FIȘĂ DE POST SECRETAR-SEF NOTARIAT
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SECRETAR-SEF NOTARIAT
1.2. Cod C.O.R.:111217
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu notarul public, cu ceilalți secretari din birou, cu personalul administrativ, cu stagiarii, cu expertul contabil (în caz de necesitate), cu auditorii interni (în timpul controalelor), cu membrii comisiei de etică profesională (în caz de necesitate), cu personalul IT (pentru suport tehnic).
Externe: Colaborează cu clienții, cu ofițerii de stare civilă, cu funcționarii din cadrul instanțelor judecătorești, cu reprezentanții bănci, cu executorii judecătorești, cu experții evaluatori, cu reprezentanții autorităților fiscale, cu agenții imobiliari, cu ofițerii de poliție (în caz de investigații), cu reprezentanții instituțiilor de asigurări, cu serviciile de curierat, cu firmele de securitate, cu reprezentanții Registrului Comerțului, cu ofițerii de cadastru și publicitate imobiliară, cu reprezentanții altor birouri notariale (în caz de corespondență sau asistență).
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Secretarul-șef al notarului asigură buna funcționare a biroului, coordonează activitățile administrative și de secretariat, gestionează agenda întâlnirilor, răspunde de corespondența și arhivarea documentelor. Colaborează cu notarul în pregătirea actelor notariale, verifică documentele justificative și asistă la întâlniri, luând notițe și redactând procese-verbale. Responsabilitatea include respectarea procedurilor notariale, asigurarea confidențialității și contribuția la îmbunătățirea eficienței fluxului de lucru în birou.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Întocmire și gestionare a corespondenței notariale, atât interne cât și externe.
Organizarea și coordonarea agendei notarului, inclusiv stabilirea și confirmarea întâlnirilor.
Gestionarea fluxului de documente, inclusiv primirea, înregistrarea, distribuirea și arhivarea conform procedurilor notariale.
Verificarea și pregătirea documentelor justificative necesare pentru întocmirea actelor notariale (acte de identitate, certificate de naștere, căsătorie, certificate de moștenire, certificate fiscale, etc.).
Asistență în pregătirea proiectelor de acte notariale, conform instrucțiunilor notarului.
Redactarea proceselor-verbale ale ședințelor notariale și a altor documente justificative.
Gestionarea evidenței și actualizarea bazelor de date cu informații despre clienți și dosare.
Asigurarea respectării procedurilor de confidențialitate și securitate a informațiilor notariale.
Monitorizarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor și plata taxelor notariale.
Gestionarea relațiilor cu instituțiile publice și cu terții implicați în activitatea notarială (ex: registre de stare civilă, bănci, oficii de cadastru).
Întocmirea și actualizarea inventarului de formulare și alte materiale de lucru.
Gestionarea evidenței și arhivarea documentelor electronice, respectând cerințele legale.
Asigurarea funcționării optime a echipamentelor de birou (calculator, imprimantă, scaner).
Pregătirea rapoartelor statistice privind activitatea notarială.
Colaborarea cu notarul în vederea optimizării fluxurilor de lucru și a îmbunătățirii eficienței biroului.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii complete, cu diplomă de bacalaureat.
Absolvirea unui curs de formare profesională în domeniul secretariatului și/sau a activității notariale, cu o durată minimă de 100 de ore.
Cunoștințe solide de operare a calculatorului (Microsoft Office Suite: Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe privind legislația notarială, în special Codul Civil, Legea nr. 290/2004 privind actul juridic notarial și alte acte normative aplicabile.
Cunoștințe de contabilitate și fiscalitate, în măsura necesară pentru a gestiona documentele justificative.
Cunoștințe privind procedurile de lucru specifice biroului notarial (înregistrarea documentelor, gestionarea arhivei, întocmirea proceselor-verbale).
Abilități de comunicare scrisă și verbală, pentru a redacta corespondență, procese-verbale și alte documente.
Cunoștințe de limba engleză sau altă limbă străină, reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de inițiere în domeniul securității informațiilor, conform cerințelor legale.
Experiență anterioară în activități de secretariat, constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR).
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă de 2 ani în activități de secretariat, preferabil în birouri cu volum mare de documente.
Experiență în gestionarea corespondenței, atât interne cât și externe, inclusiv utilizarea eficientă a sistemelor de arhivare.
Experiență în operarea programelor de contabilitate și de gestiune a documentelor, inclusiv scanare, indexare și arhivare electronică.
Experiență în redactarea de procese-verbale, referate, note interne și alte documente administrative.
Experiență în gestionarea agendei și programarea întâlnirilor pentru persoane cu funcții de conducere.
Experiență în interacțiunea cu instituții publice și terți, în vederea obținerii de informații și documente necesare.
Experiență în gestionarea fluxurilor de lucru și respectarea termenelor limită.
Experiență în activități de suport administrativ pentru echipe multidisciplinare.
Experiență în mediul juridic, constituie un avantaj semnificativ.
Experiență în mediul notarial, reprezintă un criteriu decisiv.
Experiență în gestionarea bazei de date cu clienți și dosare notariale, constituie un avantaj.
Experiență în activități de suport pentru întocmirea de acte notariale, constituie un avantaj.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare avansată a Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de arhivare electronică (de preferință, soluții integrate).
