FIȘĂ DE POST SEF PROTOCOL DE STAT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF PROTOCOL DE STAT

1.2. Cod C.O.R.:111224

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Cancelaria Primăriei/Instituției, Biroul de Informare Turistică, Departamentul de Comunicare, Serviciile de Securitate, Departamentul Financiar, Biroul de Achiziții, Serviciile de Curățenie și întreținere. Externe: Colaborează cu reprezentanți ai instituțiilor publice, ambasadori, delegații străine, organizații culturale, agenții de publicitate, furnizori de servicii (catering, transport, securitate), mass-media, parteneri media și alte entități implicate în organizarea și desfășurarea evenimentelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Protocolului de Stat asigură buna desfășurare a evenimentelor oficiale, atât interne, cât și internaționale, organizate de stat. Responsabilitățile includ planificarea, coordonarea și supervizarea activităților de primire a oaspeților de rang înalt, gestionarea invitațiilor, asigurarea respectării etichetei diplomatice și a protocoalelor oficiale, precum și reprezentarea instituției în relațiile cu alte agenții guvernamentale și organizații internaționale. Scopul principal este de a contribui la imaginea pozitivă a țării și la buna funcționare a relațiilor bilaterale și multilaterale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea evenimentelor oficiale, atât interne, cât și internaționale, la nivel guvernamental.
Supervizarea echipei de ofițeri de protocol și a personalului auxiliar.
Elaborarea și actualizarea manualelor de etichetă diplomatică și protocoale oficiale.
Gestionarea fluxurilor de invitații, confirmări și răspunsuri, asigurând respectarea termenelor limită.
Organizarea recepțiilor, banchetelor și a altor evenimente festive, conform protocoalelor stabilite.
Asigurarea securității și a confortului oaspeților de rang înalt, în colaborare cu serviciile de securitate.
Reprezentarea instituției în relațiile cu alte agenții guvernamentale, organizații internaționale și misiuni diplomatice.
Gestionarea corespondenței oficiale și a documentelor protocolare, respectând arhivele instituționale.
Coordonarea logisticii evenimentelor, incluzând transportul, cazarea și mesele oaspeților.
Pregătirea brief-urilor și a materialelor informative pentru oficialii guvernamentali și oaspeții.
Monitorizarea și evaluarea eficienței activităților protocolare, propunând îmbunătățiri.
Asigurarea respectării prevederilor legale și a procedurilor interne în activitatea de protocol.
Gestionarea bugetului alocat activităților protocolare, optimizând resursele disponibile.
Colaborarea cu departamentul de comunicare pentru promovarea imaginii evenimentelor oficiale.
Participarea la negocieri și tratative cu reprezentanți ai altor state, în conformitate cu instrucțiunile primite.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul relațiilor internaționale, științe politice, drept internațional sau economie.
Certificare în domeniul protocolului diplomatic și etichetei oficiale, constituie un avantaj.
Cunoștințe aprofundate de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi de importanță regională constituie un avantaj).
Cunoștințe solide de drept internațional, drept diplomatic și convenții internaționale.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office și a altor aplicații de birou.
Cunoștințe privind funcționarea instituțiilor publice și a procedurilor administrative.
Cunoștințe privind organizarea și desfășurarea evenimentelor culturale și oficiale.
Certificat de securitate, eliberat de autoritățile competente, în conformitate cu legislația în vigoare.
Experiență profesională relevantă în domeniul protocolului diplomatic, relațiilor internaționale sau administrație publică, de minimum 5 ani.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană, demonstrate prin experiență profesională.
Capacitate de a lucra sub presiune, respectând termene limită și gestionând situații neprevăzute.
Cunoștințe privind utilizarea eficientă a resurselor financiare și materiale în organizarea evenimentelor.
Abilități de leadership și de coordonare a unei echipe de specialiști.
Cunoștințe privind utilizarea instrumentelor de management al proiectelor.
