FIȘĂ DE POST SEF CABINET

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF CABINET

1.2. Cod C.O.R.:111221

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu consilierii, consilierii de cabinet, secretarii generali, șefii de departamente, personalul administrativ și consilierii juridici pentru coordonarea activităților și asigurarea fluxului informațional. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, parteneri externi, organizații neguvernamentale, mass-media și reprezentanți ai sectorului privat pentru implementarea politicilor și gestionarea relațiilor publice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful de cabinet asigură coordonarea și gestionarea eficientă a activităților din cadrul cabinetului, având rolul de a facilita comunicarea și fluxul informațiilor între membrii echipei și cu alte instituții. Principalele responsabilități includ organizarea programului, pregătirea documentelor, monitorizarea derulării proiectelor, redactarea de note informative și asigurarea suportului administrativ și logistic. Șeful de cabinet contribuie la buna funcționare a cabinetului și la atingerea obiectivelor stabilite, respectând confidențialitatea și discreția necesare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului informațional și coordonarea activităților din cadrul cabinetului.
Prioritizarea și monitorizarea agendei șefului cabinetului, asigurând optimizarea utilizării timpului.
Redactarea de note informative, rapoarte, discursuri și alte documente oficiale, conform cerințelor.
Organizarea și coordonarea ședințelor, pregătirea materialelor necesare și urmărirea implementării deciziilor.
Gestionarea corespondenței, atât interne, cât și externe, asigurând răspunsuri prompte și eficiente.
Reprezentarea cabinetului în relația cu alte instituții publice, organizații și persoane fizice.
Coordonarea activităților de protocol și organizarea de evenimente oficiale.
Gestionarea documentelor clasificate și asigurarea securității informațiilor.
Monitorizarea legislației și a altor reglementări relevante pentru activitatea cabinetului.
Pregătirea și urmărirea execuției bugetului de cheltuieli al cabinetului.
Gestionarea personalului din cabinet, inclusiv planificarea sarcinilor, evaluarea performanței și rezolvarea conflictelor.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a standardelor de calitate.
Întocmirea de rapoarte privind activitatea cabinetului și prezentarea acestora superiorilor ierarhici.
Gestionarea relațiilor cu mass-media și asigurarea unei comunicări eficiente.
Participarea la elaborarea strategiilor și a politicilor publice în domeniul de activitate al cabinetului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate, preferabil în științe administrative, științe economice, drept sau științe politice.
Certificare în managementul proiectelor (ex: PMP, PRINCE2) constituie un avantaj.
Cunoștințe aprofundate de legislație națională și europeană relevantă pentru domeniul de activitate.
Cunoștințe solide de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de limba română (scris și vorbit), inclusiv redactare de documente oficiale.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Experiență profesională relevantă în gestionarea de proiecte, administrație publică sau funcții de conducere.
Atestat în domeniul securității informațiilor constituie un avantaj.
Certificare în managementul documentelor constituie un avantaj.
Cunoștințe despre funcționarea instituțiilor publice și a proceselor decizionale.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană.
Capacitate de analiză, sinteză și raportare.
Abilități de organizare, planificare și prioritizare.
Capacitate de a lucra în condiții de stres și de a respecta termene limită.
Cunoștințe de etică și deontologie profesională.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani de experiență profesională în administrație publică, managementul proiectelor sau funcții de conducere.
Experiență demonstrată în gestionarea agendei și a programului de lucru al unei persoane cu funcție publică înaltă.
Experiență în redactarea de note informative, rapoarte, discursuri și alte documente oficiale, respectând standardele de calitate.
Experiență în organizarea și coordonarea de ședințe, pregătirea materialelor necesare și urmărirea implementării deciziilor.
Experiență în gestionarea corespondenței, atât interne, cât și externe, asigurând răspunsuri prompte și eficiente.
Experiență în reprezentarea unei instituții publice în relația cu alte organizații și persoane fizice.
Experiență în gestionarea bugetului de cheltuieli și urmărirea execuției acestuia.
Experiență în gestionarea personalului, inclusiv planificarea sarcinilor, evaluarea performanței și rezolvarea conflictelor.
Experiență în implementarea politicilor și procedurilor interne.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în asigurarea continuității activității.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de management al documentelor și al fluxurilor de lucru.
Experiență în relația cu mass-media și în gestionarea comunicării publice.
Experiență în monitorizarea legislației și a altor reglementări relevante pentru domeniul de activitate.
Experiență în organizarea de evenimente oficiale și în gestionarea protocolului diplomatic.
Experiență în gestionarea documentelor clasificate și în asigurarea securității informațiilor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemului de calculatoare și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL, Access).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Drive).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare instantanee (Slack, WhatsApp).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a imaginilor și a clipurilor video.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de traducere automată.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a presei online.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a proiectelor (MS Project, Asana).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-administrare (Guvernu electronic).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare statistică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a rețelelor sociale.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a identității și accesului (IAM).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
