FIȘĂ DE POST NOTAR-SEF

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:NOTAR-SEF

1.2. Cod C.O.R.:111215

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu notarul public, secretarii notarului, personalul administrativ și contabil pentru coordonarea activităților, asigurarea conformității procedurale și optimizarea fluxurilor de lucru. Supervizează activitatea personalului subordonat, oferind îndrumare și evaluare a performanței. Externe: Colaborează cu avocați, notari public din alte circumscripții, funcționari publici (ex: din cadrul Autorității Naționale a Imobilelor), ofițeri de poliție, reprezentanți ai instituțiilor financiare și alți profesioniști pentru a asigura legalitatea și corectitudinea actelor notariale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Notar-șef coordonează și supervizează activitatea întregii echipe notariale, asigurând buna funcționare a biroului și respectarea strictă a legilor și procedurilor notariale. Responsabilitățile includ gestionarea fluxului de documente, controlul calității actelor notariale, instruirea și evaluarea personalului, reprezentarea biroului în relația cu autoritățile și clienții, precum și asigurarea respectării standardelor de etică profesională. Notar-șef este, de asemenea, responsabil pentru gestionarea resurselor materiale și financiare ale biroului, contribuind la optimizarea eficienței și la menținerea unui climat de lucru profesionist."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Organizează și coordonează activitatea notarială, asigurând respectarea prevederilor legale și a standardelor de calitate.
Supervizează întregul personal din biroul notarial, inclusiv notari publici, secretari și personal administrativ.
Efectuează verificări amănunțite ale documentelor prezentate de clienți, asigurând autenticitatea și legalitatea acestora.
Realizează analize juridice complexe privind documentele și situațiile prezentate de clienți, oferind consultanță specializată.
Întocmește acte notariale, respectând cu strictețe prevederile Codului Civil, ale Legii nr. 290/2004 și ale altor acte normative aplicabile.
Gestionează fluxul de documente, de la primirea lor până la arhivare, asigurând confidențialitatea și securitatea informațiilor.
Monitorizează și actualizează procedurile notariale, adaptându-le la modificările legislative și jurisprudențiale.
Reprezintă biroul notarial în relația cu autoritățile publice, instituțiile financiare și alte persoane juridice.
Organizează și coordonează activitatea de gestionare a dosarelor notariale, asigurând respectarea termenelor legale.
Supervizează respectarea obligațiilor de raportare către Autoritatea Națională a Penitenciarelor și alte instituții relevante.
Efectuează verificări ale conformității actelor notariale cu dispozițiile imperative ale legii.
Asigură instruirea și perfecționarea profesională a personalului din birou.
Gestionează reclamațiile și contestațiile formulate de clienți sau terțe părți.
Monitorizează indicatorii de performanță ai biroului notarial și propune măsuri de îmbunătățire.
Coordonează activitățile de audit intern și extern ale biroului notarial.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Licență în științe juridice.
Certificat de liberă practică a notariatului.
Experiență profesională substanțială în domeniul notariatului, preferabil minim 5 ani.
Cursuri de specializare în domeniul dreptului civil, dreptul succesoral, dreptul imobiliar și dreptul comercial.
Cunoștințe aprofundate ale Codului Civil, ale Legii nr. 290/2004 privind modificarea și completarea Legii nr. 119/1996 privind actul juridic notarial și căsătorii civile, ale Codului de procedură civilă și ale altor acte normative aplicabile.
Cunoștințe solide de contabilitate și fiscalitate.
Cunoștințe de operare a programelor de specialitate utilizate în activitatea notarială.
Certificat de competență în domeniul securității informațiilor (avantaj).
Participarea la cursuri de formare continuă în domeniul juridic (obligatoriu).
Cunoașterea limbii engleze sau a altei limbi străine (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului (obligatoriu).
Certificat de absolvire a unui curs de management și leadership (avantaj).
