FIȘĂ DE POST DIRECTOR DE CABINET
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:DIRECTOR DE CABINET
1.2. Cod C.O.R.:111209
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu consilierii, secretarii, șefii de departamente, consilierii juridici, consilierii de comunicare, personalul administrativ și echipele de proiect pentru coordonarea activităților, asigurarea fluxului informațional și implementarea strategiilor. Externe: Colaborează cu factorii de decizie politici, parteneri instituționali, reprezentanți ai mass-media, organizații neguvernamentale și alte entități relevante pentru reprezentarea organizației, promovarea obiectivelor și gestionarea relațiilor publice.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
Directorul de cabinet asigură coordonarea și gestionarea activităților din cadrul cabinetului, având rolul de a facilita comunicarea și fluxul informațional între directorul instituției și personalul din subordine. Responsabilitățile includ organizarea programului directorului, gestionarea corespondenței, pregătirea documentelor, monitorizarea derulării proiectelor și a sarcinilor încredințate, precum și reprezentarea directorului în diverse situații. De asemenea, asigură suport în elaborarea de rapoarte și studii, contribuind la luarea deciziilor strategice și la buna funcționare a instituției.
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Gestionarea fluxului informațional către și dinspre directorul instituției.
Prioritizarea corespondenței și a solicitărilor primite.
Organizarea și monitorizarea programului directorului, inclusiv deplasările și întâlnirile.
Pregătirea agendei ședințelor, redactarea proceselor-verbale și distribuirea acestora.
Asigurarea suportului în redactarea de documente oficiale, note, rapoarte și prezentări.
Gestionarea și arhivarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic.
Coordonarea activităților personalului din cabinet, inclusiv delegarea de sarcini și monitorizarea progresului.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a reglementărilor legale în activitatea cabinetului.
Reprezentarea directorului în relația cu alte instituții, parteneri și colaboratori.
Monitorizarea implementării deciziilor directorului și raportarea asupra rezultatelor obținute.
Pregătirea materialelor informative pentru întâlniri și conferințe.
Gestionarea relațiilor cu mass-media, conform indicațiilor directorului.
Asigurarea confidențialității informațiilor sensibile.
Coordonarea și urmărirea derulării proiectelor specifice, în conformitate cu planurile stabilite.
Pregătirea de brief-uri și sinteze informative pentru director, referitoare la diverse subiecte.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii superioare de specialitate (Administrație Publică, Științe Politice, Drept, Economie sau echivalente).
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în administrație publică, management sau funcții similare.
Cunoștințe aprofundate de legislație relevantă pentru domeniul de activitate al instituției.
Cunoștințe solide de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactare de documente oficiale.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificări în managementul proiectelor (PMI, PRINCE2) constituie un avantaj.
Cunoștințe de etichetă diplomatică și protocoale administrative.
Experiență în gestionarea informațiilor confidențiale și respectarea regimului de secretizare.
Cunoștințe de bune practici în domeniul managementului strategic și al guvernării corporative.
Atestat de formare profesională în domeniul securității informațiilor (dacă este cazul).
Cunoștințe de management al riscului și planificare de urgență.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în managementul cabinetului (dacă este disponibil).
Cunoștințe de contabilitate și finanțe publice (dacă este cazul).
5.2. Experiență Profesională:
Experiență de minimum 5 ani în administrație publică, preferabil în poziții de coordonare sau management.
Experiență demonstrată în gestionarea fluxurilor de informații și în prioritizarea solicitărilor.
Experiență în organizarea și coordonarea programului directorului, inclusiv deplasările și întâlnirile.
Experiență în redactarea de documente oficiale, note, rapoarte și prezentări, respectând normele de etichetă și protocoale administrative.
Experiență în gestionarea relațiilor cu alte instituții, parteneri și colaboratori, la nivel național și internațional.
Experiență în monitorizarea implementării deciziilor și raportarea asupra rezultatelor obținute, utilizând indicatori de performanță relevanți.
Experiență în gestionarea proiectelor, de la planificare până la implementare și evaluare, utilizând metodologii adecvate.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în elaborarea de planuri de urgență.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice și în respectarea regimului de secretizare a informațiilor.
Experiență în coordonarea echipei de personal din cabinet, delegând sarcini și monitorizând progresul.
Experiență în elaborarea de brief-uri și sinteze informative pentru director, referitoare la diverse subiecte.
Experiență în interacțiunea cu mass-media și gestionarea comunicării publice, conform indicațiilor directorului.
Experiență în elaborarea de rapoarte de evaluare a politicilor publice și formularea de recomandări.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și a indicatorilor de performanță.
Experiență în gestionarea bugetului cabinetului și monitorizarea cheltuielilor.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al documentelor electronice (EDMS).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea sistemelor de management al proiectelor (MS Project, Asana, Trello).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor (Power BI, Tableau).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare și a resurselor online pentru colectarea de informații.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestionare a e-mailului și a calendarelor.
