FIȘĂ DE POST NOTAR-SEF ADJUNCT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:NOTAR-SEF ADJUNCT

1.2. Cod C.O.R.:111216

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu notarul șef, alți notari, secretari, personal administrativ, consilieri juridici pentru coordonarea activității, verificarea legalității actelor și asigurarea respectării procedurilor notariale. Externe: Colaborează cu ofițerii de poliție, executorii judecătorești, agenții imobiliari, reprezentanți ai instituțiilor financiare, avocați, alte birouri notariale, pentru îndeplinirea obligațiilor notariale și facilitarea proceselor notariale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Notar-Șef adjunctul asigură suportul deplin al Notarului-Șef în îndeplinirea atribuțiilor legale și administrative ale biroului notarial. Responsabilitățile includ verificarea și pregătirea documentelor, asistarea la redactarea actelor notariale, gestionarea arhivei, coordonarea personalului auxiliar și reprezentarea biroului notarial în relația cu clienții și instituțiile publice. De asemenea, asigură respectarea procedurilor notariale și contribuie la îmbunătățirea eficienței activității biroului, conform legislației în vigoare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea atribuțiilor pentru postul NOTAR-ȘEF ADJUNCT indică o poziție de suport esențială pentru buna funcționare a biroului notarial, implicând responsabilități legale, administrative și de coordonare.
Asigură suportul juridic și tehnic pentru Notarul-Șef în analiza și pregătirea proiectelor de acte notariale.
Verifică și analizează documentele depuse de clienți, constatând legalitatea, autenticitatea și veridicitatea acestora.
Redactează proiecte de acte notariale, respectând modelul standard și cerințele legale.
Gestionarea și organizarea arhivei notariale, asigurând păstrarea și accesul la documente.
Coordonează activitatea personalului auxiliar (secretar, grefier), delegând sarcini și monitorizând progresul.
Supraveghează respectarea procedurilor notariale și a cerințelor de formă ale actelor notariale.
Asigură informarea clienților cu privire la drepturile și obligațiile lor, precum și la implicațiile juridice ale actelor notariale.
Realizează sinergie între departamentele biroului notarial pentru a asigura un flux de lucru eficient.
Monitorizează și actualizează constant legislația relevantă, informând Notarul-Șef cu privire la modificări.
Participă la ședințe de lucru și conferințe pentru a se informa cu privire la noutățile din domeniu.
Pregătește rapoarte periodice privind activitatea biroului notarial.
Verifică și actualizează registrele notariale.
Asigură respectarea normelor de securitate a informațiilor și a confidențialității datelor.
Realizează studii de fezabilitate pentru introducerea de noi servicii notariale.
Reprezintă biroul notarial în relația cu alte instituții publice și cu terți, conform instrucțiunilor notarului-șef.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:


Licență în științe juridice, acordată de o instituție de învățământ superior acreditată.
Certificat de absolvire a examenului de admitere în corpul notarilor publici (sau echivalent, conform legislației în vigoare).
Stagiu de pregătire profesională în birou notarial, desfășurat sub supravegherea unui notar public cu experiență.
Cunoștințe aprofundate de drept civil, dreptul succesoral, dreptul obligațiilor și alte ramuri ale dreptului relevant pentru activitatea notarială.
Cunoștințe solide privind procedurile notariale, inclusiv cele referitoare la autentificarea semnăturilor, legalizarea copiilor de pe documente, întocmirea actelor notariale și alte operațiuni notariale.
Cunoștințe privind legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) și alte reglementări privind securitatea informațiilor.
Cunoștințe de operare a programelor de specialitate utilizate în activitatea biroului notarial (ex: sisteme de gestiune a documentelor, programe de contabilitate).
Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente, pentru a putea redacta proiecte de acte notariale și a interacționa eficient cu clienții și cu alte instituții.
Cunoștințe de limbi străine (în special engleză), constituie un avantaj.
Certificare în domeniul managementului de proiect (opțional, dar constituie un avantaj).
Atestat de formare continuă în domeniul notarial (conform cerințelor legislative).
Cunoștințe de contabilitate și fiscalitate, referitoare la aspectele notariale.
Experiență profesională în domeniul juridic (minim 2 ani), constituie un avantaj.
Cunoștințe despre noile tehnologii și tendințele din domeniul juridic digital, inclusiv semnătura electronică și arhivarea electronică.

5.2. Experiență Profesională:


Experiență profesională de minim 3 ani în domeniul juridic, preferabil în birou notarial sau în altă instituție publică cu atribuții notariale.
Experiență în redactarea de acte juridice, inclusiv proiecte de contracte, procuri, testamentare și alte documente notariale.
Experiență în verificarea legalității și autenticității documentelor depuse de clienți, inclusiv constatarea veridicității informațiilor.
Experiență în gestionarea arhivei notariale, inclusiv arhivarea documentelor, respectarea termenelor de păstrare și facilitarea accesului la informații.
Experiență în utilizarea programelor de specialitate utilizate în activitatea biroului notarial (ex: sisteme de gestiune a documentelor, programe de contabilitate).
Experiență în interacțiunea cu clienții, oferind informații și explicații cu privire la procedurile notariale și implicațiile juridice ale actelor notariale.
Experiență în redactarea de rapoarte periodice privind activitatea biroului notarial.
Experiență în respectarea reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) și alte reglementări privind securitatea informațiilor.
Experiență în colaborarea cu alte instituții publice (ex: registre de stare civilă, impozite și taxe locale) pentru a obține informații și a facilita procedurile notariale.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a conflictelor care pot apărea în timpul desfășurării activității notariale.
Experiență în identificarea și evaluarea riscurilor juridice și în implementarea măsurilor de prevenire a acestora.
Experiență în îmbunătățirea continuă a proceselor notariale și în optimizarea utilizării resurselor.
Experiență în adaptarea la schimbările legislative și în actualizarea procedurilor notariale în consecință.
Experiență în formarea și îndrumarea personalului nou angajat în biroul notarial.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):


