FIȘĂ DE POST SEF DEPARTAMENT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF DEPARTAMENT

1.2. Cod C.O.R.:111223

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, șefii de departamente, specialiști, consilieri, echipele de proiect și angajații din subordine pentru alinierea strategică, implementarea politicilor și atingerea obiectivelor. Externe: Colaborează cu clienți cheie, furnizori, parteneri, consultanți, autorități publice și alte entități relevante pentru dezvoltarea de noi oportunități și menținerea relațiilor profesionale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful departamentului are responsabilitatea generală de a conduce, organiza și coordona activitățile echipei, asigurând atingerea obiectivelor strategice ale organizației. Această poziție implică planificarea, implementarea și monitorizarea proceselor, precum și evaluarea performanței angajaților. Șeful de departament este responsabil pentru alocarea resurselor, gestionarea bugetului și menținerea unui climat de lucru pozitiv și eficient. De asemenea, reprezintă departamentul în relația cu alte unități și cu părțile interesate externe, promovând imaginea organizației și asigurând respectarea politicilor și procedurilor interne.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Definirea activităților principale pentru postul 111223 - Șef Departament: Planificarea strategică a activităților departamentului, în concordanță cu obiectivele generale ale organizației.
Stabilirea indicatorilor de performanță (KPI) și monitorizarea constantă a progresului.
Alocarea eficientă a resurselor umane și materiale pentru atingerea țintelor.
Supervizarea activității angajaților, oferind îndrumare și suport pentru dezvoltarea profesională.
Evaluarea periodică a performanței angajaților și oferirea de feedback constructiv.
Gestionarea bugetului departamentului, asigurând utilizarea optimă a fondurilor.
Identificarea și gestionarea riscurilor potențiale, implementând măsuri de prevenire.
Coordonarea proiectelor specifice departamentului, respectând termenele și bugetele stabilite.
Reprezentarea departamentului în relația cu alte unități organizaționale și cu parteneri externi.
Asigurarea respectării politicilor, procedurilor și reglementărilor interne și externe.
Analiza datelor relevante pentru identificarea tendințelor și oportunităților de îmbunătățire.
Elaborarea de rapoarte periodice privind activitatea departamentului, adresate conducerii superioare.
Participarea la ședințe de management, prezentând rezultatele și propunând soluții.
Implementarea de soluții inovatoare pentru creșterea eficienței operaționale.
Gestionarea conflictelor interne și asigurarea unui climat de lucru pozitiv.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii și calificări necesare pentru postul 111223 - Șef Departament: Absolvirea studiilor universitare de licență, preferabil în domeniul specific activității departamentului (ex: economie, inginerie, științe juridice, etc.).
Avantaj: Absolvirea studiilor postuniversitare (masterat, MBA) în management, leadership sau domenii conexe.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul de activitate al departamentului.
Certificări profesionale în management de proiect (ex: PMP, PRINCE2) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe solide de legislație specifică domeniului de activitate și de reglementări interne.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și a altor aplicații software specifice.
Abilități de comunicare, negociere și leadership demonstrate.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi reprezintă un avantaj).
Certificare în domeniul securității informațiilor (dacă este cazul).
Cunoștințe de contabilitate managerială și analiză financiară (în funcție de specificul departamentului).
Atestat profesional în domeniul specific (dacă este cazul, ex: audit, control).
Cunoștințe de management al calității (ex: ISO 9001).
Formare în domeniul managementului resurselor umane (dacă este cazul).
Certificare în domeniul securității și sănătății în muncă (dacă este cazul).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională relevantă pentru postul 111223 - Șef Departament: Experiență cumulată de minimum 5 ani în activități profesionale, dintr-un domeniu relevant pentru activitatea departamentului.
Experiență de minimum 3 ani în roluri de conducere, coordonare sau supervizare a unei echipe de specialiști.
Experiență în gestionarea bugetelor și a resurselor financiare, cu respectarea termenelor și a indicatorilor de performanță.
Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) și a sistemelor de raportare.
Experiență în identificarea și gestionarea riscurilor, elaborând planuri de acțiune preventive și corective.
Experiență în gestionarea proiectelor, respectând termenele, bugetele și standardele de calitate stabilite.
Experiență în elaborarea de rapoarte de analiză și prezentări pentru conducerea superioară, evidențiind rezultatele și recomandările.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizori și parteneri, asigurând condiții avantajoase pentru organizație.
Experiență în gestionarea conflictelor și a situațiilor dificile, menținând un climat de lucru pozitiv și productiv.
