FIȘĂ DE POST SEF BIROU SENATORIAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU SENATORIAL

1.2. Cod C.O.R.:111222

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu consilierii parlamentari, consilierii de comunicare, specialiștii în legislație, secretarii personali ai senatorului, personalul administrativ al biroului, consilierii juridici ai instituției, directorii de departamente din Parlament. Externe: Colaborează cu reprezentanți ai instituțiilor publice centrale și locale, mass-media, organizații neguvernamentale, lobby-ști, parteneri externi, alte birouri parlamentare, funcționari din Guvern.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului Senatorial coordonează și supervizează activitatea biroului, asigurând suport logistic și administrativ pentru senator. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea programului, pregătirea documentelor legislative, monitorizarea activității parlamentare, relația cu publicul și cu mass-media, precum și asigurarea respectării procedurilor interne. Scopul principal este facilitarea desfășurării eficiente a mandatului senatorial, oferind suport în toate aspectele necesare pentru o reprezentare adecvată a electoratului și pentru promovarea intereselor naționale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și gestionarea activităților biroului senatorului, asigurând suport operațional și strategic pentru îndeplinirea mandatului parlamentar.
Elaborarea și implementarea procedurilor interne de funcționare a biroului, în conformitate cu reglementările legislative și interne.
Gestionarea fluxului de corespondență, inclusiv trierea, prioritizarea și distribuirea documentelor.
Organizarea și monitorizarea programului senatorului, inclusiv stabilirea întâlnirilor, deplasărilor și evenimentelor.
Pregătirea de documente legislative, rapoarte, prezentări și alte materiale necesare activității parlamentare.
Monitorizarea activității parlamentare, inclusiv dezbaterile, voturile și inițiativele legislative.
Gestionarea relațiilor cu personalul parlamentar, instituțiile guvernamentale și alte entități externe.
Asigurarea legăturii cu mass-media, redactarea comunicatelor de presă și gestionarea interviurilor.
Organizarea și coordonează activitățile de informare a publicului cu privire la activitatea senatorului.
Supervizarea personalului din birou, inclusiv atribuirea sarcinilor, evaluarea performanțelor și oferirea de suport.
Gestionarea bugetului biroului, respectând reglementările financiare și asigurând utilizarea eficientă a resurselor.
Asigurarea respectării procedurilor de confidențialitate și securitate a informațiilor.
Monitorizarea feedback-ului din partea electoratului și transmiterea acestuia către senator.
Pregătirea de răspunsuri la solicitările cetățenilor și a organizațiilor.
Coordonarea activităților de protocol și reprezentare a senatorului la evenimente publice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în științe politice, drept, administrație publică sau științe economice.
Avantaj constituie deținerea unei diplome de master într-un domeniu relevant.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în administrație publică, relații cu publicul sau un domeniu conex.
Cunoștințe aprofundate a legislației române, în special a celei referitoare la funcționarea Parlamentului și a administrației publice.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a platformelor online de comunicare și colaborare (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, în limba română.
Cunoașterea unei limbi străine moderne (engleză, franceză, germană) reprezintă un avantaj.
Certificări în domeniul managementului de proiect sau al administrării publice pot constitui un avantaj.
Experiență în gestionarea bugetară și financiară.
Cunoștințe despre procedurile de achiziție publică.
Abilități de coordonare și motivare a echipei.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Integritate și discreție profesională.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în administrație publică, preferabil la nivelul guvernului central sau al administrațiilor locale.
Experiență în gestionarea birourilor parlamentare sau a altor instituții publice, cu responsabilități de coordonare și supervizare.
Experiență în relații cu publicul și mass-media, inclusiv redactarea de comunicate de presă și gestionarea interviurilor.
Experiență în redactarea de documente legislative, rapoarte și prezentări.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxului de informații.
Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor publice și a deplasărilor senatorului.
Experiență în gestionarea bugetară și financiară, respectând reglementările legale.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor și a altor aplicații software specifice administrației publice.
Experiență în gestionarea echipei, inclusiv atribuirea sarcinilor, evaluarea performanțelor și oferirea de suport.
Experiență în monitorizarea și evaluarea politicilor publice și a impactului acestora asupra societății.
Experiență în relații interinstituționale, cu alte agenții guvernamentale și organizații neguvernamentale.
Experiență în redactarea de note, memorandumuri și alte documente de lucru pentru senator.
Experiență în analiza și interpretarea datelor statistice și a indicatorilor economici.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și a problemelor urgente.
Experiență în reprezentarea senatorului în diverse comitete și grupuri de lucru.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul (Windows, Linux, macOS).
Stăpânirea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) la nivel expert.
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al documentelor (SharePoint, Alfresco).
Utilizarea aplicațiilor de editare foto și video (Adobe Photoshop, Adobe Premiere Pro – un avantaj).
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de analiză statistică (SPSS, R – un avantaj).
Utilizarea platformelor de social media și a instrumentelor de monitorizare a rețelelor sociale.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de videoconferință (Zoom, Skype).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor (Microsoft Project, Asana, Trello).
Cunoașterea și utilizarea bazelor de date (MySQL, PostgreSQL – un avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de criptare și securitate a datelor.
Cunoașterea și utilizarea platformelor de e-mail marketing (Mailchimp, Constant Contact – un avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de creare a prezentărilor interactive (Prezi, Canva).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de arhivare electronică.
Utilizarea aplicațiilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de căutare avansată a informațiilor pe internet.
