FIȘĂ DE POST PREFECT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:PREFECT

1.2. Cod C.O.R.:111218

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu secretarii generali, consilierii juridici, șefii de serviciu, personalul administrativ și celelalte funcții din cadrul instituției pentru coordonarea activităților și implementarea politicilor. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, consilii locale, organizații neguvernamentale, mediul de afaceri și cetățenii pentru realizarea obiectivelor și asigurarea transparenței.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Prefectul reprezintă autoritatea publică centrală în județ, asigurând coordonarea și controlul legalității actelor administrative și al hotărârilor emise de consiliile locale și primăriile din județ. El veghează la respectarea legii, monitorizează buna funcționare a serviciilor publice de interes local și asigură legătura între Guvern și administrația județeană. De asemenea, prefectul are rol de coordonator în situații de urgență și calamități naturale, contribuind la protejarea cetățenilor și la redresarea situației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Asigură respectarea Constituției, a legilor și a altor acte normative de către autoritățile publice locale.
2. Verifică legalitatea hotărârilor consiliilor locale și a dispozițiilor primarilor, cu obligația de a le comunica instanțelor de control.
3. Supraveghează buna funcționare a serviciilor publice locale, având dreptul de a solicita rapoarte și de a efectua verificări.
4. Monitorizează și evaluează modul de îndeplinire a obligațiilor privind administrația publică locală, conform prevederilor legale.
5. Organizează și coordonează activitățile de protecție civilă, gestionând situații de urgență și calamități naturale.
6. Asigură legătura între Guvern și administrația județeană, transmițând dispozițiile și instrucțiunile acestuia.
7. Întocmește și înaintează rapoarte către Guvern cu privire la situația economică, socială și juridică a județului.
8. Supraveghează modul de constituire și utilizare a bugetului propriu al județului, asigurând legalitatea cheltuielilor.
9. Verifică modul de organizare și funcționare a serviciilor de salubrizare, alimentare cu apă și canalizare, energie electrică și termică.
10. Asigură respectarea drepturilor și libertăților fundamentale ale cetățenilor în cadrul activităților desfășurate de autoritățile publice locale.
11. Coordonează activitățile de protecție a copilului și de asistență socială, asigurând respectarea legislației în domeniu.
12. Monitorizează activitatea serviciilor de sănătate publică, asigurând respectarea normelor de igienă și prevenire a bolilor.
13. Asigură respectarea legislației privind protecția mediului înconjurător și gestionarea deșeurilor.
14. Organizează și coordonează activitățile de promovare a dezvoltării economice și sociale a județului.
15. Reprezintă județul în relațiile cu alte județe și cu autoritățile centrale, în conformitate cu atribuțiile legale.”