Capacitate de a lua decizii rapide și informate.
Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire critică.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitate de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Abilități de networking și de construire a relațiilor profesionale.
Capacitate de a menține confidențialitatea și de a respecta etica profesională.
Abilități de reprezentare și de protocol diplomatic.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua inițiativă.
Abilități de ascultare activă și de empatie.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilități de organizare și de planificare strategică.
Capacitate de a lucra cu persoane de diferite culturi și backgrounduri.
Abilități de a influența și de a convinge interlocutorii.
Capacitate de a demonstra inițiativă și de a propune soluții inovatoare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente oficiale gestionate și finalizate în termenele stabilite, gradul de respectare a agendei și a programului de lucru al persoanei cu funcție publică înaltă, numărul de ședințe organizate și coordonate cu succes, numărul de evenimente oficiale gestionate și realizate conform protocolului, numărul de solicitări și de corespondență gestionate și răspuns la timp, numărul de proiecte derulate și finalizate în conformitate cu planul de proiect, gradul de satisfacție al persoanei cu funcție publică înaltă față de suportul administrativ oferit, numărul de întâlniri/discuții cu parteneri externi facilitate și coordonate, numărul de probleme/situații de criză gestionate eficient și în termenele stabilite, numărul de recomandări/inițiative propuse și implementate cu impact pozitiv, gradul de îmbunătățire a eficienței fluxurilor de lucru administrative, numărul de rapoarte/prezentări elaborate și distribuite la timp, gradul de respectare a bugetului alocat activităților administrative, numărul de erori/omisiuni în documentele oficiale gestionate, gradul de respectare a procedurilor interne și a legislației aplicabile, numărul de feedback-uri pozitive primite de la colaboratori și parteneri, numărul de soluții inovatoare propuse și implementate pentru optimizarea proceselor administrative, gradul de conformitate cu indicatorii de performanță stabiliți, numărul de întârzieri în respectarea termenelor limită.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării scrise (claritate, concizie, acuratețe), gradul de respectare a protocolului diplomatic, eficiența organizării agendei și a programului de lucru, calitatea relațiilor profesionale dezvoltate, acuratețea și completitudinea informațiilor furnizate, gradul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență, gradul de adaptabilitate la schimbări și la cerințe neprevăzute, calitatea reprezentării instituției în relațiile cu partenerii externi, gradul de profesionalism și discreție în gestionarea informațiilor confidențiale, capacitatea de a oferi soluții inovatoare și eficiente pentru optimizarea proceselor administrative, calitatea prezentărilor și a rapoartelor elaborate, gradul de respectare a termenelor limită, capacitatea de a anticipa nevoile și cerințele persoanei cu funcție publică înaltă, calitatea colaborării cu echipa și cu alte departamente, gradul de satisfacție al persoanei cu funcție publică înaltă față de serviciile prestate, capacitatea de a menține un climat de lucru pozitiv și eficient, gradul de conformitate cu standardele de etică și integritate profesională, calitatea documentelor oficiale gestionate (acuratețe, completitudine, respectarea formatelor).
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă demonstrată în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, orientare către rezultate și eficiență, capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, abilități de comunicare eficientă și persuasivă, capacitatea de a lua decizii rapide și informate, abilități de leadership și de motivare a echipei, capacitatea de a menține confidențialitatea și de a respecta etica profesională, orientare către client (persoana cu funcție publică înaltă), reziliență în fața obstacolelor, capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și profesionalism, abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, capacitatea de a demonstra empatie și înțelegere, capacitatea de a influența pozitiv mediul de lucru, capacitatea de a anticipa nevoile și cerințele, capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, capacitatea de a lucra cu atenție la detalii și de a evita erorile, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri, capacitatea de a colabora eficient cu alte departamente și parteneri externi.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator desktop, laptop, telefon mobil (cu funcții avansate), imprimantă multifuncțională (scanare, copiere, imprimare), scanner documente, fax, copiator, sistem de arhivare electronică, software de management al agendei și al programului de lucru, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de creare a prezentărilor (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de gestionare a bazei de date (dacă este cazul), software de videoconferință, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), sistem de stocare externă (hard disk extern, cloud storage), echipamente de audioconferință, proiector, ecran de proiectie, echipamente de videoconferință (cameră web, microfon), software de criptare a datelor, sistem de backup automat al datelor, echipamente de securitate fizică (control acces, supraveghere video)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.