FIȘĂ DE POST INSPECTOR DE STAT SEF
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:INSPECTOR DE STAT SEF
1.2. Cod C.O.R.:111212
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu directorii generali, șefii de departamente, inspectorii de stat inferiori, personalul administrativ și juridic din cadrul instituției pentru coordonarea activităților de inspecție și asigurarea conformității. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, agenții de control, asociații de profil, reprezentanți ai sectorului privat, furnizori de servicii specializate și mass-media, pentru schimb de informații și asigurarea transparenței.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Inspectorul Șef de Stat coordonează și conduce activitatea Direcției Generale, asigurând buna funcționare a sistemului de inspecție și control. Responsabilitatea principală constă în planificarea, organizarea și executarea controalelor în diverse domenii, conform legislației în vigoare. De asemenea, el veghează asupra respectării standardelor de calitate, eficiență și siguranță, având rolul de a propune măsuri corective și de a asigura transparența și obiectivitatea procesului de inspecție. El reprezintă instituția în relațiile cu alte autorități și cu publicul.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Exercită controlul legalității și oportunității actelor normative și administrative emise de autoritățile publice centrale și locale.
- Coordonează activitatea de elaborare a planurilor de inspecție și control, asigurând acoperirea tuturor domeniilor de competență.
- Supervizează efectuarea controalelor, verificând respectarea legislației, a procedurilor interne și a standardelor de calitate.
- Analizează rezultatele controalelor, identifică deficiențe și propune măsuri corective și preventive.
- Asigură monitorizarea implementării măsurilor dispuse în urma controalelor, verificând eficacitatea acestora.
- Coordonează activitatea de instruire și perfecționare a personalului de inspecție.
- Reprezintă instituția în relațiile cu alte autorități, organizații naționale și internaționale.
- Elaborarea de rapoarte de evaluare a activității de inspecție și control, cu propuneri de îmbunătățire a proceselor.
- Asigură respectarea prevederilor legale privind gestionarea informațiilor clasificate.
- Monitorizează evoluția legislației din domeniul de activitate și asigură adaptarea procedurilor de inspecție.
- Coordonează activitatea de audit intern a Direcției Generale.
- Propune modificări ale structurii organizatorice a Direcției Generale, în vederea optimizării activității.
- Asigură respectarea prevederilor privind sănătatea și securitatea în muncă a personalului de inspecție.
- Analizează și soluționează reclamațiile și sesizările primite de la publicul larg.
- Realizează studii și analize privind eficiența activității de inspecție și control.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Absolvirea studiilor universitare de licență, cu diplomă de licență, într-un domeniu relevant pentru specificul activității de inspecție (ex: drept, economie, administrație publică, inginerie, științe).
- Absolvirea unor cursuri de formare profesională specifică în domeniul inspecției și controlului, cu o durată minimă de 200 de ore.
- Certificat de absolvire a unui curs de perfecționare în managementul calității, conform standardelor ISO 9001 sau echivalent.
- Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul legislației muncii și a securității și sănătății în muncă.
- Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul managementului riscului și al securității informațiilor.
- Experiență profesională relevantă, de minimum 5 ani, într-un domeniu similar cu cel al inspecției și controlului.
- Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și a celei europene relevante pentru domeniul de activitate.
- Cunoștințe avansate de operare a unui calculator, inclusiv a programelor de editare text, foi de calcul și baze de date.
- Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană.
- Capacitate de analiză, sinteză și luare a deciziilor.
- Cunoașterea limbengii române, scris și vorbit, la un nivel avansat.
- Cunoașterea unei limbi străine, de preferință engleza, la un nivel minim de conversație.
- Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul auditului intern, conform standardelor internaționale.
- Certificare profesională relevantă pentru domeniul de activitate (ex: auditor intern, inspector de calitate).
- Experiență în managementul proiectelor, cu accent pe implementarea de sisteme de management.
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență profesională de minimum 10 ani în domeniul inspecției, controlului sau auditului, din care minimum 5 ani într-o poziție de conducere.
- Experiență în coordonarea și supervizarea activității de inspecție și control, inclusiv în elaborarea planurilor de inspecție și în gestionarea resurselor umane.
- Experiență în analiza și interpretarea legislației naționale și europene relevante pentru domeniul de activitate, cu accent pe identificarea aspectelor de conformitate și pe propunerea de măsuri corective.
- Experiență în elaborarea de rapoarte de inspecție și control, cu identificarea deficiențelor și cu formularea de recomandări pentru îmbunătățirea performanței.
- Experiență în gestionarea relațiilor cu alte autorități publice și cu reprezentanții sectorului privat, cu scopul de a asigura respectarea legislației și de a promova colaborarea.
- Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în coordonarea acțiunilor de remediere a deficiențelor constatate în urma inspecțiilor.
- Experiență în utilizarea de sisteme informatice de management al inspecțiilor și controlului, inclusiv în colectarea, analiza și raportarea datelor.
- Experiență în implementarea de programe de management al calității și în promovarea unei culturi a conformității în cadrul organizației.
- Experiență în gestionarea bugetului de inspecție și control și în optimizarea utilizării resurselor financiare.
- Experiență în conducerea de echipe multidisciplinare și în motivarea personalului pentru atingerea obiectivelor stabilite.
- Experiență în negocierea cu părțile interesate și în rezolvarea conflictelor.
- Experiență în prezentarea de rapoarte și recomandări conducerii și altor părți interesate.
- Experiență în gestionarea documentelor și a informațiilor confidențiale.
- Experiență în implementarea de măsuri de prevenire a corupției și de promovare a transparenței.
- Experiență în participarea la conferințe și seminarii profesionale, cu scopul de a se informa despre cele mai recente evoluții în domeniul inspecției și controlului.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Cunoașterea aprofundată a metodologiei de planificare și desfășurare a inspecțiilor și controalelor.
