FIȘĂ DE POST SUBPREFECT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SUBPREFECT

1.2. Cod C.O.R.:111226

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu serviciile din cadrul Prefecturii, cu directorii executivi ai instituțiilor locale, cu consilierii județeni și cu personalul auxiliar pentru asigurarea fluxului informațional și coordonarea activităților. Externe: Colaborează cu primăriile din județ, cu instituții guvernamentale centrale, cu organizații neguvernamentale, cu mass-media și cu alte autorități administrative teritoriale pentru implementarea politicilor publice și gestionarea situațiilor de urgență.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Subprefectul, ca reprezentant al guvernului, asistă prefectul în exercitarea atribuțiilor privind coordonarea și controlul activității serviciilor și instituțiilor publice din județ. Are rol de coordonator în situații de urgență, asigură respectarea legii și a ordinii publice, promovează dezvoltarea economică și socială a județului și reprezintă guvernul în relațiile cu autoritățile locale. De asemenea, verifică legalitatea actelor administrative, soluționează contestații și asigură buna funcționare a administrației publice locale.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Exercitarea atribuțiilor de conducere și coordonare a activităților din cadrul serviciilor și instituțiilor publice județene, conform prevederilor legislative.
- Asigurarea respectării prevederilor Constituției, ale legilor, ordonanțelor, hotărârilor guvernului și ale altor acte normative în teritoriul județului.
- Coordonarea acțiunilor serviciilor publice în situații de urgență, calamități naturale și alte evenimente excepționale, asigurând protecția cetățenilor și a bunurilor.
- Verificarea legalității actelor administrative emise de consiliile locale și primăriile din județ, soluționând contestațiile și asigurând respectarea drepturilor cetățenilor.
- Reprezentarea guvernului în relațiile cu consiliile locale, primăriile, consiliile județene și alte autorități publice din județ.
- Monitorizarea și evaluarea modului de aplicare a politicilor guvernamentale în domeniile sănătății, educației, culturii, protecției sociale și a altor domenii de interes public.
- Coordonarea activităților de dezvoltare regională, promovând investiții și crearea de locuri de muncă.
- Asigurarea respectării regimului juridic al teritoriului de stat, a drepturilor de proprietate și a altor drepturi reale.
- Controlul legalității actelor de punere în aplicare a hotărârilor judecătorești în teritoriul județului.
- Verificarea modului de organizare și funcționare a serviciilor de poliție și de pompieri, asigurând respectarea normelor de ordine publică și siguranță de incendiu.
- Participarea la elaborarea proiectelor de acte normative cu caracter local, în concordanță cu politicile guvernamentale.
- Asigurarea respectării prevederilor privind protecția mediului și a biodiversității, monitorizând activitățile care pot afecta mediul înconjurător.
- Coordonarea activităților de informare și documentare a cetățenilor cu privire la drepturile și obligațiile lor, precum și la serviciile publice oferite.
- Participarea la ședințele consiliului județean și ale altor organisme locale, în calitate de reprezentant al guvernului.
- Asigurarea respectării prevederilor privind gestionarea fondurilor publice, prevenind fraudele și corupția.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvirea studiilor universitare de licență, cu diplomă de licență, într-o specializare relevantă, cum ar fi drept, științe administrative, economie, științe politice sau o altă specializare echivalentă.
- Absolvirea cu succes a unui curs de formare profesională specific, organizat de Agenția Națională a Funcționarilor Publici sau de o altă instituție acreditată, privind regimul juridic al funcțiilor publice, etică și deontologie, managementul afacerilor publice și alte aspecte relevante pentru exercitarea atribuțiilor de subprefect.
- Experiență profesională relevantă, de preferință în domeniul administrației publice, a serviciilor publice sau a afacerilor juridice, care să demonstreze capacitatea de a coordona activități, de a lua decizii și de a gestiona situații complexe.
- Cunoașterea aprofundată a legislației naționale și europene în domeniul administrației publice, a dreptului constituțional, a dreptului administrativ, a dreptului muncii și a altor domenii relevante pentru exercitarea atribuțiilor de subprefect.
- Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel avansat, precum și cunoașterea unei limbi străine de lucru, de preferință engleză, la un nivel minim de conversație.
