FIȘĂ DE POST SEF SERVICIU INSTITUTIE PUBLICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF SERVICIU INSTITUTIE PUBLICA

1.2. Cod C.O.R.:111225

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de departamente, consilierii juridici, specialiștii în resurse umane, auditorii interni, personalul administrativ și alte unități operative din cadrul instituției pentru asigurarea fluxului informațional și coordonarea activităților. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, furnizori de servicii, parteneri strategici, organizații neguvernamentale și alte entități relevante pentru realizarea obiectivelor instituției și implementarea politicilor publice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Serviciului din cadrul instituției publice are responsabilitatea generală de a coordona și gestiona activitățile specifice domeniului său de competență. Aceasta include planificarea, organizarea, îndrumarea și controlul personalului, asigurând respectarea legislației în vigoare și a procedurilor interne. De asemenea, este responsabil pentru atingerea obiectivelor stabilite, pentru îmbunătățirea eficienței activității și pentru reprezentarea serviciului în relațiile cu alte instituții și cu publicul. Scopul principal este asigurarea funcționării optime a serviciului și contribuția la buna administrare a instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Organizează și coordonează activitățile specifice serviciului, asigurând respectarea prevederilor legale și a reglementărilor interne.
Elaborează proiecte de reglementări interne și proceduri de lucru, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
Supervizează personalul din subordine, oferind îndrumare și consiliere profesională.
Monitorizează și evaluează performanța serviciului, identificând oportunități de îmbunătățire a eficienței.
Gestionează bugetul alocat serviciului, asigurând utilizarea eficientă a resurselor financiare.
Reprezintă serviciul în relațiile cu alte instituții publice, cu parteneri externi și cu publicul.
Analizează și interpretează date statistice și indicatori de performanță, pentru a fundamenta decizii strategice.
Coordonează implementarea politicilor și strategiilor stabilite de conducerea instituției.
Asigură respectarea termenelor limită pentru depunerea de rapoarte și documente oficiale.
Organizează și coordonează ședințe de lucru, asigurând comunicarea eficientă între membrii echipei.
Gestionează și actualizează baza de date a serviciului, asigurând acuratețea și confidențialitatea informațiilor.
Identifică și gestionează riscurile asociate activității serviciului, propunând măsuri de prevenire și control.
Elaborează și implementează planuri de acțiune pentru atingerea obiectivelor stabilite.
Monitorizează și controlează respectarea normelor de sănătate și securitate în muncă.
Realizează studii și analize privind evoluția domeniului de activitate al serviciului."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, absolvite cu diplomă de specialist, în științe administrative, științe economice, drept sau într-un domeniu similar, relevant pentru activitatea serviciului.
Studii postuniversitare de masterat, reprezintă un avantaj.
Certificări profesionale în managementul public, managementul proiectelor sau alte domenii relevante, constituie un avantaj.
Experiență profesională relevantă, de minimum 5 ani, în domeniul administrației publice sau într-un domeniu similar.
Cunoștințe temeinice de legislație primară și secundară în domeniul specific al serviciului.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice utilizate în activitatea serviciului.
Abilități de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactarea de documente oficiale.
Abilități de conducere, coordonare și motivare a personalului.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Abilități de luare a deciziilor și rezolvare a problemelor.
Cunoașterea principiilor managementului strategic.
Experiență în elaborarea și implementarea de proiecte.
Cunoștințe de contabilitate publică, reprezintă un avantaj.
Certificare în domeniul securității informațiilor, dacă este relevantă pentru activitatea serviciului."