Experiență în gestionarea unei echipe de specialiști (avantaj).
Cunoștințe de management al calității (avantaj).
Atestat de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (obligatoriu).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 7 ani în activitatea de notar public.
Experiență substanțială în întocmirea și verificarea actelor notariale, inclusiv contracte de vânzare-cumpărare, ipoteci, donații, testamentulologică și alte operațiuni notariale.
Experiență în gestionarea și rezolvarea situațiilor litigioase apărute în activitatea notarială.
Experiență în interpretarea și aplicarea prevederilor legale referitoare la notarul public, inclusiv cele privind răspunderea civilă profesională.
Experiență în coordonarea și supervizarea activității personalului din biroul notarial.
Experiență în gestionarea relațiilor cu clienții și cu alte instituții publice.
Experiență în utilizarea programelor de specialitate utilizate în activitatea notarială, inclusiv cele de gestionare a dosarelor și de raportare către autoritățile competente.
Experiență în redactarea de rapoarte și note juridice privind situații complexe apărute în activitatea notarială.
Experiență în reprezentarea biroului notarial în fața instanțelor de judecată și în relația cu alte instituții publice.
Experiență în implementarea și respectarea procedurilor interne de control al calității actelor notariale.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în asigurarea continuității activității notariale.
Experiență în negocierea și rezolvarea conflictelor între părți implicate în operațiuni notariale.
Experiență în analiza riscurilor juridice și financiare asociate operațiunilor notariale.
Experiență în îmbunătățirea proceselor de lucru și a eficienței activității notariale.
Experiență în formarea și mentorarea personalului din biroul notarial.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea aprofundată a legislației notariale și a actelor normative conexe.
Utilizarea eficientă a programelor de gestiune a notarilor publici (ex: Notarius, eNotariat).
Operarea fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoașterea și aplicarea principiilor de securitate a informațiilor în mediul digital.
Utilizarea sistemelor de arhivare electronică și de management al documentelor.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de plată electronică (ex: plata online a taxelor notariale).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (ex: e-mail, videoconferință).
Cunoașterea și aplicarea principiilor de criptare a datelor.
Utilizarea sistemelor de autentificare electronică (ex: semnătură electronică calificată).
Cunoașterea și aplicarea standardelor de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Excel pivot tables) pentru raportare.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestionare a identității electronice.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Cunoașterea și aplicarea principiilor de audit al sistemelor informatice.
Utilizarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestionare a vulnerabilităților informatice.
Utilizarea instrumentelor de securizare a rețelelor de comunicații.
Cunoașterea și aplicarea principiilor de recuperare în caz de dezastru.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitatea de a motiva și coordona o echipă de specialiști.
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, cu clienți, colegi și alte instituții.
Negociere și abilitatea de a găsi soluții win-win în situații conflictuale.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere pe termen lung.
Gândire strategică și capacitatea de a lua decizii în condiții de incertitudine.
Managementul timpului și abilitatea de a prioritiza sarcinile în mod eficient.
Rezolvarea problemelor și gândirea analitică pentru identificarea și rezolvarea situațiilor complexe.
Adaptabilitate și flexibilitate pentru a răspunde rapid la schimbări și cerințe noi.
Etică profesională și respectarea strictă a confidențialității.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
Dezvoltarea abilităților de mentorat și coaching pentru personalul din subordine.
Capacitatea de a delega responsabilități și de a oferi feedback constructiv.
Gestionarea eficientă a conflictelor și medierea disputelor.
Influență și persuasiune pentru a obține rezultate pozitive.
Luarea deciziilor etice și responsabile, ținând cont de impactul asupra clienților și a organizației.
Abilitatea de a construi și menține o rețea profesională solidă.
Gestionarea eficientă a stresului și a emoțiilor.
Gândire critică și capacitatea de a evalua informații complexe.
