FIȘĂ DE POST SUBSECRETAR DE STAT
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SUBSECRETAR DE STAT
1.2. Cod C.O.R.:111140
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu secretarul general, consilierii ministrului, directorii generali din subordinea instituției, șefii de departamente, experții și personalul de suport pentru coordonarea politicilor și implementarea strategiilor. Externe: Colaborează cu alte ministere, instituții publice, organizații neguvernamentale, parteneri internaționali, mediul academic și sectorul privat pentru a facilita dialogul, a armoniza acțiunile și a atinge obiectivele naționale și internaționale.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
Subsecretarul de stat exercită funcții de conducere și coordonare în cadrul ministerului, asistând ministrul în elaborarea și aplicarea politicilor publice. Responsabilitățile sale includ gestionarea activităților operative, asigurarea respectării legislației, coordonarea relațiilor cu alte instituții guvernamentale și cu partenerii externi, precum și reprezentarea ministerului în diverse situații. Subsecretarul de stat contribuie la buna funcționare a ministerului și la atingerea obiectivelor stabilite de guvern. El/ea răspunde direct față de ministru și are rolul de a asigura continuitatea și eficiența proceselor administrative.
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Asigură coordonarea și monitorizarea implementării politicilor publice în domeniul de responsabilitate al ministerului, conform strategiei stabilite de guvern.
- Analizează și evaluează propunerile legislative, oferind expertiză și recomandări ministrului.
- Coordonează activitățile de elaborare a proiectelor de acte normative, asigurând respectarea cerințelor legale și tehnic.
- Gestionează fluxurile de informații și documente, asigurând o circulație eficientă și conformă cu reglementările interne.
- Reprezintă ministerul în relația cu alte instituții guvernamentale, cu autoritățile locale și cu organizațiile neguvernamentale, conform mandatului primit.
- Asigură legătura cu comisiile parlamentare, oferind informații și explicații cu privire la activitatea ministerului.
- Monitorizează indicatorii de performanță și evaluează impactul politicilor publice, formulând recomandări de îmbunătățire.
- Coordonează activitățile de relații publice și comunicare, asigurând o imagine pozitivă a ministerului.
- Gestionează resursele umane și financiare alocate, respectând bugetul aprobat și optimizând cheltuielile.
- Asigură respectarea prevederilor legale privind achizițiile publice și contractarea serviciilor.
- Supervizează activitatea serviciilor din subordine, asigurând respectarea termenelor și a standardelor de calitate.
- Coordonează activitățile de inspecție și control, pentru a verifica respectarea legislației și a procedurilor interne.
- Propune măsuri pentru îmbunătățirea eficienței proceselor administrative și pentru reducerea birocrației.
- Asigură suport decizional pentru ministru, prin analizarea informațiilor și formularea de recomandări.
- Gestionează situații de urgență și criză, conform planurilor stabilite și în coordonare cu autoritățile competente.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Absolvirea studiilor universitare de licență, preferabil în științe politice, științe administrative, economie, drept sau într-un domeniu relevant pentru specificul ministerului.
- Absolvirea studiilor postuniversitare (masterat sau echivalent) într-un domeniu relevant pentru activitatea de conducere și coordonare a politicilor publice.
- Experiență profesională superioară, de minimum 10 ani, într-un domeniu relevant pentru activitatea de conducere și coordonare a politicilor publice, cu o vechime de minimum 5 ani în funcții de conducere.
- Cunoștințe aprofundate de legislație națională și europeană în domeniul de activitate al ministerului.
- Cunoștințe avansate de management strategic, planificare, analiză și evaluare a politicilor publice.
- Abilități excelente de comunicare, negociere și relaționare interinstituțională.
- Cunoașterea limbii române – nivel nativ.
- Cunoașterea unei limbi străine de lucru – nivel minim B2, preferabil engleză sau franceză.
- Certificări profesionale în managementul proiectelor, managementul financiar sau alte domenii relevante pentru activitatea de conducere și coordonare.
- Capacitate de a analiza și sintetiza informații complexe, de a lua decizii în situații de incertitudine și de a gestiona situații de criză.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor IT de birou și a platformelor de colaborare online.
- Experiență în elaborarea de discursuri și prezentări publice.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona activitatea unor echipe multidisciplinare.
- Familiaritate cu procedurile de achiziții publice și cu reglementările privind gestionarea financiară a fondurilor publice.
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență de minimum 10 ani în funcții de conducere în sectorul public sau privat, cu responsabilități în domeniul politicilor publice, managementului strategic sau coordonării de proiecte complexe.
- Experiență demonstrată în elaborarea și implementarea de strategii și planuri de acțiune, cu rezultate măsurabile și impact pozitiv asupra organizației.
- Experiență în coordonarea și gestionarea de echipe multidisciplinare, cu abilități de motivare, delegare și evaluare a performanței.
- Experiență în gestionarea bugetelor și a resurselor financiare, cu respectarea reglementărilor contabile și fiscale.
- Experiență în relații interinstituționale, cu capacitatea de a negocia și de a construi parteneriate strategice.
- Experiență în reprezentarea unei organizații în fața publicului, cu abilități de comunicare și de discurs public.
- Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în luarea deciziilor în condiții de presiune.
- Experiență în analiza și interpretarea datelor statistice și a indicatorilor de performanță.
- Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări pentru conducerea superioară și pentru publicul larg.
- Experiență în implementarea de sisteme de management al calității și de îmbunătățire continuă a proceselor.
