FIȘĂ DE POST DIRECTOR ADJUNCT INSTITUTIE PUBLICA
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:DIRECTOR ADJUNCT INSTITUTIE PUBLICA
1.2. Cod C.O.R.:111208
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu directorul instituției, șefii de servicii, consilierii juridici, specialiștii în resurse umane, personalul administrativ, pentru implementarea politicilor și asigurarea funcționării eficiente a unității. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, autorități de control, parteneri strategici, furnizori de servicii, organizații neguvernamentale, pentru realizarea obiectivelor comune și reprezentarea instituției.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Directorul adjunct al instituției publice asigură suport managerial directorului general, coordonează și monitorizează activitățile specifice, conform atribuțiilor stabilite. Responsabilitățile includ gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale, respectarea legislației în vigoare și implementarea politicilor instituției. Colaborează cu departamentele și structurile din cadrul instituției, contribuind la atingerea obiectivelor strategice și la îmbunătățirea continuă a performanței. Reprezintă instituția în relațiile cu partenerii externi, conform mandatului primit."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Asigurarea suportului managerial directorului general în exercitarea atribuțiilor ce îi revin.
Coordonarea și monitorizarea îndeplinirii obiectivelor strategice ale instituției.
Gestionarea fluxurilor de informații și a documentelor administrative.
Supravegherea execuției bugetare și a controlului financiar preventiv.
Asigurarea respectării legislației în vigoare și a procedurilor interne.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor instituționale.
Reprezentarea instituției în relațiile cu alte autorități publice și cu publicul, conform mandatului.
Coordonarea activităților de resurse umane, inclusiv recrutare, evaluare și formare.
Gestionarea și optimizarea utilizării resurselor materiale și financiare.
Asigurarea conformității cu standardele de management al calității.
Monitorizarea indicatorilor de performanță și elaborarea de rapoarte.
Participarea la ședințele comisiilor și comitetelor instituției.
Gestionarea situațiilor de urgență și asigurarea continuității activității.
Implementarea și monitorizarea proiectelor specifice.
Analiza și raportarea asupra eficienței proceselor administrative.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii universitare de nivel licență, finalizate, într-un domeniu relevant pentru activitatea instituției.
Studii universitare de nivel master, finalizate, într-un domeniu relevant pentru activitatea instituției, reprezintă un avantaj.
Certificări în managementul public, leadership sau managementul proiectelor, constituie un avantaj.
Experiență profesională relevantă, de minimum 5 ani, într-un domeniu similar cu cel al instituției.
Cunoștințe aprofundate de legislație publică, contabilitate publică și management financiar.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice utilizate în activitatea instituției.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale.
Abilități de planificare, organizare și coordonare a activităților.
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim B2, reprezintă un avantaj.
Certificare în domeniul securității informațiilor, dacă este relevantă pentru activitatea instituției.
Atestat profesional în domeniul managementului, dacă este relevant pentru activitatea instituției.
Cunoștințe de management al riscului și guvernanță corporativă, dacă este relevant pentru activitatea instituției.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență de minimum 5 ani în managementul operațional și strategic, într-o instituție publică sau organizație similară.
Experiență în coordonarea și implementarea politicilor și strategiilor instituționale.
Experiență în gestionarea bugetară și financiară, inclusiv monitorizarea execuției bugetare și controlul financiar preventiv.
Experiență în managementul resurselor umane, inclusiv recrutare, evaluare, formare și dezvoltare profesională.
Experiență în gestionarea proiectelor, de la inițiere până la finalizare, respectând termenele și bugetul stabilit.
Experiență în analiza și interpretarea datelor statistice și a indicatorilor de performanță.
Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări pentru conducerea instituției și pentru alte autorități.
Experiență în relaționarea cu alte instituții publice, cu parteneri externi și cu publicul.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în asigurarea continuității activității.
Experiență în implementarea sistemelor de management al calității și în îmbunătățirea continuă a proceselor operaționale.
Experiență în utilizarea eficientă a tehnologiei informației și comunicațiilor pentru îmbunătățirea performanței instituției.
Experiență în redactarea de documente oficiale, note, ordine de serviciu și alte documente administrative.
Experiență în negocierea contractelor și a acordurilor cu furnizori și parteneri.
Experiență în managementul riscului și în asigurarea conformității cu legislația în vigoare.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de operare Windows și Linux (dacă este relevant).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de gestiune a documentelor și a fluxurilor de lucru (ex: SharePoint, Alfresco).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și de business intelligence (ex: Power BI, Tableau).