Utilizarea platformelor de social media pentru comunicare și promovare (dacă este cazul).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor (antivirus, firewall).
Utilizarea sistemelor de arhivare electronică și de recuperare a datelor.
Cunoașterea principiilor de design grafic și a instrumentelor de editare a imaginilor (dacă este necesar).
Utilizarea sistemelor de criptare a datelor și de protejare a confidențialității.
Cunoașterea principiilor de programare și a limbajelor de scripting (dacă este necesar).
Utilizarea sistemelor de gestionare a bazelor de date (SQL, MySQL).
Cunoașterea principiilor de etichetă digitală și de comunicare online.
Utilizarea sistemelor de geo-localizare și de cartografie (dacă este necesar).
Cunoașterea principiilor de securitate cibernetică și de prevenire a atacurilor informatice.
Utilizarea sistemelor de back-up și de restaurare a datelor.
Cunoașterea principiilor de accesibilitate web și de design inclusiv.
Utilizarea instrumentelor de traducere automată și de corectură lingvistică.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Comunicare excelentă, atât scrisă, cât și orală.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide sub presiune.
Organizare și planificare riguroasă.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare.
Diplomatie și tact în relațiile interpersonale.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Empatie și inteligență emoțională.
Discreție și confidențialitate.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilități de prezentare și de public speaking.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa evoluțiile.
Abilități de networking și de construire a rețelei de contacte.
Orientare către detalii și atenție sporită la acuratețe.
Integritate și etică profesională.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente oficiale redactate și revizuite corect, respectând termenele stabilite, procentul de respectare a termenelor limită pentru finalizarea proiectelor, gradul de satisfacție al echipei față de managementul direct, numărul de evenimente/întâlniri gestionate cu succes, procentul de acuratețe a informațiilor prezentate, numărul de probleme/situații de criză rezolvate eficient, gradul de îmbunătățire a fluxurilor de lucru interne, numărul de parteneriate/relații strategice dezvoltate, procentul de respectare a bugetului alocat, numărul de recomandări pozitive primite de la parteneri externi, gradul de implementare a strategiilor stabilite, numărul de rapoarte/analize realizate și distribuite la timp, procentul de îndeplinire a obiectivelor de performanță stabilite, numărul de inițiative de îmbunătățire a proceselor implementate, gradul de reducere a erorilor/neconformităților, numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru echipă, procentul de retenție a personalului din echipă, numărul de soluții inovatoare propuse și implementate, gradul de îmbunătățire a comunicării interne și externe, numărul de feedback-uri pozitive primite de la superiorul ierarhic.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării scrise și orale, gradul de respectare a protocolului oficial, eficiența gestionării fluxului informațional, acuratețea și relevanța informațiilor furnizate, capacitatea de a anticipa și gestiona situații critice, calitatea relațiilor interpersonale cu factorii de decizie, nivelul de discreție și confidențialitate, profesionalismul în interacțiunile cu publicul, eficiența coordonării activităților echipei, capacitatea de a prioritiza și gestiona sarcinile, calitatea documentelor oficiale elaborate, nivelul de adaptabilitate la schimbări, capacitatea de a lua decizii corecte și bine argumentate, eficiența rezolvării conflictelor, gradul de inițiativă în identificarea și implementarea de soluții, calitatea prezentărilor și discursurilor, nivelul de profesionalism în gestionarea timpului, eficiența colaborării cu alte departamente, gradul de înțelegere a contextului politic și administrativ, calitatea feedback-ului oferit echipei, capacitatea de a reprezenta eficient organizația.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, reziliență, flexibilitate, proactivitate, capacitate de a lucra sub presiune, atenție la detalii, gândire strategică, capacitate de a lua decizii, abilități de comunicare, abilități de negociere, leadership, managementul timpului, managementul conflictelor, adaptabilitate, orientare către client, etică profesională, capacitate de a învăța, colaborare, gestionarea schimbării, empatie, planificare, organizare, responsabilitate, perseverență, încredere în sine, spirit de echipă, capacitate de a influența, gestionarea riscurilor, capacitate de a delega, capacitate de a motiva, gestionarea priorităților, capacitatea de a asculta, gestionarea situațiilor de criză, capacitatea de a construi relații.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator desktop/laptop, telefon mobil, imprimantă multifuncțională, scaner, copiator, server de e-mail, sistem de videoconferință, software de procesare a textului, software de creare a prezentărilor, software de gestionare a proiectelor, software de contabilitate, sistem de arhivare electronică, software de criptare a datelor, sistem de management al documentelor, software de management al calendarului, sistem de management al contactelor, software de analiză statistică, instrumente de colaborare online, platformă de comunicare internă, sistem de backup a datelor, dispozitive de stocare externă, software de securitate cibernetică, dispozitive de protecție fizică a datelor, cititor de documente digitale..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.