Experiență în implementarea de soluții inovatoare și tehnologii noi pentru îmbunătățirea eficienței operaționale.
Experiență în audit intern sau extern (dacă este cazul).
Experiență în analiza datelor și elaborarea de strategii de îmbunătățire a proceselor.
Experiență în conformitate cu reglementările legale și standardele de calitate.
Experiență în reprezentarea organizației în relația cu autoritățile publice și alte instituții.
Experiență în managementul schimbării și în adaptarea la noile condiții de piață.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Competențe tehnice pentru postul 111223 - Șef Departament: Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare (Windows, Linux, macOS).
Utilizarea avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Utilizarea avansată a sistemelor CRM (Salesforce, HubSpot).
Cunoștințe de programare (Python, Java, C++) - în funcție de specificul departamentului.
Utilizarea instrumentelor de Business Intelligence (BI) - Tableau, Power BI.
Cunoștințe de analiză de date și statistică.
Utilizarea eficientă a sistemelor de videoconferință (Zoom, Skype).
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecția datelor.
Utilizarea instrumentelor de management de proiect (MS Project, Jira, Asana).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al calității (ISO 9001).
Utilizarea platformelor de e-marketing și social media (Facebook, LinkedIn, Instagram).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRM).
Utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței (KPI dashboards).
Utilizarea instrumentelor de analiză a traficului web (Google Analytics).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al depozitului (WMS).
Utilizarea instrumentelor de modelare și simulare (în funcție de specificul departamentului).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Competențe comportamentale pentru postul 111223 - Șef Departament: Comunicare eficientă (scrisă și orală).
Leadership și capacitate de a motiva echipa.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gândire strategică și orientare către rezultate.
Capacitate de a lua decizii și de a rezolva probleme.
Managementul timpului și prioritizarea sarcinilor.
Abilități de delegare și responsabilizare.
Gestionarea conflictelor și medierea.
Adaptabilitate și flexibilitate.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Lucru în echipă și colaborare.
Inteligență emoțională și autocontrol.
Gândire critică și analiză.
Creativitate și inovație.
Planificare și organizare.
Abilități de prezentare și discurs public.
Gestionarea stresului și reziliență.
Capacitate de a construi relații profesionale.
Etică profesională și integritate.
Abilități de coaching și mentorat.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Cifra de afaceri realizată, profitabilitatea departamentului, gradul de satisfacție a angajaților, respectarea bugetului alocat, numărul de proiecte finalizate la timp, gradul de îndeplinire a obiectivelor strategice, reducerea costurilor operaționale, îmbunătățirea eficienței proceselor, creșterea gradului de satisfacție a clienților, reducerea numărului de reclamații, creșterea cotei de piață, îmbunătățirea indicatorilor de performanță cheie (KPI), numărul de inovații implementate, reducerea timpului de răspuns la solicitări, creșterea gradului de utilizare a tehnologiei, îmbunătățirea calității produselor/serviciilor, reducerea pierderilor și a deșeurilor, creșterea gradului de implicare a angajaților, respectarea termenelor limită.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea leadershipului, eficiența comunicării, capacitatea de a motiva echipa, gradul de implicare în dezvoltarea angajaților, abilitatea de a lua decizii corecte, calitatea relațiilor cu alte departamente, respectarea politicilor și procedurilor interne, gradul de adaptare la schimbări, capacitatea de a gestiona conflicte, calitatea planificării strategice, capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire, gradul de respect față de angajați, capacitatea de a promova o cultură organizațională pozitivă, calitatea raportării și prezentării informațiilor, abilitatea de a construi și menține relații de încredere, gradul de aliniere cu valorile companiei, capacitatea de a oferi feedback constructiv, calitatea gestionării riscurilor, gradul de inovare și creativitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare spre rezultate, reziliență, flexibilitate, adaptabilitate, capacitate de a lucra sub presiune, abilități de delegare, gestionarea timpului, comunicare eficientă, colaborare, leadership, luarea deciziilor, rezolvarea problemelor, gândire strategică, managementul conflictelor, orientare către client, etică profesională, gestionarea schimbărilor, capacitatea de a învăța, abordare constructivă, perseverență, încredere în sine, atenție la detalii, organizare, responsabilitate, empatie, claritate, consecvență, diplomație, umilință.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, fax, proiector, ecran, sistem de videoconferință, software de management de proiect, software de contabilitate, software CRM, software ERP, aplicații de birou (procesare text, foi de calcul, prezentări), platforme de comunicare online, echipamente de protecție (dacă este cazul), materiale de birou, dulap arhivare, sistem de stocare externă..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.