- Experiență în gestionarea schimbărilor organizaționale și în adaptarea la noile cerințe legislative și tehnologice.
- Experiență în utilizarea de instrumente și tehnologii digitale pentru a eficientiza activitatea și a îmbunătăți comunicarea.
- Experiență în elaborarea de documente de politici publice și în consultarea cu părțile interesate.
- Experiență în monitorizarea și evaluarea impactului politicilor publice și a programelor guvernamentale.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Cunoașterea avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Abilități de utilizare a sistemelor de management al documentelor și de arhivare electronică.
- Familiaritate cu platformele de videoconferință și de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Zoom).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de raportare statistică și de analiză a datelor (ex: SPSS, Tableau).
- Abilități de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-government și de servicii online.
- Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză SWOT și de elaborare a scenariilor.
- Familiaritate cu software-ul de editare grafică și de creare a prezentărilor (ex: Adobe Photoshop, Adobe Illustrator).
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a limbajelor de interogare (ex: SQL).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de business intelligence și de vizualizare a datelor.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al resurselor umane (HRMS).
- Familiaritate cu platformele de social media și de comunicare online.
- Abilități de utilizare a instrumentelor de căutare și de analiză a informațiilor pe internet.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al cunoștințelor (KMS).
- Familiaritate cu instrumentele de geolocalizare și de cartografiere.
- Abilități de utilizare a software-ului de criptare și de securitate a datelor.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al identității și al accesului (IAM).
- Familiaritate cu platformele de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză a sentimentelor și de procesare a limbajului natural (NLP).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al riscurilor (ERM).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilități de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă, cu interlocutori din diverse medii.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide, bazate pe încredere și respect reciproc.
- Abilități de negociere și de persuasiune, cu scopul de a obține rezultate pozitive pentru organizație.
- Capacitate de a lua decizii complexe, în condiții de incertitudine și sub presiune.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei, pentru a atinge obiectivele stabilite.
- Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
- Abilități de planificare și de organizare, pentru a prioritiza sarcinile și a respecta termenele limită.
- Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
- Abilități de adaptare la schimbare și de a gestiona situații neprevăzute.
- Capacitate de a gândi strategic și de a anticipa tendințele viitoare.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții inovatoare.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
- Abilități de a oferi și de a primi feedback constructiv.
- Capacitate de a demonstra empatie și de a construi relații bazate pe încredere.
- Abilități de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații dificile.
- Abilități de a influența și de a convinge interlocutorii.
- Capacitate de a demonstra integritate și etică profesională.
- Abilități de a reprezenta organizația într-un mod pozitiv și profesionist.
- Capacitate de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii și tendințe.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de proiecte implementate cu succes, gradul de respectare a termenelor limită pentru implementarea politicilor și strategiilor, volumul de documente elaborate și aprobate, numărul de audiențe publice organizate, numărul de colaborări cu alte instituții, eficiența proceselor de raportare, gradul de satisfacție al părților interesate, reducerea numărului de contestații și reclamații, creșterea gradului de transparență și accesibilitate a informațiilor, eficiența utilizării bugetului alocat, numărul de inițiative legislative promovate, gradul de îndeplinire a țintelor strategice, numărul de rapoarte de evaluare finalizate, numărul de evenimente publice moderate, gradul de îmbunătățire a indicatorilor de performanță a sectorului, numărul de parteneriate dezvoltate, numărul de recomandări implementate, numărul de acțiuni de comunicare realizate, numărul de proiecte de cercetare inițiate, numărul de angajați motivați și performanți.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu părțile interesate, eficiența procesului decizional, gradul de aliniere a politicilor cu obiectivele strategice, coerența documentelor elaborate, impactul politicilor asupra performanței sectorului, calitatea relațiilor cu alte instituții, gradul de implicare în procesul de elaborare a legislației, capacitatea de a gestiona situații de criză, calitatea reprezentării instituției în relațiile externe, gradul de transparență și accesibilitate a informațiilor, eficiența procesului de feedback, gradul de satisfacție al angajaților, calitatea argumentării și a prezentărilor, gradul de respectare a principiilor etice și legale, eficiența procesului de consultare publică, gradul de inovare în soluțiile propuse, calitatea raportărilor și a analizelor, gradul de adaptabilitate la schimbări, capacitatea de a construi și menține echipe performante, calitatea implementării politicilor și strategiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de a lucra sub presiune, reziliență, flexibilitate, adaptabilitate, atenție la detalii, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de negociere, comunicare eficientă, leadership, lucrul în echipă, responsabilitate, etică profesională, obiectivitate, imparțialitate, capacitate de a lua decizii, gândire strategică, orientare către inovare, capacitate de a influența, capacitate de a motiva, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, gândire critică, gestionarea schimbării, capacitate de a învăța, gestionarea riscurilor, capacitate de a delega, capacitate de a oferi feedback, capacitate de a asculta, gestionarea emoțiilor, capacitate de a construi relații, gestionarea priorităților.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, telefon mobil/fix, imprimantă/scanner/copiator, software de procesare text, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de videoconferință, sistem de arhivare electronică, platformă de colaborare online, software de gestionare a e-mailului, software de criptare, echipamente de protecție a datelor, monitor de calculator, tastatură, mouse, căști audio, microfon, cabluri de conectare, suport pentru monitor, unitate externă de stocare, proiector, ecran de proiectie, sistem de sunet..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.