FIȘĂ DE POST CONSILIER INSTITUTII PUBLICE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CONSILIER INSTITUTII PUBLICE

1.2. Cod C.O.R.:111204

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful direct, alți consilieri, personalul administrativ, departamentele funcționale ale instituției, serviciile juridice, unitățile de resurse umane, departamentul financiar-contabil. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, organizații neguvernamentale, furnizori de servicii, parteneri contractuali, cetățeni, mass-media, reprezentanți ai sectorului privat, alte administrații publice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Consilierul instituțiilor publice asigură suport specializat pentru activitățile specifice instituției, contribuind la elaborarea de proiecte, studii și rapoarte, precum și la implementarea politicilor publice. Responsabilitățile includ analiza legislației, coordonarea cu alte instituții, redactarea de documente oficiale și oferirea de consultanță privind aspecte juridice, administrative și de management. Scopul principal este de a sprijini funcționarea eficientă a instituției și de a asigura respectarea prevederilor legale, contribuind la atingerea obiectivelor strategice.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analiza și interpretarea actelor normative, inclusiv legi, hotărâri de guvern, ordine și instrucțiuni, cu relevanță pentru activitatea instituției.
Elaborarea de proiecte de acte normative, studii de fezabilitate și rapoarte de evaluare a impactului legislativ.
Asigurarea conformității activităților instituției cu legislația în vigoare, identificând și remediind eventuale neconformități.
Coordonarea și monitorizarea implementării politicilor publice, urmărind indicatorii de performanță și raportând rezultatele.
Participarea la elaborarea de strategii și programe de dezvoltare, contribuind la definirea obiectivelor și a acțiunilor necesare.
Reprezentarea instituției în relația cu alte autorități publice, organizații neguvernamentale și mediul de afaceri.
Gestionarea corespondenței oficiale, redactarea de note, referate și alte documente administrative.
Organizarea și participarea la întâlniri, conferințe și seminarii, prezentând punctele de vedere ale instituției.
Monitorizarea evoluției legislației și a jurisprudenței, informând conducerea instituției cu privire la implicațiile acestora.
Analiza comparativă a legislației din alte țări, identificând bune practici care pot fi adoptate.
Realizarea de studii privind eficiența și eficacitatea politicilor publice, propunând măsuri de îmbunătățire.
Gestionarea fluxului de informații, asigurând accesul la datele relevante pentru activitatea instituției.
Participarea la elaborarea de proceduri operaționale și instrucțiuni de lucru.
Consultanță juridică și administrativă pentru personalul instituției.
Redactarea de avize juridice și răspunsuri la solicitări de informații din partea publicului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, cu diplomă de bacalaureat, finalizate cu o diplomă de licență în științe juridice, științe administrative, economice sau echivalente.
Studii universitare de master, reprezentând un avantaj semnificativ, în domenii precum drept public, administrație publică, management, economie sau științe politice.
Certificări profesionale în domeniul administrației publice, managementul proiectelor, legislație sau alte domenii relevante, constituie un atuu.
Cunoștințe aprofundate de legislație națională și europeană, în special în domeniul administrației publice, drept public și dreptul afacerilor.
Cunoștințe solide de funcționarea instituțiilor publice, proceduri administrative și principii de management public.
Competențe de analiză și interpretare a documentelor juridice și administrative, precum și de redactare de note, referate și alte documente oficiale.
Cunoștințe de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a altor aplicații software utilizate în activitatea de birou.
Cunoștințe de limbi străine, în special engleză, nivel minim B2, reprezintă un avantaj.
Abilități de comunicare orală și scrisă, precum și de prezentare a informațiilor într-un mod clar și concis.
Capacitate de lucru în echipă și de coordonare a activităților.
Responsabilitate, seriozitate și capacitate de a respecta termene limită.
Adaptabilitate și flexibilitate în gestionarea situațiilor neprevăzute.
Orientare către rezultate și capacitate de a identifica soluții inovatoare.
Cunoștințe despre principiile eticii profesionale și ale integrității publice.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul administrației publice, în poziții similare sau în activități conexe.
Experiență în elaborarea și implementarea de proiecte de dezvoltare regională sau locală, cu accent pe aspecte legislative și administrative.
Experiență în analiza și interpretarea legislației naționale și europene, cu aplicabilitate în domeniul administrației publice.
Experiență în coordonarea și monitorizarea implementării politicilor publice, urmărind indicatorii de performanță și raportând rezultatele.
Experiență în redactarea de documente oficiale, note, referate, studii de fezabilitate și rapoarte de evaluare.
Experiență în relația cu alte instituții publice, organizații neguvernamentale și mediul de afaceri.
Experiență în gestionarea corespondenței oficiale și în reprezentarea instituției în diverse situații.
Experiență în gestionarea fluxului de informații și în asigurarea accesului la datele relevante pentru activitatea instituției.
Experiență în elaborarea de proceduri operaționale și instrucțiuni de lucru.
Experiență în realizarea de studii privind eficiența și eficacitatea politicilor publice, propunând măsuri de îmbunătățire.
Experiență în utilizarea de sisteme informatice utilizate în administrația publică, inclusiv aplicații de managementul documentelor și de raportare.
