FIȘĂ DE POST SECRETAR GENERAL AL GUVERNULUI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR GENERAL AL GUVERNULUI

1.2. Cod C.O.R.:111125

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Prim-ministrul, miniștri, șefii de departamente, consilieri, secretari de stat, personalul din aparatul central al guvernului, serviciile de specialitate și alte instituții din cadrul administrației publice.
Externe: Colaborează cu reprezentanții Parlamentului, președinția României, guvernatori ai regiunilor, primari, organizații neguvernamentale, mass-media, instituții europene și internaționale, parteneri comerciali, ambasadori și consuli.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul general al guvernului este înaltul funcționar public care coordonează activitatea ministerelor și a altor autorități publice, asigurând buna funcționare a administrației. El pregătește ședințele de guvern, redactează hotărârile și ordonanțele, urmărește aplicarea acestora și asigură legătura între guvern și celelalte instituții ale statului. De asemenea, secretarul general are rolul de a superviza și coordona activitatea serviciilor din cadrul aparatului guvernamental, contribuind la elaborarea politicilor publice și la implementarea acestora, conform prevederilor legale.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonează și supervizează activitatea Secretariatului General al Guvernului, asigurând funcționarea eficientă a acestuia.
Organizează și pregătește ședințele de Guvern, redactând ordinea de zi, agendele și procesele-verbale.
Redactează, verifică și semnează proiectele de hotărâri, ordonanțe, legi și alte acte normative, conform procedurilor legale.
Asigură legătura și fluxul informațional între Guvern și celelalte instituții publice, precum și cu alte entități implicate în procesul decizional.
Monitorizează aplicarea hotărârilor și a altor acte normative adoptate de Guvern, verificând respectarea termenelor și a procedurilor.
Coordonează elaborarea de studii, analize și rapoarte privind diverse aspecte ale activității guvernamentale, în vederea fundamentării deciziilor.
Gestionează și actualizează sistemul de arhivă al Guvernului, asigurând păstrarea și accesibilitatea documentelor.
Supervizează activitatea de relații cu publicul și cu mass-media, în conformitate cu strategia de comunicare a Guvernului.
Coordonează activitatea de control intern și de audit public, în vederea asigurării legalității și a bunei funcționări a administrației.
Asigură respectarea prevederilor legale privind secretul de stat și protecția informațiilor clasificate.
Propune măsuri pentru îmbunătățirea eficienței și a transparenței activității guvernamentale.
Gestionează resursele umane din cadrul Secretariatului General al Guvernului, conform reglementărilor în vigoare.
Elaborează proiecte de proceduri și instrucțiuni de lucru pentru Secretariatul General al Guvernului.
Reprezintă Secretariatul General al Guvernului în relațiile cu alte instituții și organizații.
Contribuie la elaborarea de strategii și politici publice în diverse domenii.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel postuniversitar (masterat sau echivalent) în științe juridice, științe economice, administrație publică sau științe politice.
Certificare relevantă în domeniul administrației publice, management sau drept constituțional, constituie un avantaj.
Experiență profesională superioară de minim 10 ani în administrația publică, cu responsabilități de conducere și coordonare.
Cunoștințe aprofundate ale legislației naționale și a celei europene, în special a celei referitoare la organizarea și funcționarea guvernului, a administrației publice și a procesului legislativ.
Cunoștințe solide despre funcționarea instituțiilor statului și a relațiilor dintre acestea.
Cunoștințe avansate de operare a pachetelor Microsoft Office și a altor aplicații utilizate în administrația publică.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană, precum și de prezentare a informațiilor.
Capacitate de analiză, sinteză și de luare a deciziilor în situații complexe.
Integritate, obiectivitate și imparțialitate, precum și respectarea principiilor etice și a normelor de conduită profesională.
Certificat de capacitate profesională pentru îndeplinirea funcțiilor de demnitar public, conform legislației în vigoare.
Atestat privind cunoașterea limbii române, nivel nativ, conform standardelor europene.
Certificare în domeniul securității informațiilor, constituie un avantaj.
