FIȘĂ DE POST SECRETAR DE STAT
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SECRETAR DE STAT
1.2. Cod C.O.R.:111127
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu miniștri, șefii de departamente, consilieri, experți, personal auxiliar, alte secretariate de stat, direcții generale și servicii din cadrul ministerului, pentru coordonarea politicilor publice și implementarea strategiilor guvernamentale.
Externe: Colaborează cu alte instituții publice, organizații neguvernamentale, parteneri internaționali, mediul academic, mass-media și reprezentanți ai sectorului privat, pentru consultare, informare și promovarea obiectivelor guvernamentale.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Secretarul de stat îndeplinește rolul de consilier principal al ministrului, asistându-l în coordonarea activităților din domeniul său de responsabilitate. El/Ea asigură legătura între minister și alte instituții guvernamentale, precum și cu parteneri externi. Secretarul de stat contribuie la elaborarea politicilor publice, monitorizează implementarea acestora și asigură informarea periodică a ministrului cu privire la evoluția situației din sectorul său de activitate. De asemenea, poate îndeplini sarcini specifice delegate de ministru, contribuind la buna funcționare a ministerului.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
• Coordonarea și monitorizarea implementării politicilor publice din domeniul de responsabilitate, conform prevederilor legislative și strategice.
• Asigurarea legăturii funcționale între minister și celelalte instituții publice, organisme neguvernamentale și parteneri externi.
• Participarea la elaborarea proiectelor de legi, hotărâri guvernamentale și alte acte normative, oferind consultanță juridică și tehnică.
• Analiza și evaluarea impactului politicilor publice, propunând măsuri corective și îmbunătățiri.
• Organizarea și coordonează activitățile comisiilor de lucru și grupurilor de lucru instituite la nivelul ministerului.
• Pregătirea documentelor și a prezentărilor pentru ședințele de guvern și alte evenimente oficiale.
• Asigurarea respectării prevederilor legale privind gestionarea financiară și contabilă a fondurilor publice.
• Monitorizarea și raportarea evoluției indicatorilor de performanță specifici domeniului de activitate.
• Reprezentarea ministerului în relațiile cu alte instituții publice, organisme internaționale și mediul de afaceri.
• Gestionarea fluxului de informații și documente, asigurând confidențialitatea și securitatea acestora.
• Coordonarea activităților de comunicare și relații publice, promovând imaginea pozitivă a ministerului.
• Supervizarea personalului din subordine, asigurând respectarea obiectivelor și a termenelor stabilite.
• Participarea la negocieri și tratative cu parteneri interni și externi, în conformitate cu mandatele primite.
• Realizarea de studii și analize privind evoluția sectorului de activitate, identificând oportunități și riscuri.
• Gestionarea situațiilor de urgență și criză, coordonând acțiunile de răspuns și recuperare.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
• Studii universitare de nivel licență, finalizate cu diplomă, într-un domeniu relevant pentru activitatea ministerului (ex: drept, economie, științe administrative, relații internaționale).
• Studii postuniversitare de masterat, într-un domeniu relevant pentru activitatea ministerului, reprezintă un avantaj.
• Certificări profesionale în domeniul administrației publice, managementului strategic sau alte domenii relevante pentru activitatea ministerului sunt considerate un avantaj.
• Experiență profesională relevantă, de minimum 10 ani, într-un domeniu similar cu cel al ministerului, cu responsabilități de conducere și coordonare.
• Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și a celei europene, în special a celei referitoare la domeniul de activitate al ministerului.
• Cunoștințe solide de management strategic, planificare, analiză și raportare.
• Abilități excelente de comunicare, negociere și relaționare interumană.
• Cunoașterea limbii engleze, nivel avansat (scris și vorbit), reprezintă un avantaj.
• Cunoașterea altor limbi străine, în funcție de specificul activității ministerului, reprezintă un avantaj.
• Competențe IT: utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a altor aplicații software utilizate în administrația publică.
• Cunoștințe privind funcționarea instituțiilor publice și a procesului decizional.
• Experiență în gestionarea proiectelor și în utilizarea instrumentelor de management al proiectelor.
• Certificare în domeniul securității informațiilor, în cazul în care activitatea implică gestionarea de informații clasificate.
• Atestat de formare în domeniul eticii și integrității profesionale.
• Cunoștințe despre principiile și tehnicile de audit public și control intern.
5.2. Experiență Profesională:
• Experiență profesională de minimum 10 ani în administrația publică, cu responsabilități de conducere și coordonare a activităților.
• Experiență în elaborarea și implementarea politicilor publice, cu accent pe analiza impactului și evaluarea eficienței.
• Experiență în gestionarea proiectelor complexe, de la identificare și planificare până la implementare și monitorizare.
• Experiență în relații interinstituționale, cu accent pe negociere și coordonare a activităților.
• Experiență în gestionarea financiară a fondurilor publice, cu respectarea legislației în vigoare.
• Experiență în reprezentarea instituției în relații cu parteneri interni și externi, la nivel național și internațional.
• Experiență în comunicare publică și relații cu mass-media, promovând imaginea pozitivă a instituției.
• Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în coordonarea acțiunilor de răspuns și recuperare.
• Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări pentru conducerea guvernamentală și alte instituții.
• Experiență în analiza și interpretarea datelor statistice și a indicatorilor economici.