Utilizarea eficientă a programelor de scanare și procesare a documentelor (OCR).
Cunoștințe de operare a programelor de contabilitate (ex: Saga, Smart).
Utilizarea programelor de gestionare a bazelor de date (ex: Access, MySQL).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-signature (ex: semnătură electronică calificată).
Utilizarea programelor de criptare și securizare a datelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare și filtrare a informațiilor în baze de date.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și analiză a datelor.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea programelor de editare a imaginilor și a documentelor PDF.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a fluxurilor de lucru (RPA).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al proiectelor (ex: Jira, Trello).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Utilizarea programelor de creare a formularelor și chestionarelor (ex: Google Forms, Microsoft Forms).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a securității cibernetice.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, adaptate diferitelor situații și audiențe.
Capacitate de a gestiona eficient sarcini multiple și de a prioritiza activitățile.
Abilități de organizare și planificare riguroasă.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Atitudine pozitivă și profesională în interacțiunea cu clienții și colegii.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către detalii și acuratețe.
Capacitate de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune.
Abilități de ascultare activă și empatie.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de leadership și motivare a echipei (dacă este cazul).
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback deschis.
Abilități de a lucra eficient într-un mediu multicultural (dacă este cazul).
Capacitate de a menține o atitudine calmă și controlată în situații dificile.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de dosare notariale gestionate corect și la timp, gradul de acuratețe a datelor introduse în sistem, numărul de erori sau omisiuni în documentație, timpul mediu de răspuns la solicitări interne și externe, numărul de reclamații sau contestații primite, gradul de respectare a procedurilor notariale, numărul de întârzieri în depunerea declarațiilor fiscale, numărul de audituri interne sau externe cu rezultate pozitive, numărul de documente arhivate conform standardelor, gradul de utilizare a sistemelor informatice pentru eficientizarea activității, numărul de traininguri sau seminarii la care a participat pentru dezvoltarea profesională, gradul de satisfacție al clienților, numărul de dosare în lucru depășind termenele stabilite, numărul de întârzieri cauzate de lipsa de informații, numărul de procese verbale întocmite corect și la timp, numărul de corespondențe gestionate eficient, numărul de rapoarte întocmite conform cerințelor, numărul de modificări sau actualizări ale sistemelor informatice implementate cu succes, numărul de proceduri notariale optimizate sau îmbunătățite, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate și securitate a datelor, numărul de evenimente de securitate cibernetică prevenite.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor notariale, acuratețea datelor introduse, claritatea și concizia documentelor întocmite, corectitudinea interpretării legislației aplicabile, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, gradul de satisfacție al clienților, respectarea confidențialității informațiilor, eficiența în gestionarea timpului, capacitatea de a rezolva problemele, adaptabilitatea la schimbări, respectarea termenelor limită, calitatea corespondenței, claritatea comunicării, inițiativa în identificarea și implementarea de soluții, gradul de colaborare cu alte departamente, respectarea politicilor de securitate a datelor, profesionalismul în gestionarea situațiilor de conflict, capacitatea de a oferi suport colegilor, calitatea rapoartelor întocmite, capacitatea de a menține o atitudine pozitivă, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a gestiona volumul mare de muncă, gradul de atenție la detalii, calitatea documentelor de suport, capacitatea de a prioritiza sarcinile, respectarea standardelor de etică profesională, calitatea interacțiunii cu autoritățile publice, capacitatea de a învăța din experiență, gradul de responsabilitate asumat. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, atenție la detalii, capacitate de organizare, abilități de comunicare, rezolvarea problemelor, adaptabilitate, gestionarea stresului, lucru în echipă, leadership, responsabilitate, etică profesională, discreție, empatie, perseverență, flexibilitate, gândire analitică, obiectivitate, încredere în sine, gestionarea conflictelor, capacitate de a învăța, orientare către client, gestionarea timpului, capacitate de a delega, asumarea responsabilității, capacitate de a lua decizii, abilități de negociere, gestionarea schimbărilor, capacitatea de a lucra sub presiune, încredere în propria judecată, capacitatea de a oferi feedback constructiv, capacitatea de a primi feedback, capacitatea de a influența pozitiv, capacitatea de a construi relații profesionale, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, capacitatea de a motiva echipa (dacă este cazul), capacitatea de a gestiona situații de urgență, capacitatea de a prioritiza sarcinile, capacitatea de a gestiona volumul mare de muncă. {$rezultat_comport['response']}
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivă digitală, software de gestiune a documentelor notariale, sistem de stocare a datelor, echipamente de arhivare fizică (dulapuri, cutii), echipamente de protecție a datelor (UPS, sisteme antivirus), echipamente de comunicații (e-mail, videoconferință), cititor de acte notariale (microfilm, microfișe - dacă este cazul), echipamente de siguranță (extinctor, sistem de alarmă), echipamente de birou (consumabile de papetărie, pixuri, agende), sistem de autentificare a utilizatorilor, echipamente de scanare a documentelor voluminoase, echipamente de protecție a datelor confidențiale, echipamente de videoconferință, echipamente de arhivare a documentelor de proveniență străină, sistem de backup a datelor, echipamente de criptare a datelor..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.