FIȘĂ DE POST SECRETAR PARLAMENT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR PARLAMENT

1.2. Cod C.O.R.:111126

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Biroul Permanent, Comisiile Parlamentare, Grupurile Parlamentare, Serviciul de protocoal, Departamentul Juridic, Cancelaria Parlamentului, Serviciul de informare publică, Departamentul de resurse umane, Serviciul de contabilitate. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, organizații neguvernamentale, mass-media, ambasade, consilieri juridici externi, experți în legislație, reprezentanți ai Uniunii Europene.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Parlamentului îndeplinește un rol esențial în buna funcționare a Parlamentului României. Principala sa responsabilitate este asigurarea continuității activităților legislative și administrative, gestionând agenda ședințelor, redactând și publicând rapoarte, protocoale și alte documente oficiale. De asemenea, coordonează activitatea serviciilor din subordine, contribuind la respectarea procedurilor parlamentare și la informarea publicului cu privire la activitățile legislative. Secretarul Parlamentului este garantul legalității și transparenței procesului legislativ.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Asigură continuitatea activităților legislative și administrative ale Parlamentului.
Organizează și conduce ședințele Biroului Permanent al Camerei Deputaților și Senatului, precum și ale altor comisiilor parlamentare.
Redactează și semnează protocoalele ședințelor Parlamentului și ale comisiilor parlamentare.
Gestionează agenda ședințelor Parlamentului, asigurând respectarea termenelor limită și a procedurilor.
Coordonează activitatea serviciilor din subordine, inclusiv serviciile legislative, administrative și de informare publică.
Asigură redactarea, publicarea și distribuirea documentelor legislative, a rapoartelor și a altor materiale informative.
Supraveghează respectarea procedurilor parlamentare și a regulamentelor interne.
Reprezintă Parlamentul în relațiile cu alte instituții publice și cu organizații internaționale.
Monitorizează implementarea legislației adoptate de Parlament.
Evaluează impactul legislației asupra societății și economiei.
Gestionază arhivele Parlamentului, asigurând păstrarea și conservarea documentelor istorice.
Elaborează proiecte de hotărâri și de ordine de zi pentru ședințele Parlamentului.
Asigură suportul legislativ pentru membrii Parlamentului.
Colaborează cu serviciile juridice ale Parlamentului pentru asigurarea legalității actelor normative.
Informează publicul cu privire la activitățile legislative și la deciziile Parlamentului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice, științe politice, administrație publică sau economie.
Studii postuniversitare (masterat sau echivalent) într-un domeniu relevant pentru activitatea parlamentară, cum ar fi drept constituțional, drept parlamentar, legislație comparată sau managementul instituțiilor publice.
Certificări profesionale în domeniul administrației publice, managementului proiectelor legislative sau comunicării publice reprezintă un avantaj.
Cunoștințe aprofundate de drept constituțional și drept parlamentar, inclusiv a procedurilor legislative și a regulamentelor interne ale Parlamentului.
Cunoștințe temeinice privind funcționarea instituțiilor publice și a administrației publice centrale și locale.
Cunoștințe de legislație europeană relevantă pentru activitatea parlamentară.
Abilități excelente de redactare legislativă și de analiză juridică.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office și a altor programe utilizate în activitatea parlamentară.
Cunoștințe de limbi străine, în special engleză, reprezintă un avantaj.
Experiență profesională relevantă în administrația publică, în domeniul legislativ sau în alte instituții publice reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul administrației publice sau al legislației reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 10 ani de experiență profesională în administrația publică, preferabil în Parlament sau în alte instituții cu atribuții legislative.
Experiență demonstrată în gestionarea proiectelor legislative, de la elaborare până la adoptare.
Experiență în coordonarea activităților comisiilor parlamentare și a grupurilor de lucru.
Experiență în redactarea și analiza actelor normative, a rapoartelor legislative și a altor documente oficiale.
Experiență în gestionarea fluxului de informații legislative și în asigurarea transparenței procesului legislativ.
Experiență în relația cu mass-media și în comunicarea activităților Parlamentului către public.
Experiență în gestionarea resurselor umane și financiare, conform reglementărilor legale.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice utilizate în activitatea parlamentară, inclusiv a celor de gestionare a documentelor legislative.
Experiență în reprezentarea Parlamentului în relațiile cu alte instituții publice și cu organizații internaționale.
Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor publice, cum ar fi conferințe, dezbateri și sesiuni de informare.
Experiență în elaborarea de strategii de comunicare și de promovare a activităților Parlamentului.
Experiență în audit intern și control managerial, conform standardelor legale.
Experiență în negocierea acordurilor de colaborare cu alte instituții publice și cu organizații neguvernamentale.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în asigurarea continuității activităților Parlamentului.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul și a aplicațiilor Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare fluentă a sistemelor de gestionare a documentelor legislative și a bazelor de date.
Cunoștințe solide de utilizare a platformelor de videoconferință și de colaborare online.
Utilizare avansată a sistemelor de arhivare electronică și de management al conținutului.
Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protecția datelor personale.
Utilizare a sistemelor de raportare și analiză a datelor legislative.
Cunoștințe despre standardele de accesibilitate web și despre utilizarea tehnologiilor asistive.
Utilizare a sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru și a proceselor de aprobare.