Cursuri de formare continuă în domeniul administrației publice, management sau drept constituțional, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 10 ani în administrația publică, cu responsabilități de conducere și coordonare a activității mai multor departamente sau unități.
Experiență în gestionarea și coordonarea procesului legislativ, inclusiv redactarea, analiza și monitorizarea proiectelor de acte normative.
Experiență în elaborarea și implementarea politicilor publice, în colaborare cu diverse ministere și instituții.
Experiență în gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutare, evaluare și formare a personalului.
Experiență în gestionarea financiară și bugetară, conform reglementărilor legale.
Experiență în relații cu mass-media și cu publicul, asigurând o comunicare eficientă și transparentă.
Experiență în coordonarea activității de control intern și de audit public, asigurând legalitatea și buna funcționare a administrației.
Experiență în gestionarea și protecția informațiilor clasificate, conform prevederilor legale.
Experiență în reprezentarea instituției în relațiile cu alte instituții publice, organizații naționale și internaționale.
Experiență în negocierea și implementarea de parteneriate strategice cu diverse entități.
Experiență în utilizarea eficientă a tehnologiei informației și comunicațiilor în activitatea administrativă.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în coordonarea acțiunilor de răspuns.
Experiență în elaborarea și implementarea de sisteme de management al performanței.
Experiență în gestionarea proiectelor complexe, cu respectarea termenelor și bugetelor stabilite.
Experiență în analiza și interpretarea datelor statistice și economice, pentru fundamentarea deciziilor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea aprofundată a sistemelor de operare Windows și Linux.
Operare avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare eficientă a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe solide de procesare a textului și formatare a documentelor, respectând standardele de editare oficială.
Utilizare avansată a sistemelor de arhivare electronică și managementul documentelor.
Cunoașterea și aplicarea principiilor de securitate a informațiilor și protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Drive).
Cunoștințe de programare script (ex: PowerShell, Python) pentru automatizarea sarcinilor administrative.
Utilizare a sistemelor de raportare și analiză a datelor (ex: Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Utilizare a platformelor de e-mail marketing și comunicare internă.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizare a aplicațiilor de criptare și semnătură electronică.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizare a sistemelor de monitorizare a securității cibernetice.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al configurației IT.
Utilizare a platformelor de automatizare robotică a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de Business Intelligence (BI).
Utilizare a aplicațiilor de geo-localizare și cartografiere.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de traducere automată.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare strategică și convingătoare, atât orală, cât și scrisă.
Leadership transformațional și capacitate de a inspira și motiva echipe.
Negociere avansată și rezolvarea conflictelor în situații complexe.
Gândire strategică și capacitate de a analiza situații complexe din multiple perspective.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor și a situațiilor neprevăzute.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor în condiții de presiune.
Luarea deciziilor rapide și informate, pe baza datelor disponibile.
Abilitatea de a lucra eficient în echipă, promovând colaborarea și respectul reciproc.
Inteligență emoțională ridicată și capacitate de a înțelege și gestiona emoțiile proprii și ale celorlalți.
Reziliență și capacitate de a depăși obstacolele și de a învăța din experiențe.
Gestionarea stresului și menținerea performanței în condiții dificile.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor strategice.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Diplomatie și tact în interacțiunile cu factori de decizie și reprezentanți externi.
Etică profesională înaltă și respectarea principiilor de integritate.
Capacitate de a delega responsabilități și de a oferi feedback constructiv.
Gândire critică și abilitatea de a identifica probleme și de a propune soluții inovatoare.
Abilitatea de a gestiona și de a motiva echipe multidisciplinare.