Operare fluentă a unui calculator și a aplicațiilor de birou (Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (SGD).
Cunoașterea și aplicarea principiilor de arhivare electronică și digitalizare a documentelor.
Utilizarea programelor de contabilitate pentru întocmirea documentelor justificative și declarării fiscale.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de semnare electronică și sigilii digitale.
Utilizarea programelor de baze de date pentru gestionarea informațiilor notariale.
Cunoașterea și utilizarea platformelor online pentru comunicare și colaborare (ex: e-mail, videoconferință).
Utilizarea sistemelor de scanare și imprimare pentru digitalizarea și reproducerea documentelor.
Cunoașterea și utilizarea software-ului de criptare a datelor pentru asigurarea securității informațiilor.
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor pentru identificarea tendințelor și optimizarea proceselor notariale.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare electronică către autoritățile competente.
Utilizarea programelor de telefoanie IP și a sistemelor de conferință.
Cunoașterea și aplicarea standardelor de securitate a rețelelor de calculatoare.
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoașterea principiilor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Cunoașterea principiilor de administrare a utilizatorilor și a drepturilor de acces.
Utilizarea programelor de editare a imaginilor și a fișierelor PDF.
Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și de protecție a datelor cu caracter personal.
Utilizarea instrumentelor de colaborare online pentru redactarea și revizuirea documentelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):


Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților și ale colegilor.
Abilitatea de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Abilitatea de a rezolva probleme complexe și de a lua decizii informate.
Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente.
Abilitatea de a negocia și de a ajunge la soluții avantajoase pentru toate părțile implicate.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a se adapta la schimbări legislative și procedurale.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se perfecționa continuu.
Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor sensibile.
Capacitatea de a demonstra integritate și profesionalism în toate interacțiunile.
Abilitatea de a oferi servicii clienți excelente și de a construi relații de încredere.
Capacitatea de a gestiona situații de urgență și de a lua măsuri adecvate.
Abilitatea de a motiva și de a inspira echipa de lucru.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a promova dezvoltarea profesională a colegilor.
Abilitatea de a demonstra empatie și de a înțelege perspectivele diferite.
Capacitatea de a lua inițiativă și de a propune îmbunătățiri ale proceselor de lucru.
Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate.
Capacitatea de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de acte notariale întocmite/verificate, volumul de muncă gestionat, numărul de reclamații/solicitări primite și rezolvate, numărul de întâlniri cu clienții/colaboratorii, gradul de respectare a termenelor limită, numărul de erori/neconformități identificate și corectate, nivelul de satisfacție al clienților, gradul de implementare a procedurilor notariale, numărul de rapoarte întocmite și prezentate, numărul de traininguri/seminare participate, gradul de îmbunătățire a eficienței proceselor notariale, numărul de proiecte implementate, numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, gradul de respectare a normelor de securitate a informațiilor, numărul de documente arhivate/digitalizate, numărul de proceduri notariale optimizate, numărul de clienți noi atrași, numărul de proceduri notariale efectuate fără intervenția notarului șef, numărul de contribuții la îmbunătățirea sistemului de management al calității.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a prevederilor legale și a bunei-cuviințe notariale, acuratețea și corectitudinea actelor notariale, claritatea și concizia formulărilor, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, respectarea confidențialității informațiilor, eficiența în rezolvarea problemelor, capacitatea de a lua decizii corecte și bine fundamentate, inițiativa în identificarea și propunerea de soluții, abilitatea de a gestiona situații complexe și de a lua măsuri adecvate, gradul de îmbunătățire a satisfacției clienților, capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, profesionalismul în reprezentarea biroului notarial, respectarea termenelor limită, respectarea procedurilor interne, acuratețea în întocmirea raportărilor, contribuția la îmbunătățirea sistemului de management al calității, capacitatea de a adapta procedurile notariale la cerințele specifice ale clienților, respectarea normelor de securitate a informațiilor, capacitatea de a identifica și corecta erorile, contribuția la dezvoltarea personalului, capacitatea de a oferi consultanță juridică de specialitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Adaptabilitate la schimbări legislative și procedurale, inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri, orientare către client, perseverență în rezolvarea problemelor, atenție la detalii, capacitate de a lucra sub presiune, abilități de comunicare eficientă, respectarea confidențialității, integritate profesională, responsabilitate, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de negociere, orientare către rezultate, capacitate de a învăța rapid, abilități de lucru în echipă, capacitate de a motiva și inspira, abilități de leadership, capacitate de a gestiona timpul, flexibilitate, spirit de colaborare, proactivitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, fax, telefon, arhivă digitală, software de gestionare a documentelor notariale, sistem de stocare securizat a informațiilor, instrumente de arhivare fizică, sigilii notariale, ștampile, instrumente de măsurare a distanțelor, instrumente de identificare a persoanelor, instrumente de autentificare a semnăturilor, echipamente de protecție a datelor, echipamente de comunicații securizate, software de criptare a datelor, instrumente de verificare a documentelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.