- Capacitatea de a utiliza eficient calculatorul și de a aplica programe de utilizare generală, precum și cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor și a altor aplicații specifice administrației publice.
- Aptitudini de comunicare, negociere, persuasiune și relaționare interumană, precum și capacitatea de a lucra în echipă și de a gestiona conflicte.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență de minimum 5 ani în funcții publice, în care să fi deținut responsabilități de conducere, coordonare sau control al activităților administrative, juridice sau de politici publice.
- Experiență în gestionarea și implementarea de proiecte de dezvoltare regională sau locală, cu accent pe identificarea nevoilor, elaborarea de strategii și asigurarea resurselor necesare.
- Experiență în domeniul afacerilor juridice, cum ar fi reprezentarea unei instituții în fața instanțelor de judecată, redactarea de acte juridice sau oferirea de consultanță juridică.
- Experiență în domeniul relațiilor publice și al comunicării, inclusiv gestionarea relațiilor cu mass-media, organizarea de evenimente și redactarea de comunicate de presă.
- Experiență în domeniul auditului public sau al controlului financiar, inclusiv verificarea legalității actelor administrative, analiza documentelor contabile și identificarea eventualelor abateri de la reglementările legale.
- Experiență în gestionarea situațiilor de urgență, calamități naturale sau alte evenimente excepționale, inclusiv coordonarea acțiunilor serviciilor de intervenție, asigurarea protecției cetățenilor și evaluarea pagubelor.
- Experiență în negocierea de contracte și acorduri cu parteneri interni și externi, inclusiv stabilirea termenilor și condițiilor, evaluarea riscurilor și asigurarea respectării prevederilor legale.
- Experiență în elaborarea de rapoarte, studii și analize privind diverse aspecte ale administrației publice, inclusiv identificarea problemelor, formularea de recomandări și evaluarea impactului măsurilor propuse.
- Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor de management al informațiilor, inclusiv baze de date, sisteme de management al documentelor și aplicații de analiză statistică.
- Experiență în lucrul cu diverse categorii de persoane, inclusiv funcționari publici, reprezentanți ai sectorului privat, organizații neguvernamentale și cetățeni.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare și aplicații de birou (Microsoft Office Suite, Google Workspace).
- Abilitatea de a utiliza și interpreta date din sisteme de management al informațiilor și baze de date relaționale.
- Cunoștințe solide de utilizare a aplicațiilor specifice administrației publice (ex: SICAP, e-Factura, alte sisteme de raportare).
- Capacitatea de a utiliza instrumente de comunicare electronică (e-mail, videoconferință, platforme de colaborare online).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice și a fluxurilor de lucru digitale.
- Abilități de redactare a documentelor oficiale, rapoartelor, analizelor și a altor tipuri de documente administrative.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică și de vizualizare a datelor (ex: Excel, Power BI, alte aplicații similare).
- Abilitatea de a utiliza software de cartografiere geografică (GIS) pentru analiza datelor și elaborarea de strategii de dezvoltare regională.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-guvernare și a serviciilor online oferite de administrația publică.
- Capacitatea de a utiliza instrumente de căutare și analiză a informațiilor din surse online și baze de date publice.
- Cunoștințe de utilizare a software-ului de criptare și securitate a datelor.
- Abilități de utilizare a platformelor de social media pentru comunicare și informare publică (în conformitate cu reglementările legale).
- Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de comunicare și transmitere a datelor (ex: telefoane, radio, satelit).
- Abilități de utilizare a software-ului de prezentare a informațiilor (ex: PowerPoint, Google Slides).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management de proiect (ex: Microsoft Project, Asana, Trello).
- Abilități de utilizare a software-ului de editare a imaginilor și a videoclipurilor (în scopuri administrative).
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
- Abilități de utilizare a software-ului de traducere automată (pentru documente administrative).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de audit digital și de conformare.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, inclusiv capacitatea de a adapta limbajul în funcție de interlocutor.
- Capacitate dovedită de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă, demonstrând abilități de colaborare și spirit de parteneriat.
- Abilități de negociere și persuasiune, inclusiv capacitatea de a găsi soluții de compromis și de a gestiona conflicte.
- Capacitate de a lua decizii corecte și bine fundamentate, chiar și în situații de presiune sau de incertitudine.
