FIȘĂ DE POST INSPECTOR-SEF IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:INSPECTOR-SEF IN ADMINISTRATIA PUBLICA

1.2. Cod C.O.R.:111213

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de serviciu, inspectori, referenți de caz, consilieri juridici, personal administrativ și alte structuri din cadrul administrației publice pentru coordonarea activităților și asigurarea respectării legislației. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, organizații neguvernamentale, furnizori de servicii, cetățeni și alte entități externe pentru implementarea politicilor publice, gestionarea reclamațiilor și asigurarea transparenței.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Inspectorul-Șef în administrația publică coordonează și supervizează activitatea serviciilor și a funcționarilor din cadrul instituției, asigurând respectarea legislației și a procedurilor interne. El/Ea este responsabil pentru planificarea, organizarea, îndrumarea și controlul proceselor administrative, contribuind la atingerea obiectivelor strategice ale administrației. De asemenea, asigură gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale, promovează îmbunătățirea continuă a performanței și reprezintă instituția în relațiile cu alte autorități și cu publicul."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Coordonează și supervizează activitatea serviciilor din subordine, asigurând respectarea cadrului legal și a reglementărilor interne.
- Evaluează și monitorizează performanța serviciilor, identificând oportunități de îmbunătățire a eficienței și a eficacității operaționale.
- Elaborează și actualizează proceduri operaționale standard, instrucțiuni de lucru și ghiduri metodologice pentru personalul din subordine.
- Asigură implementarea politicilor și a strategiilor stabilite de conducerea instituției, adaptând procesele administrative la obiectivele generale.
- Analizează și interpretează date statistice și rapoarte de activitate, formulând recomandări pentru optimizarea resurselor și a fluxurilor de lucru.
- Gestionează și coordonează proiecte specifice, asigurând respectarea termenelor limită și a bugetelor alocate.
- Reprezintă instituția în relațiile cu alte autorități publice, cu organizații neguvernamentale și cu mediul de afaceri, negociind acorduri și protocoale de colaborare.
- Asigură conformitatea activităților cu legislația în vigoare, inclusiv cu prevederile privind protecția datelor cu caracter personal și cu reglementările privind achizițiile publice.
- Organizează și coordonează activități de formare și perfecționare profesională pentru personalul din subordine, contribuind la dezvoltarea competențelor necesare.
- Gestionează reclamațiile și solicitările cetățenilor, asigurând o rezolvare promptă și eficientă a problemelor semnalate.
- Supervizează activitatea de control intern, identificând și corectând deficiențele constatate.
- Elaborează și prezintă rapoarte de activitate către conducerea instituției, evidențiind realizările și propunând măsuri de îmbunătățire.
- Asigură respectarea termenelor de raportare statistică și transmiterea informațiilor către autoritățile competente.
- Coordonează activitatea de audit intern și extern, facilitând accesul auditurilor și implementând recomandările rezultate.
- Gestionează bugetul serviciului, monitorizând cheltuielile și optimizând utilizarea resurselor financiare."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvire cu diplomă de licență sau master într-un domeniu relevant pentru activitatea instituției (ex: științe administrative, drept, economie, științe politice).
- Experiență profesională relevantă, în general de minimum 5 ani, într-un domeniu similar cu cel al instituției.
- Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul administrației publice, constituie un avantaj.
- Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și europene relevante pentru domeniul de activitate al instituției.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor și a bazelor de date.
- Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor, precum și de elaborare de rapoarte și prezentări.
- Abilități de comunicare și negociere, atât în scris, cât și oral.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză sau germană), constituie un avantaj.
- Certificat de absolvire a unui curs de management al proiectelor, constituie un avantaj.
- Certificat de atestare a competențelor profesionale în domeniul administrației publice, conform legislației în vigoare, reprezintă o cerință obligatorie după o perioadă de probă.
- Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul achizițiilor publice, dacă activitatea instituției implică gestionarea de achiziții publice.
- Atestat de formare în domeniul securității informațiilor, dacă activitatea instituției implică gestionarea de informații clasificate.
- Absolvire cu succes a unui program de leadership și management, constituie un avantaj competitiv."

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență de minimum 5 ani în administrația publică, în poziții de conducere sau coordonare, cu responsabilități privind gestionarea de resurse umane și materiale.
- Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri administrative, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
- Experiență în gestionarea de proiecte, respectând termenele limită și bugetele alocate, cu rezultate măsurabile.
- Experiență în coordonarea activităților de control intern și audit, identificând și corectând deficiențele constatate.
- Experiență în gestionarea relațiilor cu alte instituții publice, organizații neguvernamentale și mediul de afaceri, negociind acorduri și protocoale de colaborare.
- Experiență în elaborarea de rapoarte de evaluare a performanței și a impactului politicilor publice, utilizând indicatori de performanță relevanți.
- Experiență în gestionarea de situații de criză și în coordonarea acțiunilor de intervenție, respectând procedurile stabilite.
- Experiență în utilizarea de sisteme de management al documentelor și a bazelor de date, pentru a asigura accesul rapid și eficient la informații.
- Experiență în elaborarea de cereri de finanțare și în gestionarea contractelor de finanțare, respectând reglementările specifice.
- Experiență în coordonarea de echipe multidisciplinare, promovând colaborarea și motivarea personalului.
- Experiență în gestionarea bugetară, monitorizând cheltuielile și optimizând utilizarea resurselor financiare.
- Experiență în mediul digital, utilizând instrumente de comunicare online și platforme colaborative, pentru a facilita schimbul de informații și a îmbunătăți eficiența proceselor.
- Experiență în implementarea de soluții de e-guvernare, pentru a îmbunătăți accesul cetățenilor la serviciile publice.
- Experiență în domeniul specific de activitate al instituției (ex: mediu, sănătate, educație), constituie un avantaj semnificativ."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice (e.g., pilot, semnează).
- Abilități de utilizare a bazelor de date (e.g., MySQL, PostgreSQL) pentru interogări și raportare.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-guvernare și portaluri web, inclusiv CMS (Content Management System).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de GESTIUNEA ELECTRONICĂ A RESURSELOR UMANE (HRIS).
- Familiaritate cu instrumentele de videoconferință și colaborare online (e.g., Zoom, Microsoft Teams).
- Abilități de utilizare a aplicațiilor GIS (Geographic Information System) pentru analiza spațială și cartografiere (dacă este relevant pentru activitatea instituției).
- Cunoștințe de utilizare a software-ului specific domeniului de activitate al instituției (e.g., software de monitorizare a mediului, de gestionare a sănătății publice).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (e.g., SPSS, R) pentru interpretarea datelor și elaborarea de rapoarte.
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică, pentru protejarea datelor și a sistemelor informatice.
- Abilități de utilizare a instrumentelor de criptare și decriptare a datelor, pentru asigurarea confidențialității informațiilor.
- Familiaritate cu protocoalele de comunicare de rețea și cu principiile de securitate a informațiilor.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței aplicațiilor și a infrastructurii IT.
- Abilități de utilizare a platformelor de colaborare online și de gestionare a proiectelor (e.g., Jira, Asana).
- Familiaritate cu standardele de accesibilitate web (WCAG) și cu principiile de design centrat pe utilizator.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
- Abilități de utilizare a aplicațiilor de gestiune a documentelor scanate și OCR (Optical Character Recognition).
- Familiaritate cu tehnologiile cloud computing (e.g., AWS, Azure, Google Cloud).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilitatea de a conduce și motiva o echipă, promovând un climat de lucru pozitiv și eficient.
- Capacitatea de a lua decizii complexe, în situații de presiune, ținând cont de implicațiile legale și etice.
- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, pentru a transmite clar și concis informații către diverse audiențe.
- Capacitatea de a negocia și de a construi relații de colaborare cu alte instituții și părți interesate.
- Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive în situații dificile.
- Capacitatea de a planifica și organiza activități, stabilind priorități și respectând termene limită.
- Abilitatea de a lucra în echipă, contribuind la atingerea obiectivelor comune și respectând opiniile celorlalți.
- Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, fiind deschis la noi tehnologii și abordări.
- Abilitatea de a analiza critic informații și de a identifica probleme, propunând soluții inovatoare.
- Capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultatele proprii.
- Abilități de rezolvare a problemelor, identificând cauzele și propunând soluții eficiente.
- Capacitatea de a gestiona timpul eficient, stabilind priorități și delegând sarcini.
- Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele celorlalți.
- Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
- Abilitatea de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă în situații dificile.
- Capacitatea de a demonstra integritate și etică profesională în toate acțiunile.
- Abilitatea de a reprezenta instituția într-un mod profesionist și eficient.
- Capacitatea de a lua inițiativă și de a propune îmbunătățiri în procesele de lucru.
- Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa tendințele viitoare.
- Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile celorlalți.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de rapoarte întocmite și depuse la termen, Număr de controale efectuate și finalizate conform planului, Procent de conformitate a entităților supuse controlului, Număr de sancțiuni aplicate pentru nerespectarea legislației, Procent de recuperare a creanțelor fiscale sau de contribuții, Număr de reclamații/sesizări soluționate în termen legal, Procent de satisfacție a beneficiarilor serviciilor prestate, Număr de proiecte implementate cu succes și încadrate în bugetul alocat, Procent de respectare a termenelor limită pentru emiterea de documente sau aprobări, Număr de proceduri interne elaborate sau revizuite, Procent de îmbunătățire a eficienței proceselor de lucru, Număr de audituri interne/externe supervizate, Procent de implementare a recomandărilor din audituri, Număr de personal instruit în domeniul specific activității, Procent de participare la evenimente de perfecționare profesională, Număr de îmbunătățiri aduse sistemului de management al calității, Procent de reducere a numărului de erori/omisiuni în activitatea desfășurată, Număr de acțiuni de prevenire și combatere a corupției desfășurate, Valoarea creanțelor recuperate/evitate prin activitatea de control, Număr de colaborări eficiente cu alte instituții publice.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor întocmite, respectând cerințele legale și metodologice, Eficiența comunicării cu personalul din subordine și cu alte instituții, Capacitatea de a lua decizii corecte și argumentate, respectând principiile legalității, Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a asigura continuitatea activității, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor de lucru și a serviciilor prestate, Capacitatea de a motiva și de a coordona echipa, promovând un climat de lucru pozitiv, Abilitatea de a identifica și de a soluționa probleme complexe, respectând termenele limită, Calitatea relațiilor de colaborare cu alte instituții și părți interesate, Respectarea principiilor etice și a standardelor de integritate, Capacitatea de a reprezenta instituția în mod profesionist și eficient, Nivelul de înțelegere și aplicare a legislației specifice domeniului, Abilitatea de a oferi consultanță juridică și tehnică personalului din subordine, Capacitatea de a adapta abordarea la specificul situațiilor concrete, Nivelul de inițiativă în identificarea și propunerea de soluții inovatoare, Calitatea argumentării în fața instanțelor de judecată sau în fața altor autorități, Capacitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive, Nivelul de conștientizare a riscurilor și capacitatea de a implementa măsuri de prevenire, Abilitatea de a transmite informații complexe într-un mod clar și concis.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Abilitatea de a lucra eficient sub presiune, Capacitatea de a gestiona conflictele într-un mod constructiv, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere, Respectarea confidențialității informațiilor, Abilitatea de a colabora eficient cu membrii echipei, Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Abilitatea de a demonstra leadership și de a motiva echipa, Respectarea principiilor etice și a standardelor de integritate, Capacitatea de a lua decizii corecte și argumentate, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal cât și în scris, Capacitatea de a-și organiza eficient timpul și sarcinile, Abilitatea de a demonstra perseverență și determinare în atingerea obiectivelor, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și adaptabilitate la situații neprevăzute, Abilitatea de a demonstra atenție la detalii și acuratețe în realizarea sarcinilor, Abilitatea de a demonstra responsabilitate și asumare a rezultatelor, Abilitatea de a demonstra o atitudine pozitivă și orientată spre soluții, Abilitatea de a demonstra empatie și respect față de ceilalți.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Laptop, Telefon mobil, Imprimantă, Scaner, Aparat de fax, Aparatură de arhivare (scanare, copiere, imprimare), Software specializat pentru gestionarea documentelor, Software de analiză statistică, Dispozitive de stocare a datelor (hard disk extern, stick USB), Echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), Echipamente de comunicare (căști, microfon), Echipamente de videoconferință, Aparatură de măsurare și control (în funcție de specificul domeniului de activitate), Instrumente de navigare GPS (în cazul deplasărilor pe teren), Echipament de birou (agenda, pixuri, markere)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.