• Experiență în elaborarea și implementarea de strategii de dezvoltare a sectorului de activitate al ministerului.
• Experiență în audit intern și control managerial, asigurând conformitatea cu reglementările legale.
• Experiență în gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutare, formare și evaluare a personalului.
• Experiență în utilizarea instrumentelor de management al informațiilor și de securitate cibernetică.
• Experiență în elaborarea și implementarea de proceduri operaționale standard și ghiduri de bune practici.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
• Utilizare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
• Utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor (Business Intelligence - BI).
• Cunoașterea și utilizarea platformelor de videoconferință și colaborare online (ex: Microsoft Teams, Zoom).
• Utilizarea sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
• Cunoștințe de programare (avantaj, nu obligatoriu, pentru analiza datelor).
• Utilizarea sistemelor de management al informațiilor geografice (GIS) – în funcție de specificul ministerului.
• Utilizarea sistemelor de securitate cibernetică și protecție a datelor (ex: firewall, antivirus).
• Cunoașterea și utilizarea sistemelor de arhivare electronică.
• Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare și a bazelor de date online.
• Cunoașterea și utilizarea platformelor de e-guvernare.
• Utilizarea sistemelor de management al resurselor umane (HRMS).
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor de contabilitate publică.
• Utilizarea sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R).
• Utilizarea platformelor de social media și a instrumentelor de comunicare online (pentru relații publice).
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor de criptare și decriptare a datelor.
• Utilizarea instrumentelor de generare de grafice și vizualizări de date.
• Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare foto-video (avantaj).
• Utilizarea sistemelor de management al cunoștințelor.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
• Capacitate de conducere și motivare a echipelor.
• Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, inclusiv prezentare publică.
• Capacitate de negociere și persuasiune, inclusiv în situații de conflict.
• Abilități de luare a deciziilor, chiar și în situații de incertitudine.
• Capacitate de planificare strategică și stabilire a priorităților.
• Abilități de rezolvare a problemelor complexe, cu gândire analitică și critică.
• Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări legislative și organizaționale.
• Orientare către rezultate și performanță, cu atenție la detalii.
• Capacitate de lucru sub presiune și respectarea termenelor limită.
• Abilități de relaționare interpersonale și construirea de parteneriate.
• Spirit de echipă și colaborare eficientă cu alte instituții.
• Etică profesională și respectarea principiilor de integritate.
• Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri rapide.
• Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
• Abilități de gestionare a timpului și de organizare a activităților.
• Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
• Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
• Capacitate de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii.
• Empatie și înțelegerea nevoilor publicului.
• Abilități de a construi și menține o imagine pozitivă a instituției.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de proiecte legislative elaborate și adoptate, gradul de implementare a politicilor publice, eficiența utilizării fondurilor publice, număr de audiențe și întâlniri cu parteneri externi, gradul de satisfacție a beneficiarilor serviciilor publice, număr de rapoarte și analize elaborate, număr de controale și audituri interne efectuate, număr de evenimente publice organizate, gradul de îmbunătățire a indicatorilor de performanță ai instituției, număr de recomandări implementate, număr de reclamații și sesizări soluționate, număr de parteneriate strategice dezvoltate, număr de acțiuni de comunicare și relații publice realizate, număr de inspecții și controale efectuate, număr de funcții publice optimizate, număr de proiecte de digitalizare implementate, număr de indicatori de transparență îmbunătățiți, număr de acțiuni de prevenire și combatere a corupției realizate, gradul de respectare a termenelor limită în activitățile legislative, număr de funcționari motivați și performanți.6.2. Indicatori Calitativi: Gradul de coerență a politicilor publice, calitatea argumentării în documentele legislative, impactul politicilor publice asupra societății, eficiența comunicării cu publicul, calitatea relațiilor interinstituționale, gradul de transparență și accesibilitate a informațiilor, gradul de implicare a societății civile în procesul decizional, calitatea documentelor de lucru, gradul de respectare a legislației, gradul de satisfacție al angajaților, calitatea analizei riscurilor, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea dialogului cu partenerii externi, gradul de inovare în soluțiile propuse, calitatea managementului crizelor, gradul de respectare a eticii profesionale, gradul de îmbunătățire a imaginii instituției, calitatea implementării politicilor publice, gradul de încredere al publicului în deciziile luate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de a lua decizii, reziliență, adaptabilitate, capacitate de a lucra sub presiune, abilități de comunicare, diplomație, leadership, negociere, gestionarea conflictelor, gândire strategică, capacitate de a influența, etică profesională, discreție, încredere în sine, capacitate de a motiva, atenție la detalii, capacitate de a asculta, empatie, capacitate de a oferi feedback, flexibilitate, orientare către client, capacitate de a lucra în echipă, gestionarea timpului, capacitate de a prioritiza, rezolvarea problemelor, gestionarea riscurilor, gândire critică, capacitate de a învăța, asumarea responsabilității, capacitate de a delega, gestionarea schimbărilor, capacitate de a anticipa, capacitate de a construi relații.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, copiator, fax, stație de lucru, server, echipamente de videoconferință, sistem de arhivare electronică, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de gestionare a proiectelor, software de comunicare online, dispozitive de stocare externă, echipamente de securitate cibernetică, sistem de management al documentelor, echipamente de protecție a vederii, mobilier de birou ergonomic, sistem de iluminare adecvat, software de criptare a datelor, sistem de backup a datelor..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.