Experiență în redactarea de rapoarte, note oficiale și discursuri.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 7 ani în domeniul relațiilor internaționale, cu focus pe protocol diplomatic și etichetă oficială.
Experiență demonstrată în organizarea și coordonarea de evenimente de stat, de amploare națională și internațională.
Experiență în gestionarea relațiilor cu misiuni diplomatice acreditate în România și cu organizații internaționale.
Experiență în negocierea și redactarea de acorduri de colaborare între instituții publice și organizații internaționale.
Experiență în gestionarea fluxurilor de invitații și a corespondenței oficiale, respectând protocoalele stabilite.
Experiență în coordonarea echipelor de ofițeri de protocol și a personalului auxiliar, asigurând buna desfășurare a evenimentelor.
Experiență în elaborarea și actualizarea manualelor de etichetă diplomatică și a protocoalelor oficiale.
Experiență în gestionarea bugetului alocat activităților protocolare, optimizând resursele disponibile.
Experiență în reprezentarea instituției în relațiile cu alte agenții guvernamentale și organizații internaționale.
Experiență în redactarea de rapoarte, note oficiale și discursuri pentru oficialii guvernamentali.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în asigurarea securității oaspeților de rang înalt.
Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor de management al proiectelor și a pachetului Microsoft Office.
Experiență în monitorizarea și evaluarea eficienței activităților protocolare, propunând îmbunătățiri.
Experiență în colaborarea cu departamentul de comunicare pentru promovarea imaginii evenimentelor oficiale.
Experiență în gestionarea corespondenței oficiale și a documentelor confidențiale, respectând reglementările în vigoare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a software-ului de gestionare a bazei de date (ex: Microsoft Access, SQL).
Experiență în utilizarea platformelor de videoconferință și de colaborare online (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de gestionare a documentelor electronice (DMS).
Abilități de utilizare a software-ului de editare foto și video (ex: Adobe Photoshop, Adobe Premiere).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de creare a prezentărilor interactive (ex: Prezi, Canva).
Experiență în utilizarea platformelor de social media și a instrumentelor de monitorizare a conținutului online.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing și de gestionare a cererilor (ex: ServiceNow).
Abilități de utilizare a software-ului de cartografiere geografică (GIS).
Experiență în utilizarea platformelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică și de protecție a datelor personale (GDPR).
Abilități de utilizare a software-ului de criptare a datelor și de comunicare securizată.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de analiză a datelor și de generare a rapoartelor (ex: Power BI, Tableau).
Abilități de utilizare a instrumentelor de traducere asistată de calculator (CAT).
Experiență în utilizarea platformelor de e-learning și de gestionare a cursurilor online.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM).
Abilități de utilizare a software-ului de contabilitate și de gestionare a finanțelor (ex: SAP, Oracle).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al calității (ISO).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Diplomatie și abilități de negociere avansate.
Excelentă comunicare orală și scrisă în limba română și engleză.
Capacitate dovedită de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide sub presiune.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Orientare către rezultate și atenție sporită la detalii.
Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire critică.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Abilități de planificare și organizare impecabile.
Inteligență emoțională ridicată și empatie față de interlocutori.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilități de networking și de reprezentare a instituției.
Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
Spirit de inițiativă și proactivitate în identificarea soluțiilor.
Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Etichetă diplomatică impecabilă și respectarea protocoalelor.
Capacitate de a gestiona așteptări și de a comunica eficient cu diverse categorii de persoane.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Abilități de persuasiune și de influențare pozitivă.