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în administrația publică, preferabil în poziții de conducere sau coordonare.
Experiență în gestionarea și implementarea de proiecte, inclusiv definirea obiectivelor, planificarea resurselor și monitorizarea progresului.
Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri administrative.
Experiență în coordonarea și supervizarea personalului, inclusiv evaluarea performanței și oferirea de feedback.
Experiență în gestionarea bugetelor, inclusiv planificarea, alocarea și monitorizarea cheltuielilor.
Experiență în relaționarea cu alte instituții publice, cu parteneri externi și cu publicul.
Experiență în redactarea de rapoarte, note, ordine de serviciu și alte documente oficiale.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice utilizate în activitatea serviciului, inclusiv sisteme de management al documentelor și sisteme de raportare.
Experiență în identificarea și gestionarea riscurilor administrative.
Experiență în implementarea de măsuri de îmbunătățire a eficienței activității serviciului.
Experiență în analiza datelor statistice și indicatorilor de performanță.
Experiență în elaborarea și implementarea de planuri de acțiune.
Experiență în gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor.
Experiență în reprezentarea instituției în fața altor organisme.
Experiență în conformarea cu reglementările legale și interne."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice (GED).
Abilitatea de a utiliza aplicații de raportare și analiză de date (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de achiziții publice electronice (ex: SEAP).
Cunoștințe de operare a sistemelor de e-administrare și portaluri web.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor specifice domeniului de activitate al serviciului (ex: cadastru, urbanism, sănătate publică).
Abilitatea de a utiliza tehnici de căutare și analiză a informațiilor online.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor și protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
Abilitatea de a utiliza aplicații de management de proiect (ex: MS Project, Asana).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al performanței.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare și promovare online (ex: social media).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de geolocalizare (GIS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al resurselor umane (HRIS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de contabilitate publică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de telefoanie IP.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitatea de a motiva o echipă.
Abilități de comunicare eficientă, atât scrisă, cât și orală.
Capacitate de a lua decizii în situații complexe și sub presiune.
Gândire strategică și capacitate de a planifica pe termen lung.
Abilități de negociere și rezolvare a conflictelor.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordare.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date și informații.
Orientare către client și capacitate de a răspunde nevoilor acestuia.
Abilități de delegare și monitorizare a activităților.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri corective.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a gestiona performanța angajaților.
Capacitate de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor și procedurilor.
Abilități de a promova o cultură organizațională pozitivă și orientată către rezultate.
Capacitate de a gestiona schimbarea și de a implementa noi strategii și tehnologii.
Abilități de a lucra independent și de a iniția proiecte noi.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte finalizate la termen, gradul de implementare a politicilor și procedurilor interne, numărul de reclamații/sesizări primite și rezolvate, eficiența utilizării bugetului alocat, numărul de audituri interne/externe depășite cu succes, gradul de satisfacție al utilizatorilor serviciilor, numărul de indicatori de performanță îmbunătățiți, numărul de procese optimizate, reducerea timpului de răspuns la solicitări, creșterea gradului de conformitate cu reglementările legale, reducerea numărului de erori/incidente, numărul de angajați cu performanțe excelente, îmbunătățirea gradului de digitalizare a serviciilor, creșterea gradului de transparență a activității, numărul de parteneriate stabilite/consolidate, reducerea costurilor operaționale, numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru angajați, îmbunătățirea fluxului de informații între departamente, numărul de inovații implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea planificării strategice, eficiența procesului decizional, gradul de îmbunătățire a comunicării interne, calitatea relațiilor cu partenerii externi, eficiența managementului situațiilor de criză, nivelul de conformitate cu legislația în vigoare, gradul de satisfacție al angajaților, calitatea rapoartelor și a prezentărilor, eficiența managementului riscurilor, gradul de inovare și adaptabilitate, calitatea leadershipului și a motivației echipei, eficiența utilizării resurselor umane, gradul de transparență și responsabilitate, calitatea procesului de feedback și de evaluare a performanței, eficiența gestionării schimbărilor, gradul de îmbunătățire a climatului organizațional, calitatea colaborării interdepartamentale, eficiența implementării politicilor publice, gradul de respectare a eticii profesionale, calitatea gestionării conflictelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, gândire strategică, adaptabilitate, reziliență, capacitate de delegare, comunicare eficientă, leadership, colaborare, gestionarea conflictelor, luare de decizii, gândire analitică, planificare și organizare, gestionarea timpului, atenție la detalii, etică profesională, orientare către client, gestionarea schimbării, gândire inovatoare, capacitate de a motiva.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, telefon mobil, imprimantă, scaner, copiator, server de date, software de management al documentelor, sistem de arhivare electronică, platformă de videoconferință, aplicații de colaborare online, software de analiză de date, sistem de management al performanței, echipamente de protecție personală (în funcție de specificul serviciului), mijloace de transport (în funcție de specificul serviciului)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.