Utilizarea aplicațiilor de editare a documentelor PDF (Adobe Acrobat).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor.
Utilizarea aplicațiilor de teleconferință și de colaborare la distanță.
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de securitate cibernetică de bază.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, adaptate diferitelor audiențe.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Capacitate de a lua decizii rapide și informate, în situații complexe.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitate de a negocia și de a rezolva conflicte.
Abilități de relaționare interpersonale și de construire a relațiilor profesionale.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire critică.
Capacitate de a gestiona informații confidențiale cu discreție și integritate.
Abilități de organizare și de planificare strategică.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
Abilități de a influența și de a convinge.
Capacitate de a anticipa și de a răspunde la nevoile senatorului și ale echipei.
Abilități de a gestiona situații de criză și de a minimiza impactul negativ.
Capacitate de a construi și de a menține o imagine pozitivă a senatorului și a biroului.
Abilități de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Capacitate de a lucra cu persoane din diferite culturi și background-uri.
Abilități de a menține calmul și profesionalismul în situații dificile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente legislative/rapoarte/memorandumuri elaborate, respectând termenele limită, gradul de acuratețe și conformitate cu cerințele legale, numărul de evenimente publice/deplasări organizate, respectând bugetul alocat și asigurând o imagine pozitivă a senatorului, numărul de solicitări/întrebări din partea publicului/mass-media gestionate eficient și în timp util, gradul de satisfacție al senatorului cu suportul administrativ oferit, numărul de proiecte/inițiative legislative/politice coordonate și implementate cu succes, numărul de contacte/relații profesionale stabilite și menținute, gradul de respectare a procedurilor interne și a politicilor de confidențialitate, numărul de erori/omisiuni în gestionarea documentelor/datelor, numărul de întârzieri în transmiterea informațiilor către senator, numărul de reclamații/sesizări primite din partea publicului/colaboratorilor, gradul de utilizare eficientă a resurselor bugetare alocate, numărul de obiective strategice atinse în cadrul planului de acțiune al biroului, numărul de soluții inovatoare implementate pentru optimizarea proceselor administrative, numărul de colaborări inter-instituționale realizate, numărul de traininguri/seminare/workshop-uri organizate pentru echipa de birou, numărul de recomandări/feedback pozitiv primite de la alte instituții/parteneri, gradul de respectare a indicatorilor de performanță stabiliți, numărul de acțiuni corective implementate pentru îmbunătățirea performanței, numărul de rapoarte de progres elaborate și prezentate către senator, numărul de feedback-uri implementate pentru îmbunătățirea continuă.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentelor legislative/rapoartelor/memorandumurilor elaborate (acuratețe, claritate, concizie), eficiența comunicării cu senatorul și cu echipa (promptitudine, relevanță, profesionalism), gradul de respectare a confidențialității și a eticii profesionale, calitatea relațiilor interpersonale (diplomatie, empatie, abilități de negociere), nivelul de adaptabilitate la schimbări legislative și politice, capacitatea de a anticipa nevoile senatorului și de a oferi soluții proactive, calitatea organizării evenimentelor publice (logistică, imagine, impact), gradul de respectare a procedurilor interne și a politicilor de confidențialitate, coerența și unitatea mesajelor transmise publicului, calitatea reprezentării senatorului în relațiile cu alte instituții și parteneri, nivelul de inițiativă și de creativitate în rezolvarea problemelor, capacitatea de a gestiona situații de criză și de a minimiza impactul negativ, calitatea supervizării echipei de birou (motivație, performanță, dezvoltare), gradul de profesionalism în gestionarea corespondenței și a fluxului de informații, capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită, calitatea rapoartelor de progres prezentate senatorului (claritate, concizie, relevanță), gradul de satisfacție al senatorului cu suportul administrativ oferit (evaluare subiectivă), coerența și eficiența proceselor de lucru implementate, calitatea reprezentării imaginii senatorului în mass-media și în public.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții pentru îmbunătățirea eficienței activității senatoriale, capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță și urgență, abilitatea de a lucra eficient sub presiune și în condiții de stres, diplomație în gestionarea relațiilor cu diverse părți interesate, flexibilitate în adaptarea la schimbările legislative și politice, reziliență în confruntarea cu situații neprevăzute, obiectivitate în evaluarea informațiilor și a propunerilor, capacitatea de a delega sarcini și de a superviza eficient echipa, abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a motiva membrii echipei, atenție la detalii și acuratețe în gestionarea documentelor și a informațiilor, responsabilitate în asumarea rezultatelor activității desfășurate, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, orientare către rezultate și atingerea obiectivelor stabilite, proactivitate în anticiparea nevoilor senatorului și a echipei, abilitatea de a lua decizii în situații complexe, comunicare eficientă și clară, adaptabilitate la stilul de lucru al senatorului, gestionarea eficientă a timpului și a resurselor, capacitatea de a lucra autonom și de a iniția proiecte.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator desktop/laptop, imprimantă multifuncțională (scanare, copiere, imprimare), telefon fix/mobil, server de e-mail, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de creare a prezentărilor (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), sistem de arhivare electronică, sistem de management al documentelor, software de videoconferință, scanner de documente, dispozitiv de stocare extern (hard disk sau stick USB), software de criptare a datelor, software de gestionare a agendei și a programărilor, software de gestionare a contactelor, dispozitiv de citire a cardurilor de memorie (pentru fotografii), echipamente de protecție a datelor (parafoc, distrugător de documente), sistem de securitate cibernetică, platformă de colaborare online..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.