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii universitare de licență, absolvite cu diplomă, într-un domeniu relevant pentru funcția de prefect (ex: drept, științe administrative, economie, științe politice).
2. Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în administrația publică sau în alte domenii cu impact asupra funcțiilor de prefect, demonstrând capacitate de coordonare, analiză și luare de decizii.
3. Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și europene privind administrația publică, drepturile și libertățile fundamentale, ordinea publică, apărarea națională, situații de urgență.
4. Cunoștințe temeinice a funcționării instituțiilor publice, a procesului decizional și a mecanismelor de control.
5. Cunoștințe avansate de operare a calculatorului, inclusiv a programelor de procesare a textelor, foi de calcul și a altor aplicații utilizate în activitatea de administrație publică.
6. Abilități de comunicare orală și scrisă excelente, inclusiv capacitatea de a redacta note, rapoarte, discursuri și alte documente oficiale.
7. Cunoștințe de limbi străine, preferabil engleză, la un nivel care să permită comunicarea eficientă în situații de lucru internaționale.
8. Certificat de formare profesională în domeniul managementului de proiect, managementului situațiilor de urgență sau în alte domenii relevante pentru activitatea de prefect, constituie un avantaj.
9. Atestat de securitate, eliberat de către o autoritate competentă, în conformitate cu prevederile legale.
10. Capacitate de a demonstra integritate, imparțialitate și independență în exercitarea atribuțiilor.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență de minimum 5 ani în administrația publică, preferabil la nivel central sau județean, cu responsabilități de coordonare, control și supervizare.
2. Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și calamități naturale, inclusiv în elaborarea și implementarea planurilor de intervenție și recuperare.
3. Experiență în domeniul controlului legalității actelor administrative și al respectării legislației în vigoare, inclusiv în identificarea și remedierea încălcărilor.
4. Experiență în elaborarea și implementarea politicilor publice, inclusiv în consultarea cu părțile interesate și în evaluarea impactului social și economic.
5. Experiență în gestionarea bugetului public, inclusiv în monitorizarea cheltuielilor și în asigurarea conformității cu reglementările financiare.
6. Experiență în coordonarea activităților de relații publice și în reprezentarea instituției în relația cu mass-media și cu publicul larg.
7. Experiență în gestionarea proiectelor de dezvoltare regională, inclusiv în atragerea de fonduri europene și în monitorizarea progresului.
8. Experiență în domeniul relațiilor interinstituționale, inclusiv în colaborarea cu alte autorități publice și cu organizații neguvernamentale.
9. Experiență în gestionarea resurselor umane, inclusiv în recrutarea, formarea și evaluarea personalului.
10. Experiență în analiza și interpretarea datelor statistice și în elaborarea de rapoarte și prezentări.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Cunoașterea avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
2. Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și Linux.
3. Utilizarea eficientă a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL) pentru gestionarea informațiilor.
4. Cunoștințe de programare (ex: Python, Java) constituie un avantaj.
5. Utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (EDMS).
6. Utilizarea platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
7. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare statistică (ex: SPSS, R).
8. Utilizarea instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor.
9. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: MS Project, Jira).
10. Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
11. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de cartografiere geografică (GIS).
12. Utilizarea instrumentelor de criptare și securitate a datelor.
13. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
14. Utilizarea instrumentelor de analiză a rețelelor sociale.
15. Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-administrare.
16. Utilizarea instrumentelor de generare a formularelor electronice.
17. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
18. Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
19. Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
20. Utilizarea instrumentelor de diagnosticare și depanare a problemelor hardware și software.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Capacitate de conducere și delegare a responsabilităților.
2. Abilități de comunicare orală și scrisă impecabile, adaptate diferitelor audiențe.
3. Capacitate de a lua decizii rapide și eficiente, chiar și în situații de criză.
4. Abilități de negociere și mediere a conflictelor.
5. Orientare către rezultate și capacitate de a prioritiza sarcinile.
6. Spirit de echipă și abilități de colaborare cu diverse entități.
7. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări legislative și procedurale.
8. Capacitate de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune.
9. Abilități de planificare strategică și de stabilire a obiectivelor.
10. Capacitate de a motiva și inspira echipele.
11. Abilități de a oferi feedback constructiv și de a gestiona performanța.
12. Capacitate de a analiza situații complexe și de a identifica soluții inovatoare.
13. Abilități de a gestiona proiecte și de a respecta termenele limită.
14. Capacitate de a lucra cu persoane din diverse culturi și medii sociale.
15. Abilități de a construi și menține relații profesionale solide.
16. Capacitate de a reprezenta instituția în relația cu publicul și cu mass-media.
17. Abilități de a gestiona situații de urgență și de a coordona intervenții.
18. Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
19. Abilități de a lua inițiativă și de a propune soluții îmbunătățitoare.
20. Capacitate de a menține obiectivitatea și imparțialitatea în luarea deciziilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de contestații soluționate în termen legal, procent de conformitate a actelor administrative emise, număr de controale efectuate, număr de reclamații depuse și rezolvate, gradul de implementare a planurilor de acțiune, număr de proiecte de dezvoltare locală demarate și finalizate, gradul de satisfacție al cetățenilor față de serviciile prestate, număr de parteneriate stabilite cu alte instituții, număr de evenimente publice organizate, număr de rapoarte întocmite și depuse la timp, număr de audiențe publice organizate și participate, număr de întâlniri cu reprezentanții comunității, număr de indicatori de performanță locali atinși, gradul de respectare a bugetului alocat, număr de colaborări cu mass-media, număr de soluții legislative propuse, număr de soluții de îmbunătățire a proceselor administrative implementate, număr de instruiri organizate pentru personalul din subordine, număr de indicatori de risc identificați și gestionați, număr de indicatori de transparență îmbunătățiți, număr de indicatori de acces la informații îmbunătățiți.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu cetățenii, eficiența procesului decizional, gradul de respectare a legalității, coerența politicilor implementate, calitatea relațiilor interinstituționale, transparența activității, gradul de implicare a cetățenilor în procesul decizional, eficiența coordonării echipelor, calitatea rapoartelor întocmite, gradul de respectare a termenelor limită, calitatea soluțiilor propuse, coerența cu strategia instituției, nivelul de inovație în abordarea problemelor, gradul de adaptare la schimbări legislative, eficiența gestionării conflictelor, calitatea reprezentării instituției, gradul de satisfacție al personalului din subordine, respectarea principiilor etice și de integritate, capacitatea de a gestiona situații de criză, gradul de profesionalism demonstrat, calitatea relației cu mass-media.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, reziliență, adaptabilitate, capacitate de a lucra sub presiune, abilități de comunicare, leadership, gestionarea conflictelor, colaborare, luarea deciziilor, planificare și organizare, atenție la detalii, gândire strategică, etică profesională, gestionarea timpului, delegare eficientă, abilități de negociere, capacitate de a motiva, rezolvarea problemelor, gândire critică, flexibilitate, obiectivitate, empatie, capacitate de a învăța, gestionarea schimbării, asumarea responsabilității, gestionarea riscurilor, capacitate de a influența, reprezentarea eficientă a instituției.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, telefon mobil, imprimantă, scaner, fax, arhivă electronică, software de management al documentelor, sistem de videoconferință, mijloace de transport (auto, motocicletă), echipamente de protecție (în funcție de specificul activității), echipamente de comunicare radio (în anumite situații), sistem de management al informațiilor geografice (GIS), software de analiză statistică, echipamente de securitate cibernetică, platforme de colaborare online, software de criptare a datelor, echipamente de supraveghere video (în anumite situații)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.