Capacitate de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte legislative adoptate în termenul stabilit, gradul de respectare a calendarului de implementare a politicilor publice, numărul de raportări și analize realizate în conformitate cu cerințele legale, eficiența procesului de coordonare inter-ministerială (măsurată prin timpul de răspuns și numărul de iterații necesare), numărul de reclamații și contestații primite și rezolvate, gradul de satisfacție al membrilor guvernului cu serviciile de secretariat general, numărul de evenimente și conferințe organizate și gestionate cu succes, numărul de documente oficiale și corespondență gestionate și arhivate în conformitate cu reglementările, eficiența utilizării resurselor bugetare alocate secretariatului general (măsurată prin deviația față de bugetul aprobat), numărul de audituri interne și externe depășite cu succes, numărul de indicatori de performanță publici atinși sau depășiți, numărul de inițiative de digitalizare implementate cu succes, timpul mediu de răspuns la solicitările oficiale, numărul de memorandumuri și note informative elaborate și distribuite la timp, eficiența procesului de comunicare internă (măsurată prin sondaje de opinie), numărul de parteneriate strategice dezvoltate și menținute, numărul de recomandări formulate și implementate pentru îmbunătățirea eficienței guvernului, numărul de documente de lucru pregătite pentru ședințele de guvern, numărul de rapoarte de evaluare a impactului politicilor publice elaborate, numărul de acțiuni corective implementate ca urmare a auditurilor și evaluărilor, numărul de proceduri operaționale standardizate și actualizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea coordonării procesului legislativ, coerența și claritatea documentelor oficiale, gradul de respectare a principiilor transparenței și accesului la informații, eficiența comunicării inter-instituționale, calitatea relațiilor cu partenerii externi, profesionalismul și discreția în gestionarea informațiilor confidențiale, gradul de satisfacție al membrilor guvernului cu serviciile de secretariat general, calitatea analizei și a fundamentării propunerilor legislative, coerența politicilor publice promovate, capacitatea de a gestiona situații de criză, gradul de respectare a termenelor limită, calitatea prezentărilor și a discursurilor, eficiența procesului de consultare publică, gradul de respectare a eticii profesionale, calitatea gestionării fluxului informațional, coerența și claritatea rapoartelor de evaluare, calitatea procesului de monitorizare și raportare, gradul de inovare în soluțiile propuse, capacitatea de a antrena și motiva echipa, calitatea gestionării conflictelor, gradul de respectare a procedurilor interne, coerența și acuratețea datelor prezentate, calitatea procesului de feedback și îmbunătățire continuă, capacitatea de a prezenta argumente solide și convingătoare, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea procesului de luare a deciziilor, coerența cu valorile și principiile guvernului, calitatea documentării proceselor decizionale, capacitatea de a anticipa și gestiona riscurile, gradul de respectare a drepturilor fundamentale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitate de a lucra sub presiune și în situații de urgență, orientare către rezultate și performanță, abilități de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă, capacitate de a lua decizii rapide și eficiente, abilități de negociere și persuasiune, flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, reziliență și capacitate de a gestiona conflicte, capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse părți interesate, leadership și capacitate de a motiva și inspira echipa, gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele viitoare, atenție la detalii și acuratețe în execuție, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitate de a gestiona timpul și priorități, abilități de rezolvare a problemelor și gândire critică, capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, orientare către îmbunătățirea continuă și eficiență, capacitate de a delega sarcini și de a monitoriza progresul, abilități de networking și relaționare, capacitate de a gestiona așteptările și de a influența deciziile, abilități de prezentare și discurs public, capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă, rezolvarea conflictelor cu diplomație și tact, gestionarea situațiilor de criză cu calm și eficiență, demonstrarea integrității și a obiectivității, promovarea unei culturi organizaționale pozitive, adaptarea stilului de conducere la context, gestionarea eficientă a resurselor umane, capacitatea de a oferi feedback constructiv, promovarea inovației și creativității, abilitatea de a construi relații de încredere, gestionarea eficientă a schimbărilor organizaționale.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, smartphone, tabletă, imprimantă multifuncțională, scaner, copiator, telefon fix, telefon mobil, sistem de videoconferință, proiector, ecran de proiectie, sistem de sunet, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de gestionare a e-mailului (Microsoft Outlook sau echivalent), software de gestionare a documentelor, software de colaborare online, sistem de arhivare digitală, server de rețea, conexiune la internet de mare viteză, software de criptare a datelor, software antivirus, sistem de backup a datelor, dispozitiv de stocare extern (hard disk, SSD), software de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet), sistem de management al identității și accesului, echipamente de protecție a datelor (parafane, distrugător de documente)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.