Experiență în managementul proiectelor, inclusiv planificare, execuție, monitorizare și evaluare, reprezintă un avantaj.
Experiență în domeniul achizițiilor publice, conform legislației în vigoare, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutare, formare și evaluare, reprezintă un avantaj.
Experiență în relația cu mass-media și în gestionarea situațiilor de criză, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de managementul documentelor (ex: Pilot, Conectus).
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de operare Windows.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL).
Utilizarea aplicațiilor de business intelligence (BI) și de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-administrare și de servicii online (ex: Portalul Guvernamental, Ghiseul Unic).
Utilizarea aplicațiilor de cartografiere geografică (GIS) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de managementul proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Utilizarea aplicațiilor de comunicare internă și de colaborare online (ex: Slack, Microsoft SharePoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare electronică (ex: e-RO).
Utilizarea aplicațiilor de securitate cibernetică și de protecție a datelor reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare și de semnătură electronică.
Utilizarea aplicațiilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de programare (ex: Python, Java) reprezintă un avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de analiză statistică (ex: SPSS, R) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (ex: Microsoft Azure, Amazon Web Services).
Utilizarea aplicațiilor de traducere automată reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management).
Utilizarea aplicațiilor de contabilitate (ex: SAP, Oracle) reprezintă un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Capacitatea de a lucra eficient atât în echipă, cât și independent.
Abilitatea de a gestiona timpul și de a prioritiza sarcinile.
Capacitatea de a rezolva probleme complexe și de a lua decizii informate.
Abilitatea de a negocia și de a ajunge la compromisuri.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Capacitatea de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională.
Capacitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilitatea de a fi orientat către rezultate și de a urmări performanța.
Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile celorlalți.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitatea de a fi organizat și de a acorda atenție detaliilor.
Abilitatea de a fi creativ și de a găsi soluții inovatoare.
Capacitatea de a fi flexibil și de a se adapta la diferite situații.
Abilitatea de a demonstra inițiativă și de a lua responsabilitate.
Capacitatea de a fi rezistent la stres și de a menține o atitudine pozitivă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte gestionate cu succes, respectând termenele și bugetele stabilite, gradul de implementare a politicilor și procedurilor interne, numărul de reclamații/solicitări soluționate în termenul legal, procentul de respectare a indicatorilor de performanță stabiliți, numărul de rapoarte întocmite și depuse la timp, gradul de satisfacție al beneficiarilor (cetățeni, alte instituții), numărul de audituri interne/externe superate cu succes, reducerea numărului de erori/omisiuni în documente, creșterea eficienței proceselor administrative, îmbunătățirea comunicării interne și externe, numărul de traininguri/seminarii organizate/participat, contribuția la îmbunătățirea imaginii instituției, numărul de parteneriate/colaborări stabilite, gradul de respectare a legislației în vigoare, numărul de inițiative/propuneri implementate, reducerea timpului de răspuns la solicitările publice, creșterea gradului de utilizare a serviciilor publice electronice, îmbunătățirea accesibilității informațiilor publice, numărul de documente clasificate/arhivare conform procedurilor, gradul de respectare a termenelor de depunere a declarațiilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor întocmite, respectând cerințele de formalitate și acuratețe, gradul de claritate și concizie a comunicărilor scrise și orale, eficiența soluționării problemelor și a conflictelor, capacitatea de a elabora și implementa strategii de îmbunătățire a proceselor administrative, calitatea relațiilor de colaborare cu alte instituții și părți interesate, gradul de respectare a eticii profesionale și a principiilor de integritate, capacitatea de a adapta soluțiile la specificul situațiilor complexe, calitatea prezentărilor și a discursurilor publice, gradul de implicare în activitățile de formare și dezvoltare profesională, calitatea documentelor elaborate în conformitate cu legislația în vigoare, gradul de satisfacție al beneficiarilor față de serviciile prestate, capacitatea de a identifica și analiza riscurile și oportunitățile, calitatea propunerilor de îmbunătățire a performanței instituționale, gradul de respectare a termenelor limită, acuratețea și completitudinea informațiilor furnizate, calitatea argumentării și a justificării deciziilor, gradul de responsabilitate și de asumare a rezultatelor, capacitatea de a lucra în echipă și de a coordona activități, calitatea documentării și a arhivării informațiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Adaptabilitate la schimbări, inițiativă, orientare către rezultate, capacitate de a lucra sub presiune, atenție la detalii, reziliență, gândire critică, comunicare eficientă, colaborare, leadership, etică profesională, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, flexibilitate, creativitate, planificare, organizare, luare de decizii, responsabilitate, empatie, proactivitate, gestionarea conflictelor, încredere în sine, perseverență, capacitate de învățare, gestionarea emoțiilor, spirit de echipă, orientare către client, gestionarea schimbării, capacitate de a influența, gestionarea riscurilor, gestionarea proiectelor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, telefon, fax, server de rețea, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, sistem de arhivare electronică, platformă de comunicare internă, aplicații de gestionare a documentelor, software de management al proiectelor, echipamente de videoconferință, sistem de securitate cibernetică, echipamente de protecție a datelor, software de analiză statistică, software de management al bazei de date, echipamente de copiere, echipamente de scanare a codurilor de bare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.