Cunoștințe despre principiile de design grafic și despre utilizarea programelor de editare a imaginilor.
Utilizare a sistemelor de gestionare a proiectelor și a resurselor.
Cunoștințe despre standardele de formatare a documentelor legislative și a rapoartelor.
Utilizare a sistemelor de traducere automată și de verificare a ortografiei și gramaticii.
Cunoștințe despre principiile de criptare a datelor și de protejare a informațiilor confidențiale.
Utilizare a sistemelor de monitorizare a presei și a social media.
Cunoștințe despre principiile de gestiune a identității și a accesului la resursele informatice.
Utilizare a sistemelor de backup și de recuperare a datelor.
Cunoștințe despre principiile de administrare a rețelelor de calculatoare.
Utilizare a sistemelor de detecție a intruziunilor și de prevenire a fraudelor.
Cunoștințe despre standardele de etichetare a documentelor electronice.
Utilizare a sistemelor de geolocalizare și de cartografiere a informațiilor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, adaptate diferitelor audiențe.
Capacitate de negociere și de mediere în situații conflictuale.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Abilități de organizare și de planificare strategică.
Capacitate de a lua decizii complexe și de a asuma responsabilitate.
Abilități de adaptare la schimbare și de rezolvare a problemelor neprevăzute.
Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
Abilități de gestionare a timpului și de prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilități de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilități de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri rapide.
Capacitate de a gândi strategic și de a anticipa evoluțiile viitoare.
Abilități de a influența și de a convinge persoane cu opinii diferite.
Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor sensibile.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții reciproc avantajoase.
Capacitate de a lucra cu persoane din diferite culturi și medii profesionale.
Abilități de a promova etica și integritatea în activitatea parlamentară.
Capacitate de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile celorlalți.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte legislative gestionate cu succes, respectând termenele și bugetele alocate, rata de adoptare a proiectelor legislative inițiate, numărul de modificări legislative implementate conform planului, volumul de documente legislative elaborate și revizuite, numărul de solicitări de informații legislative răspunse în timp util, rata de satisfacție a membrilor parlamentului cu privire la suportul legislativ oferit, numărul de evenimente legislative organizate și gestionate, numărul de rapoarte legislative elaborate și prezentate, numărul de audiențe publice și dezbateri organizate, numărul de colaborări cu alte instituții publice și organizații, numărul de erori legislative identificate și corectate, numărul de reclamații și contestații legate de activitatea legislativă gestionate, numărul de întârzieri în implementarea legislației evitate, numărul de procese judiciare legate de legislație minimizate, eficiența utilizării resurselor legislative (buget, personal), gradul de conformitate cu reglementările interne și externe, numărul de inițiative legislative promovate cu succes, numărul de studii legislative elaborate și diseminate, gradul de îmbunătățire a transparenței procesului legislativ, numărul de recomandări legislative implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea redactării actelor normative, respectarea terminologiei specifice, acuratețea informațiilor prezentate, claritatea și concizia documentelor legislative, respectarea procedurilor de lucru, gradul de implicare în procesul legislativ, calitatea relațiilor interpersonale, capacitatea de a gestiona situații de criză, respectarea confidențialității, capacitatea de a lua decizii corecte și bine argumentate, gradul de profesionalism și etică, capacitatea de a oferi consultanță juridică, eficiența comunicării, abilitatea de a coordona echipe, capacitatea de a adapta comunicarea la diferite audiențe, gradul de inovare în procesele legislative, calitatea raportării către conducere, capacitatea de a promova colaborarea interinstituțională, respectarea termenelor limită, calitatea soluțiilor propuse pentru probleme legislative, capacitatea de a reprezenta Parlamentul în relații externe, respectarea standardelor de calitate, capacitatea de a anticipa și preveni probleme legislative, gradul de îmbunătățire a eficienței procesului legislativ, calitatea documentării activității legislative.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri ale procesului legislativ, adaptabilitate la schimbările legislative și organizaționale, reziliență în fața presiunilor și a criticilor, orientare către rezultate și respectarea termenelor, colaborare eficientă cu membrii parlamentului și personalul administrativ, comunicare clară și concisă în situații de criză, diplomație în gestionarea conflictelor interpersonale, obiectivitate în analiza documentelor legislative, profesionalism în reprezentarea Parlamentului, etică în exercitarea funcției, demnitate în relațiile interpersonale, responsabilitate în asumarea deciziilor, perseverență în depășirea obstacolelor, curiozitate în explorarea noutăților legislative, flexibilitate în adaptarea stilului de lucru, implicare activă în îmbunătățirea proceselor legislative, capacitate de a influența pozitiv mediul de lucru, respectarea confidențialității informațiilor, capacitate de a gestiona situații de urgență, abilitatea de a asculta și a înțelege perspective diferite, capacitatea de a oferi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă multifuncțională, scanner, telefon fix/mobil, echipamente de videoconferință, software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de creare a prezentărilor (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), software de gestionare a bazei de date, software de criptare și securitate a datelor, software de arhivare electronică, software de gestionare a e-mailului, echipamente de protecție a vederii, echipamente de ergonomie pentru birou (scaun ajustabil, suport pentru monitor), sistem de autentificare multi-factor, software de editare audio-video, echipamente de protecție a datelor personale (ex: dispozitive de distrugere a documentelor)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.