- Abilități de planificare și organizare, inclusiv capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
- Capacitate de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă în situații dificile.
- Abilități de leadership, inclusiv capacitatea de a motiva și de a coordona o echipă.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
- Abilități de rezolvare a problemelor, inclusiv capacitatea de a identifica cauzele, de a genera soluții și de a evalua rezultatele.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, inclusiv capacitatea de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi.
- Abilități de relaționare interpersonale, inclusiv capacitatea de a construi și de a menține relații profesionale solide.
- Capacitate de a lucra cu persoane din diferite culturi și medii sociale.
- Abilități de prezentare, inclusiv capacitatea de a vorbi în public și de a transmite informații într-un mod clar și concis.
- Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate pentru a minimiza impactul negativ.
- Abilități de networking, inclusiv capacitatea de a construi și de a menține o rețea de contacte profesionale.
- Capacitate de a gândi strategic și de a anticipa tendințele viitoare.
- Abilități de gestionare a timpului, inclusiv capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
- Capacitate de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
- Abilități de a oferi și de a primi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de rapoarte întocmite și depuse la termen, Număr de solicitări de servicii gestionate și rezolvate la timp, Număr de audiențe publice organizate și participate, Număr de proiecte de dezvoltare locală inițiate și implementate, Număr de evenimente publice coordonate și evaluate, Număr de colaborări cu alte instituții publice stabilite și menținute, Număr de acțiuni de mediere și soluționare a conflictelor realizate, Procent de respectare a termenelor limită pentru depunerea documentelor, Procent de satisfacție a beneficiarilor serviciilor prestate, Număr de reclamații sau sesizări primite și rezolvate, Procent de îmbunătățire a indicatorilor de dezvoltare locală, Număr de parteneriate cu sectorul privat stabilite și consolidate, Număr de acțiuni de promovare a imaginii județului, Număr de documente de politici publice elaborate, Procent de respectare a bugetului alocat, Număr de inspecții și controale efectuate, Procent de conformitate cu legislația în vigoare, Număr de acțiuni de informare a cetățenilor, Număr de recomandări formulate pentru îmbunătățirea serviciilor publice.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor întocmite, respectând cerințele legale și metodologice, Eficiența procesului de coordonare a activităților administrative, Nivelul de implicare în elaborarea de politici publice locale, Gradul de satisfacție al cetățenilor față de serviciile prestate, Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii adecvate, Nivelul de colaborare cu alte instituții publice și organizații, Capacitatea de a reprezenta județul în relațiile cu alte autorități, Calitatea comunicării cu mass-media și cu publicul larg, Gradul de respectare a principiilor etice și a demnității funcției, Eficiența utilizării resurselor alocate, Nivelul de inovare în soluționarea problemelor locale, Calitatea dialogului cu factorii de decizie politică, Capacitatea de a promova dezvoltarea durabilă a județului, Gradul de înțelegere a nevoilor comunității, Calitatea argumentării și a prezentării de propuneri, Nivelul de adaptare la schimbările legislative și administrative, Capacitatea de a identifica și de a valorifica oportunități de finanțare, Calitatea relațiilor interpersonale și de lucru în echipă, Gradul de respectare a termenelor limită și a procedurilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare către rezultate, Abilități de comunicare, Capacitate de lucru în echipă, Adaptabilitate, Reziliență, Gândire strategică, Capacitate de luare a deciziilor, Abilități de negociere, Orientare către client, Capacitate de rezolvare a problemelor, Abilități de leadership, Responsabilitate, Integritate, Disciplină, Proactivitate, Capacitate de planificare și organizare, Abilități de gestionare a timpului, Atenție la detalii, Capacitate de a gestiona situații de criză, Capacitate de a lucra sub presiune, Abilități de gestionare a conflictelor, Capacitate de a influența, Abilități de prezentare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scanner, Telefon fix, Telefon mobil, E-mail, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Sistem de arhivare electronică, Aplicații de videoconferință, Software de management al documentelor, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), Aparatură de copiere, Fax, Sistem de imprimare multifuncțional, Software de cartografiere geografică (GIS), Aplicații de gestionare a proiectelor, Sistem de management al bazei de date, Instrumente de analiză statistică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.