Gestionarea stresului și reziliență în fața provocărilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de evenimente oficiale gestionate cu succes, respectarea bugetului alocat evenimentelor, gradul de satisfacție al participanților la evenimente, număr de protocoale de colaborare inițiate sau consolidate, număr de întâlniri bilaterale facilitate, număr de vizite oficiale organizate și coordonate, număr de erori sau incidente de protocol evitate, respectarea termenelor limită pentru livrarea rapoartelor, număr de reclamații sau sesizări primite și rezolvate, gradul de implementare a îmbunătățirilor propuse, număr de parteneriate strategice dezvoltate, număr de evenimente promovate și vizibilitatea acestora, respectarea normelor de securitate și siguranță, număr de resurse umane coordonate și gradul de motivare al acestora, număr de rapoarte de analiză a riscurilor elaborate și implementate, număr de audituri interne și externe promovate și rezultatele acestora, gradul de conformitate cu legislația în vigoare, număr de proiecte de îmbunătățire a proceselor de protocol implementate, număr de studii de fezabilitate elaborate pentru evenimente complexe, număr de evenimente cu impact pozitiv asupra imaginii instituției, număr de evenimente care au generat beneficii economice directe sau indirecte.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea riguroasă a etichetei diplomatice, calitatea planificării și organizării evenimentelor, profesionalismul în interacțiunea cu participanții, eficiența comunicării interpersonale, acuratețea documentelor de protocol, claritatea și concizia rapoartelor, respectarea confidențialității informațiilor, coerența și unitatea mesajelor transmise, adaptabilitatea la situații neprevăzute, creativitatea în găsirea de soluții, calitatea relațiilor interinstituționale, gradul de satisfacție al partenerilor, respectarea termenelor limită, calitatea prezentărilor și a materialelor informative, respectarea normelor de securitate și siguranță, calitatea coordonării echipei, respectarea procedurilor interne, eficiența gestionării crizelor, calitatea reprezentării instituției, coerența cu politica externă, acuratețea informațiilor transmise, profesionalismul în gestionarea relațiilor publice, capacitatea de a anticipa și preveni problemele, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, calitatea feedback-ului primit de la superiori și colegi, respectarea valorilor instituționale, capacitatea de a lucra sub presiune, gradul de încredere inspirat partenerilor, capacitatea de a lua decizii în situații complexe, calitatea relației cu mass-media, respectarea drepturilor și libertăților fundamentale, capacitatea de a gestiona diverse culturi, calitatea reprezentării imaginii instituției.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitate de a lucra eficient sub presiune și în situații de criză, adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare, orientare către rezultate și atenție sporită la detalii, abilități de leadership și de motivare a echipei, capacitate de a lucra atât individual, cât și în echipă, comunicare clară și concisă, respectarea termenelor limită, gestionarea eficientă a timpului, etichetă diplomatică impecabilă, discreție și confidențialitate, capacitate de a construi și menține relații profesionale solide, abilități de negociere și persuasiune, reziliență și capacitate de a gestiona stresul, inițiativă în îmbunătățirea proceselor, capacitate de a anticipa și preveni probleme, gândire critică și abilități de rezolvare a problemelor, profesionalism și integritate, respectarea valorilor instituționale, capacitate de a lua decizii în situații complexe, gestionarea conflictelor și abilități de mediere, capacitate de a influența și de a motiva, abilități de coordonare și delegare, capacitate de a gestiona echipe multidisciplinare, rezolvarea creativă a problemelor, flexibilitate în adaptarea la diferite culturi, capacitatea de a gestiona așteptări, abilități de networking și construire de relații, capacitatea de a învăța din experiență, perseverență în atingerea obiectivelor, capacitatea de a lucra cu diverse personalități, capacitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, capacitatea de a gestiona prioritățile, capacitatea de a inspira încredere și respect.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, telefon mobil, laptop, imprimantă, scanner, fax, agendă, pixuri, stilou, caiete, dosare, arhivator, proiector, ecran de proiectie, microfon, sistem de sonorizare, echipamente de videoconferință, software de gestionare a evenimentelor, software de procesare a textului, software de creare a prezentărilor, software de comunicare electronică, GPS, aparatură de fotografiat/video, echipamente de transmisie date, sistem de comunicare radio, generatoare de curent, echipamente de iluminat portabil, materiale de birotică diverse, echipamente de protecție personală (în funcție de evenimente), trusă de prim ajutor, uniformă de serviciu, insignă de identificare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.