Utilizarea aplicațiilor de comunicare și colaborare online (ex: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM) (dacă este relevant).
Utilizarea aplicațiilor de gestiune a proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a resurselor umane (HRIS) (dacă este relevant).
Utilizarea aplicațiilor de securitate cibernetică (ex: antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL, Oracle).
Utilizarea aplicațiilor de editare foto și video (dacă este relevant).
Cunoștințe de programare (ex: Python, Java) (dacă este relevant).
Utilizarea aplicațiilor de geolocalizare (GIS) (dacă este relevant).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comerț electronic (e-commerce) (dacă este relevant).
Utilizarea aplicațiilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) (dacă este relevant).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizarea aplicațiilor de analiză a datelor web (ex: Google Analytics).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea aplicațiilor de criptare și de securitate a datelor.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Leadership și capacitate de a motiva echipe.
Gândire strategică și capacitate de a elabora planuri pe termen lung.
Comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă, adaptată diferitelor audiențe.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a lua decizii complexe, în condiții de incertitudine.
Gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor.
Orientare către rezultate și eficiență.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Abilități de planificare și organizare.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date.
Lucru în echipă și colaborare.
Etică profesională și integritate.
Gestionarea timpului și prioritizare.
Inteligență emoțională și empatie.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a delega responsabilități și de a monitoriza performanța.
Gestionarea stresului și reziliență.
Creativitate și inovație.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv.
Abilități de prezentare și public speaking.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Gradul de implementare a obiectivelor strategice, gradul de respectare a bugetului alocat, numărul de proiecte finalizate la timp și în conformitate cu specificațiile, gradul de satisfacție al beneficiarilor/clienților, eficiența utilizării resurselor umane, reducerea costurilor operaționale, creșterea gradului de conformitate cu reglementările legale, numărul de reclamații/sesizări primite, rata de retenție a personalului, gradul de îmbunătățire a proceselor interne, numărul de inovații implementate, creșterea gradului de transparență și accesibilitate a informațiilor, eficiența campaniilor de comunicare, numărul de parteneriate strategice dezvoltate, gradul de atragere a fondurilor europene/naționale, numărul de audituri pozitive, creșterea gradului de utilizare a tehnologiei informației și comunicațiilor, gradul de îmbunătățire a indicatorilor de mediu, numărul de angajați implicați în programe de formare.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea planurilor strategice, eficiența comunicării cu părțile interesate, gradul de implicare a personalului în procesele decizionale, coerența politicilor și procedurilor, transparența activității, respectarea termenelor limită, calitatea rapoartelor și a prezentărilor, gradul de satisfacție al angajaților, gradul de îmbunătățire a climatului organizațional, calitatea relațiilor cu mass-media, gradul de respectare a valorilor organizaționale, calitatea serviciilor oferite beneficiarilor, eficiența soluționării problemelor, gradul de inovare în procesele de lucru, calitatea documentelor justificative, gradul de respectare a confidențialității informațiilor, eficiența colaborării cu alte instituții, calitatea gestionării riscurilor, gradul de adaptare la schimbările legislative, calitatea implementării politicilor publice.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă și proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de a lucra sub presiune, flexibilitate și adaptabilitate, reziliență și perseverență, abilități de negociere și persuasiune, gândire strategică și capacitate de a anticipa evoluții, leadership și capacitate de a motiva echipe, comunicare eficientă și asertivitate, respectarea confidențialității și a eticii profesionale, capacitate de a lua decizii în situații complexe, abilități de delegare și responsabilizare, orientare către soluții și rezolvarea problemelor, capacitatea de a gestiona conflicte și de a construi relații profesionale, abilități de planificare și organizare, gândire critică și analiză a informațiilor, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a învăța din experiență, adaptabilitate la schimbare și gestionarea eficientă a timpului, capacitatea de a lucra atât independent cât și în echipă, asumarea responsabilității pentru acțiunile proprii și ale echipei.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, telefon mobil/fix, imprimantă multifuncțională, scanner, proiector, echipamente de videoconferință, software de management al documentelor, software de contabilitate, software de planificare strategică, software de analiză statistică, aplicații de comunicare online (e-mail, mesagerie instantanee), platforme de colaborare online, sisteme de arhivare electronică, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), dispozitive de stocare externă (hard disk, USB), software de prezentare, echipamente de copiere..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.