând mesajul la audiență.
- Capacitatea de a negocia și de a construi relații de încredere cu diverse părți interesate.
- Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
- Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
- Abilitatea de a gândi strategic și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
- Capacitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi.
- Abilitatea de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
- Capacitatea de a rezolva probleme complexe și de a găsi soluții inovatoare.
- Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
- Capacitatea de a lua inițiativă și de a-și asuma responsabilități.
- Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele altora.
- Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
- Abilitatea de a construi și menține o imagine pozitivă a instituției.
- Capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență.
- Abilitatea de a gândi critic și de a evalua informațiile obiectiv.
- Capacitatea de a inspira încredere și respect din partea celorlalți.
- Abilitatea de a promova o cultură organizațională bazată pe valori etice și transparență.
- Capacitatea de a reprezenta instituția în fața publicului și a partenerilor externi.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de proiecte implementate conform planului, Gradul de respectare a bugetului alocat, Numărul de rapoarte întocmite și depuse la timp, Gradul de îmbunătățire a indicatorilor de performanță ai instituției, Nivelul de satisfacție al angajaților, Nivelul de satisfacție al beneficiarilor serviciilor, Numărul de parteneriate strategice dezvoltate, Numărul de evenimente organizate și gradul de succes al acestora, Procentul de respectare a termenelor limită pentru îndeplinirea obiectivelor, Numărul de procese decizionale îmbunătățite, Gradul de implementare a politicilor și procedurilor instituției, Nivelul de reducere a riscurilor operaționale, Procentul de îndeplinire a obiectivelor de comunicare și promovare, Numărul de reclamații și propuneri primite și rezolvate, Procentul de îmbunătățire a eficienței proceselor interne, Numărul de audituri interne și externe pozitive, Procentul de respectare a legislației în vigoare, Nivelul de implicare în dezvoltarea strategică a instituției, Gradul de contribuție la atingerea obiectivelor generale ale instituției.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea deciziilor luate, Eficiența comunicării cu părțile interesate, Capacitatea de a motiva echipa, Nivelul de implicare în dezvoltarea strategică, Abilitatea de a gestiona situații de criză, Capacitatea de a promova imaginea instituției, Calitatea relațiilor cu partenerii externi, Eficiența colaborării cu alte departamente, Nivelul de respectare a eticii profesionale, Abilitatea de a inova și de a identifica oportunități, Calitatea rapoartelor întocmite, Nivelul de profesionalism demonstrat, Capacitatea de a rezolva probleme complexe, Eficiența utilizării resurselor disponibile, Nivelul de adaptare la schimbări, Capacitatea de a delega responsabilități, Calitatea feedback-ului oferit, Nivelul de respect pentru legislație, Abilitatea de a construi consens, Capacitatea de a gestiona conflicte.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Responsabilitate, Orientare către rezultate, Capacitate de planificare și organizare, Abilități de comunicare, Lucru în echipă, Adaptabilitate, Gândire strategică, Rezolvarea problemelor, Abilități de negociere, Leadership, Orientare către client, Etică profesională, Gestionarea timpului, Abilități de delegare, Gestionarea conflictelor, Luarea deciziilor, Capacitate de inovare, Abilități de prezentare, Gestionarea situațiilor de criză.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Sistem de management al documentelor, Sistem de videoconferință, Telefon mobil/fix, Imprimantă/scanner, Software de management al proiectelor, Software de analiză statistică, E-mail, Internet, Software de criptare, Sistem de arhivare digitală, Dispozitive de stocare externă, Software de colaborare online..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.