FIȘĂ DE POST SEF BIROU INSTITUTIE PUBLICA
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SEF BIROU INSTITUTIE PUBLICA
1.2. Cod C.O.R.:111220
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu șefii ierarhici superiori, personalul din birou, alte birouri din instituție, consilieri, experți, pentru coordonarea activităților, implementarea politicilor și asigurarea fluxului informațional. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, furnizori de servicii, parteneri contractuali, organizații neguvernamentale, pentru realizarea obiectivelor instituționale, schimb de informații și coordonare proiecte.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Șeful biroului din cadrul instituției publice are ca scop principal coordonarea și supervizarea activităților desfășurate de personalul din subordine, asigurând buna funcționare a biroului și atingerea obiectivelor stabilite. Responsabilitățile includ planificarea, organizarea, îndrumarea și controlul sarcinilor, gestionarea fluxului de informații, reprezentarea biroului în relația cu alte unități și elaborarea de rapoarte privind activitatea desfășurată. De asemenea, asigură respectarea legislației în vigoare și a procedurilor interne, contribuind la îmbunătățirea eficienței proceselor administrative."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Planificarea, coordonarea și controlul activităților din birou, asigurând respectarea reglementărilor interne și a cadrului legal.
Supervizarea și îndrumarea personalului din subordine, evaluând performanța și oferind feedback constructiv.
Gestionarea fluxului de documente și informații, asigurând o circulație eficientă și securizată.
Elaborarea de proiecte de proceduri și instrucțiuni de lucru, în conformitate cu politicile instituției.
Organizarea și participarea la ședințe de lucru, asigurând o comunicare transparentă și eficientă.
Monitorizarea indicatorilor de performanță ai biroului și elaborarea de rapoarte periodice.
Gestionarea bugetului alocat biroului, respectând limitele stabilite și optimizând resursele.
Reprezentarea biroului în relația cu alte unități din cadrul instituției și cu terți.
Asigurarea respectării normelor de sănătate și securitate în muncă.
Gestionarea corespondenței oficiale, inclusiv răspunsuri la solicitări de informații.
Implementarea și monitorizarea politicilor de resurse umane pentru personalul din subordine.
Coordonarea activităților de arhivare și gestionare a documentelor.
Participarea la elaborarea de strategii și planuri de dezvoltare a biroului.
Asigurarea respectării principiilor etice și a standardelor de integritate profesională.
Analiza și optimizarea proceselor administrative, propunând soluții de îmbunătățire a eficienței.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii universitare de nivel licență, absolvite cu diplomă de specialist, în științe administrative, științe juridice, economice sau echivalente.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru ocuparea funcțiilor publice de execuție, nivel superior.
Experiență profesională cumulată de minimum 5 ani în domeniul administrației publice, din care minimum 2 ani în funcții de conducere.
Cunoștințe temeinice a legislației primare și secundare în vigoare, cu referire specială la domeniul specific de activitate al instituției.
Cunoștințe de operare a calculatorului, la nivel de utilizator, precum și a aplicațiilor software utilizate în activitatea de birou.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană, precum și de gestionare a conflictelor.
Cunoștințe de limba engleză sau a unei alte limbi străine, la nivel functional.
Certificat de absolvire a unor cursuri de specializare în domeniul managementului, leadershipului sau al administrației publice, constituie un avantaj.
Atestat de formare profesională în domeniul securității informațiilor, în cazul în care activitatea implică gestionarea de date confidențiale, reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul achizițiilor publice, în cazul în care activitatea implică gestionarea de contracte, reprezintă un avantaj.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență de minimum 2 ani în funcții de conducere, cu responsabilități de coordonare și supervizare a personalului.
Experiență în gestionarea bugetară, monitorizarea cheltuielilor și respectarea limitelor de resurse financiare.
Experiență în elaborarea de rapoarte, analize și prezentări privind activitatea biroului, pentru conducerea instituției.
Experiență în implementarea și monitorizarea politicilor și procedurilor interne, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
Experiență în gestionarea fluxului de documente și informații, utilizând sisteme informatice și aplicații specifice.
Experiență în reprezentarea instituției în relația cu alte unități, parteneri externi și publicul larg.
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor, propunând soluții eficiente și inovatoare.
Experiență în gestionarea proiectelor, respectând termenele limită și bugetul alocat.
Experiență în redactarea de documente oficiale, note interne, dispoziții și alte acte administrative.
Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare, atât în format scris, cât și oral, pentru a transmite informații clare și concise.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de operare Windows și Linux.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de gestiune a documentelor (ex: SharePoint, Alfresco).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică și a aplicațiilor aferente.
Utilizarea aplicațiilor de raportare și analiză de date (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Utilizarea aplicațiilor de gestiune a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică (ex: antivirus, firewall).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru a găsi informații relevante.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare și decriptare a datelor.
Utilizarea aplicațiilor de editare foto și video (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al conținutului (CMS).
Utilizarea aplicațiilor de design grafic (nivel de bază).
Cunoștințe de programare (nivel de bază, avantajos).
Utilizarea aplicațiilor de automatizare a proceselor (ex: RPA).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: SQL).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a identității și accesului (IAM).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Leadership și capacitate de a motiva și coordona o echipă.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lua decizii, chiar și în situații de presiune.
Gândire strategică și orientare către rezultate.
Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire analitică.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea conflictelor și mediere.
Planificare și organizare eficientă a timpului și a resurselor.
Lucru în echipă și colaborare.
Empatie și inteligență emoțională.
Capacitate de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune.
Inițiativă și proactivitate.
Abilități de delegare și responsabilizare.
Gândire critică și atenție la detalii.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și procese.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilitatea de a oferi și primi feedback constructiv.
Capacitate de a influența și de a inspira.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de rapoarte întocmite și depuse la termen, gradul de respectare a bugetului alocat, numărul de proiecte finalizate la timp și în conformitate cu specificațiile, gradul de satisfacție al personalului din subordine, numărul de reclamații sau sesizări primite și rezolvate, eficiența proceselor administrative implementate, numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, gradul de respectare a termenelor de răspuns la solicitările externe, numărul de proceduri interne actualizate și aprobate, rata de îndeplinire a obiectivelor strategice, numărul de inițiative de îmbunătățire a eficienței implementate, reducerea costurilor operaționale, creșterea gradului de satisfacție a clienților/beneficiariilor, îmbunătățirea fluxului de lucru, numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru personalul din subordine, numărul de proceduri de management al riscului identificate și implementate, gradul de respectare a indicatorilor de performanță stabiliți, numărul de acțiuni corective implementate pentru remedierea abaterilor, numărul de colaborări externe inițiate și menținute.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor întocmite, acuratețea informațiilor prezentate, respectarea termenelor limită, gradul de conformitate cu reglementările legale, eficiența comunicării cu personalul și cu părțile interesate, calitatea relațiilor de colaborare, capacitatea de a lua decizii corecte și bine fundamentate, gradul de inovare și creativitate în rezolvarea problemelor, abilitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive, capacitatea de a motiva și de a dezvolta echipa, eficiența proceselor de lucru implementate, calitatea serviciilor oferite clienților/beneficiariilor, respectarea principiilor etice și a confidențialității, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, capacitatea de a se adapta la schimbări și de a gestiona situații neprevăzute, calitatea documentelor și a arhivei, respectarea procedurilor interne, eficiența utilizării resurselor, gradul de satisfacție al personalului, calitatea managementului riscului, transparența proceselor decizionale, capacitatea de a construi și menține o imagine pozitivă a instituției.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, capacitate de planificare și organizare, gândire strategică, abilități de comunicare eficientă, leadership, flexibilitate, adaptabilitate, rezolvare de probleme, gândire analitică, lucru în echipă, empatie, inteligență emoțională, gestionarea stresului, proactivitate, delegare, gândire critică, atenție la detalii, capacitate de învățare, etică profesională, receptivitate la feedback, influență, capacitate de a motiva, gestionarea timpului, respectarea termenelor, asumarea responsabilității, capacitate de a lua decizii, capacitate de a negocia, gestionarea conflictelor, orientare către client, perseverență, creativitate, capacitate de a anticipa, abilitatea de a prioritiza, capacitate de a lucra independent, abilitatea de a gestiona schimbări, capacitatea de a construi relații profesionale, capacitatea de a oferi suport echipei.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de rețea, sistem de arhivare electronică, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de management al proiectelor, software de management al documentelor, sistem de videoconferință, aplicații de comunicare online, echipamente de protecție a datelor, echipamente de securitate fizică, echipamente de scanare a codurilor de bare (dacă este cazul), echipamente de copiere a documentelor sensibile, echipamente de distrugere a documentelor confidențiale, echipamente de conectare la internet (router, modem)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.