Integritate și profesionalism în toate interacțiunile.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de acte notariale întocmite, Volumul de vânzări notariale, Gradul de satisfacție a clienților, Numărul de litigii soluționate, Eficiența fluxurilor de lucru, Rata de eroare în actele notariale, Respectarea termenelor de finalizare a actelor, Numărul de reclamații primite, Gradul de conformitate cu reglementările legale, Rata de retenție a clienților, Volumul de activitate generat de clienți recomandați, Numărul de angajați coordonați și gradul de implicare în obiectivele de performanță, Eficiența utilizării resurselor (materiale, umane, financiare), Creșterea veniturilor notariale, Numărul de traininguri și perfecționări realizate pentru echipa coordonată, Gradul de automatizare a proceselor notariale, Reducerea costurilor operaționale, Numărul de parteneriate strategice dezvoltate, Gradul de implementare a noilor tehnologii, Numărul de audituri interne și externe depășite cu succes.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a confidențialității datelor clienților, Calitatea actelor notariale întocmite (claritate, corectitudine, completitudine), Nivelul de expertiză juridică demonstrat în soluționarea problemelor notariale, Capacitatea de a gestiona eficient situațiile de criză și de a minimiza riscurile, Gradul de profesionalism în interacțiunea cu clienții și cu alte instituții, Eficiența comunicării și a colaborării cu echipa de notar public, Nivelul de conformitate cu standardele de etică profesională, Calitatea rapoartelor și a prezentărilor realizate pentru conducere, Capacitatea de a identifica și de a implementa îmbunătățiri ale proceselor notariale, Nivelul de implicare în dezvoltarea și promovarea serviciilor notariale, Capacitatea de a gestiona eficient reclamațiile și de a oferi soluții adecvate, Nivelul de adaptabilitate la schimbările legislative și la noile tehnologii, Calitatea mentoratului și a dezvoltării profesionale a personalului coordonat, Nivelul de contribuție la imaginea și reputația biroului de notar public, Capacitatea de a construi și menține relații de încredere cu clienții și partenerii, Nivelul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Capacitatea de a lua decizii corecte și responsabile, Nivelul de respectare a termenelor limită și a procedurilor interne, Capacitatea de a gestiona eficient situațiile de conflict, Nivelul de profesionalism în reprezentarea biroului de notar public.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții pentru optimizarea activității notariale, Abilitatea de a delega sarcini și de a oferi feedback constructiv, Capacitatea de a motiva și inspira echipa de notar public, Orientare către rezultate și capacitatea de a atinge obiectivele stabilite, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse, Abilitatea de a lua decizii corecte și responsabile, chiar și în situații complexe, Abilitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții win-win, Abilitatea de a comunica eficient și de a construi relații de încredere cu clienții și partenerii, Abilitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a gândi strategic și de a identifica oportunități de îmbunătățire, Abilitatea de a demonstra integritate și profesionalism în toate interacțiunile, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și de a inspira încredere, Abilitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile clienților, Abilitatea de a lua inițiativa în rezolvarea problemelor, Abilitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență, Abilitatea de a învăța din experiență și de a îmbunătăți continuu performanța, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și de a se adapta la diferite stiluri de lucru, Abilitatea de a oferi suport și îndrumare personalului subordonat, Abilitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Aparat de fax, Software specializat pentru gestiunea actelor notariale, Sistem de arhivare electronică, Sistem de securitate a datelor, Telefon, Echipamente de protecție a datelor (ex: dispozitive de distrugere a documentelor), Software de contabilitate, Sistem de videoconferință, Dispozitive de stocare a datelor (ex: hard disk extern, stick USB), Aparatură de semnare electronică, Software de criptare a datelor, Echipamente de protecție fizică a biroului (ex: sistem de alarmă, camere de supraveghere), Software de management al relațiilor cu clienții (CRM), Instrumente de analiză a datelor notariale, Software de raportare financiară, Platforme de comunicare internă (ex: e-mail, mesagerie instantanee)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.