- Operare avansată a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizarea eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Cunoașterea și utilizarea de sisteme informatice de management al inspecțiilor (SIMI).
- Utilizarea de software specializat pentru analiza statistică a datelor (ex: SPSS, R).
- Utilizarea de software GIS (Sisteme Informaționale Geografice) pentru analiza spațială a datelor, dacă este relevant pentru domeniul de activitate.
- Cunoașterea și aplicarea principiilor auditului intern și extern.
- Utilizarea de instrumente de diagnosticare și testare a echipamentelor, dacă este relevant pentru domeniul de activitate.
- Cunoașterea și aplicarea tehnicilor de analiză a riscurilor (ex: HAZOP, FMEA).
- Utilizarea de instrumente de monitorizare a performanței și de raportare a indicatorilor cheie (KPI).
- Utilizarea de platforme de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
- Cunoașterea și aplicarea principiilor securității informațiilor și a protecției datelor cu caracter personal (GDPR).
- Utilizarea de software pentru videoconferințe și comunicare online (ex: Zoom, Microsoft Teams).
- Cunoașterea și utilizarea de baze de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
- Utilizarea de instrumente de vizualizare a datelor (ex: Tableau, Power BI).
- Cunoașterea și utilizarea de software de criptare a datelor.
- Utilizarea de instrumente de recuperare a datelor.
- Cunoașterea și utilizarea de software de analiză a rețelelor de socializare, dacă este relevant pentru domeniul de activitate.
- Utilizarea de instrumente de traducere automată.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, inclusiv capacitatea de a redacta rapoarte clare și concise.
- Capacitate de a conduce și motiva o echipă, inclusiv delegare eficientă și feedback constructiv.
- Abilități de negociere și persuasiune, inclusiv capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții reciproc avantajoase.
- Capacitate de a lua decizii în situații de presiune și de incertitudine, pe baza informațiilor disponibile.
- Abilități de planificare și organizare, inclusiv prioritizare eficientă a sarcinilor și respectarea termenelor limită.
- Capacitate de a lucra independent și în echipă, demonstrând flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Abilități de rezolvare a problemelor, inclusiv identificarea cauzelor principale și propunerea de soluții inovatoare.
- Capacitate de a analiza critic informații complexe și de a trage concluzii logice.
- Abilități de gestionare a timpului și de stabilire a priorităților.
- Capacitate de a se adapta la medii de lucru dinamice și diverse.
- Abilități de prezentare și de a influența publicul.
- Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri rapide și eficiente.
- Abilități de a construi și menține relații profesionale solide.
- Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
- Abilități de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
- Capacitate de a demonstra integritate și etică profesională.
- Abilități de a asculta activ și de a înțelege perspectivele altora.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.
- Abilități de a lucra eficient cu persoane de diferite culturi și niveluri de experiență.
- Capacitate de a menține o atitudine pozitivă și profesionistă în toate situațiile.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de inspecții efectuate, rata de conformare identificată în urma inspecțiilor, numărul de sancțiuni aplicate, numărul de rapoarte întocmite și depuse la termen, numărul de recomandări formulate și implementate, numărul de reclamații soluționate, rata de reducere a incidentelor, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de proiecte de îmbunătățire a proceselor implementate, rata de îndeplinire a obiectivelor de performanță, numărul de audituri interne/externe supervizate, gradul de satisfacție al părților interesate (beneficiari, alte instituții), numărul de proceduri operative standard (POS) revizuite și actualizate, numărul de training-uri/seminare organizate pentru personalul din subordine, numărul de erori/omisiuni în rapoartele de inspecție, numărul de întârzieri în transmiterea informațiilor către alte instituții, numărul de contestații primite și rezolvate, numărul de propuneri de îmbunătățire a legislației formulate, numărul de investigații complexe coordonate.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor de inspecție, acuratețea datelor colectate, obiectivitatea evaluărilor, claritatea recomandărilor, respectarea procedurilor de inspecție, profesionalismul în interacțiunea cu personalul inspectat, capacitatea de a identifica riscuri și vulnerabilități, eficiența comunicării cu părțile interesate, gradul de conformitate cu legislația în vigoare, capacitatea de a lua decizii corecte și bine fundamentate, respectarea termenelor limită, inițiativa în identificarea oportunităților de îmbunătățire, adaptabilitatea la situații neprevăzute, capacitatea de a gestiona conflicte, profesionalismul în reprezentarea instituției, transparența procesului de inspecție, capacitatea de a construi relații de încredere, calitatea documentării activităților desfășurate, gradul de satisfacție al echipei față de conducere.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, responsabilitate, perseverență, atenție la detalii, capacitate de a lucra sub presiune, reziliență, flexibilitate, adaptabilitate, comunicare eficientă, leadership, capacitate de delegare, abilități de negociere, orientare către rezultate, gândire critică, rezolvare de probleme, luare de decizii, etică profesională, obiectivitate, imparțialitate, încredere în sine, orientare către client, capacitate de a învăța, gestionarea timpului, abilități de organizare, colaborare, respectarea confidențialității, gestionarea conflictelor, adaptarea la schimbare, abilități de prezentare.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Computer, tabletă, smartphone, camere foto/video, echipament de protecție personală (EPP), mijloace de transport (autoturism/motocicletă), echipamente de măsurare și testare (în funcție de domeniul specific de inspecție), software specializat (ex: pentru analiza datelor, elaborarea rapoartelor), imprimantă portabilă, sistem de comunicații radio, GPS, instrumente de cartografiere, spectrometru portabil, echipament de protecție împotriva radiațiilor (dacă este cazul), echipament de supraveghere video (dacă este cazul), binoclu, lanternă, trusă de prim ajutor..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.